2013年四級秘書資格考試操作務(wù)實題重點(1)

　　談一談會議時間長短的問題：

　　會議時間超過兩個小時或者涉及的問題太多，會議效率都會下降。如果議程要求的時間很長，那么可以安排一系列的短時間會議。對待很長的報告，可以要求演講者提交一份書面報告以利于記錄，但在口頭報告時必須只涉及最重要的項目或者只是那些需要集體進行討論的事項。

　　會議議程編制的原則

　　1按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序

　　2每個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并清楚的標示出來

　　會議值班工作的主要內(nèi)容

　　1值班電話記錄。主要包括來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。

　　2值班接待記錄。主要記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方式等內(nèi)容。

　　3值班日記。主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等進行認真登記，使接班人員保持工作的連續(xù)性。做好信息傳遞。及時將重要或需要緊急處理的信息向有關(guān)人員通報。

　　值班工作制度

　　1、信息處理制度

　　2、崗位責(zé)任制度

　　3、交接班制度

　　值班工作的主要任務(wù)

　　1在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　2要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制，特別是像新產(chǎn)品鑒定會等保密性較強的會議更不能讓外人隨意進出。

　　3手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)系、請示。

　　4要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

　　5要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

　　6必要時，要負責(zé)監(jiān)督和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

　　7做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　8必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

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