2013年秘書資格考試四級復(fù)習(xí)之會后落實(四)

　　(二)示例分析

　　例文l

　　會議文件資料的立卷歸檔

　　在一次商務(wù)會后，新來的秘書面對一大堆會議文件資料不知怎樣立卷歸檔。她把主要文件與一般文件混在一起歸檔，在編寫目錄時將本公司部門的與通訊者的混在一起。秘書鐘苗看到這種情況后，耐心地告訴她立卷歸檔的基本程序及注意事項，并手把手地交給她具體的操作步驟。

　　例文2

　　某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署的意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

　　點評：秘書需要重視文件資料的立卷歸檔工作。會議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。立卷歸檔應(yīng)該根據(jù)會議類型和材料多少而定。，

　　秘書在收齊會議文件后，應(yīng)及時整理會議相關(guān)文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會議紀(jì)要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后查找、利用。會議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。及時將與會人員名單、議程匯報的資料、會議記錄、會議紀(jì)要，會議照片、錄像、錄音等相關(guān)文件資料組卷歸檔，注意分門別類或按時間順序裝訂成冊。

　　(三)工作程序

　　根據(jù)上述文件資料立卷歸檔的程序介紹，可以將其基本程序簡單歸納為：將收集的文件資料進行登記一一向上級總結(jié)、匯報情況一甄別整理、分類歸卷一卷內(nèi)文件的排列一卷內(nèi)文件的編號、編目一填寫卷內(nèi)文件的備考表一案卷標(biāo)題的擬制一填案卷封面一移交給檔案室一清理、銷毀不再利用的紙張。

　　會議文件多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有保密性，所以會議文件在會后多數(shù)應(yīng)收回。有關(guān)會議的文件及原材料、照片、錄音磁帶等，都是寶貴的資料。會議結(jié)束后，秘書應(yīng)立即收集整理，分類歸卷，保存起來。會議檔案整理一要及時，二要完整。秘書需要對收回的文件進行登記，并及時向領(lǐng)導(dǎo)作匯報。對重要會議的資料、具有考查價值的文件在處理完畢后，依據(jù)其相互的內(nèi)在聯(lián)系，迅速進行分類、立卷，建立專門的檔案，既方便查找，又可以對下一次會議提供參考。文件資料歸檔后應(yīng)由有關(guān)人員保管，不要保留在個人手中。

　　大會文件基本上是按重要程度和時間進行排列的，如開幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、報告、決議、大會文件、大會發(fā)言、書面發(fā)言、參考資料、大會的來往文書、通知、紀(jì)要等，有關(guān)選舉方面的文件要單獨排列在后邊。

　　按照會議文書立卷歸檔的要求，每份文件均應(yīng)保存3份。即一份原稿、兩份印稿。重要文件的初稿和歷次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大會文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原來編號存放或按問題匯編成冊，以備查找利用。為了會后利用方便，對所保存的會議文件應(yīng)該按問題分類編出卡片，作為索引。

　　在按照文書立卷的原則和方法將會議文件資料立成案卷以后，應(yīng)該按照歸檔制度的具體要求，辦理好向檔案部門的移交工作。這樣，整個會議文件資料的立卷歸檔工作即告結(jié)束。對于整理完畢不再有使用價值的紙張或清退后需要銷毀的會議文件、簡報等，應(yīng)先登記造冊，然后按規(guī)定進行銷毀。嚴(yán)禁將會議文件、簡報等當(dāng)廢紙出售。

?2013年下半年秘書資格報名信息匯總

?2013年上半年秘書資格成績查詢匯總

更多信息請訪問：秘書資格頻道    秘書資格論壇