2013年秘書資格考試四級復(fù)習(xí)之會后落實(shí)(五)

　　(四)注意事項(xiàng)

　　1.整理會議文字記錄

　　(1)熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。

　　(2)善于對講話中的不足之處進(jìn)行補(bǔ)正?？陬^表達(dá)有明顯的隨意性。做記錄整理，或?qū)⒅v話整理成文章，有的甚至作為指導(dǎo)性或指定性文件下發(fā)時(shí)，就要求整理人能鑒別出過之、不及和疏忽之處，加以補(bǔ)正，這也體現(xiàn)一種能動性。

　　(3)加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，提高寫作水平。要把口頭語言轉(zhuǎn)換成書面語言，做到既保留講話人的風(fēng)格，又要觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文從字順。

　　2.整理會議錄音

　　整理錄音的工作，就是根據(jù)所錄語言的中心思想，刪除不必要的語言，補(bǔ)充和修改不足、不恰當(dāng)以及沒有錄進(jìn)去的內(nèi)容，使整理稿成為中心明確、條理清楚、文字通順、內(nèi)容連貫的書面材料。

　　錄音整理是針對講話、發(fā)言沒有文稿或講話、發(fā)言與文稿差距較大的情況而開展的。對于照本宣科所作的錄音，就沒有整理的必要，只要把錄音磁帶存檔即可。

　　整理錄音既要借鑒整理文字記錄的方法和技巧，也要結(jié)合錄音的特點(diǎn)，掌握一些方法和技巧。

　　(1)刪除。在整理過程中，要刪除不必要的、重復(fù)的語言。還要根據(jù)講話稿的用途，刪除不宜公開的材料，對明顯的錯(cuò)誤說法給予刪除或代為改正，刪除過多的舉例，只留下最能說明問題的一個(gè)。

　　(2)|增加。在整理過程中，應(yīng)該增加一些作為書面文章必不可少的內(nèi)容，如補(bǔ)充語句、標(biāo)點(diǎn)、標(biāo)題等。

　　(3)修改。這里所說的修改主要是指語法、寫作上的修改。如果講話人表達(dá)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不確切，引文不準(zhǔn)、層次混亂、銜接不好，就要對錄音進(jìn)行修改。在整理錄音時(shí)，要特別注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

　　(4)送審。錄音整理好后，要送講話人、發(fā)言人審閱。討論性的發(fā)言除了給發(fā)言人審閱外，還要送會議領(lǐng)導(dǎo)、主持人審閱。這樣，一方面，講話人、發(fā)言人、會議領(lǐng)導(dǎo)、主持人可以對自己的講話作些修改;另一方面，也可避免因整理者水平所限而造成的整理錯(cuò)誤。送審既是對講話人的尊重，更重要的這是一種工作程序，必須按工作程序辦。

　　(5)整理錄音在技術(shù)上要注意的事項(xiàng)。一是在整理時(shí)，千萬不要按錯(cuò)鍵。如果按下錄音鍵，那就無法補(bǔ)救了。為了避免按錯(cuò)鍵而把錄上的內(nèi)容抹去，保險(xiǎn)的辦法是在整理錄音前先復(fù)制一份放好，這樣就萬無一失了;二是為避免過多地按鍵，在整理錄音時(shí)，可使用錄音機(jī)的暫停功能，放一句錄音，記一句。如果用的是變速的錄音機(jī)，可慢速放音，這樣，整理者能夠記得過來;三是重要的會議錄音不要在家中整理，以免泄密。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　1.清理文件

　　會議過程中形成的大量文件在會議結(jié)束時(shí)要認(rèn)真清理。清理的辦法是“收、存、帶、銷”。所謂收，就是對機(jī)密以上等級的會議文件，要一份不少地收回;所謂存，就是對今后工作有查考價(jià)值的會議文件，要及時(shí)匯編成冊，立卷存檔;所謂帶，就是對有些需要與會人員帶回各單位傳達(dá)學(xué)習(xí)的文件，要辦理登記手續(xù)，讓與會人員帶回;所謂銷，就是對用后回收的多余的會議文件，要按照有關(guān)規(guī)定予以銷毀，確保會議文件安全。

　　2.案卷移交須辦理移交手續(xù)

　　文書立卷工作結(jié)束，就要與檔案部門商定歸檔事宜，以便及時(shí)辦理案卷移交手續(xù)。案卷移交必須遵循歸檔制度。

　　(1)移交前，檔案部門應(yīng)當(dāng)檢查案卷質(zhì)量。

　　(2)移交時(shí)，交接雙方要根據(jù)移交目錄仔細(xì)清點(diǎn)案卷，按案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷尾備考表核對每個(gè)案卷內(nèi)的公文。

　　(3)清點(diǎn)、核對無誤后，交接雙方在案卷移交目錄的備考表移交人、接收人欄內(nèi)簽名，并簽注交接時(shí)間。

　　3.正確區(qū)分會議文件保管期限

　　根據(jù)案卷內(nèi)容的重要程度確定保管期限，并在可能的條件下將保管期限不同的文件分開立卷，有利于文件的管理和鑒定，也有利于文件的提供利用工作。根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，會議文件的保管期限分為永久、長期、短期3種。

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