2013年秘書(shū)資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之會(huì)后落實(shí)(三)

　　(3)會(huì)議文件立卷的基本原則和方法

　　1)會(huì)議文件立卷的基本原則。會(huì)議立卷工作的基本原則是“一會(huì)一案”。即以會(huì)議為單位立卷，按照會(huì)議文件資料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映公司工作活動(dòng)的特點(diǎn)和真實(shí)面貌，便于保管和利用。

　　2)會(huì)議文件立卷方法

　?、倬幹瓢妇砟夸洝?huì)議立卷工作在正常情況下，應(yīng)依據(jù)事先編制好的案卷類目來(lái)進(jìn)行。案卷類目是每年初在實(shí)際文件尚未產(chǎn)生之前，根據(jù)公司性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)情況、當(dāng)年會(huì)議工作計(jì)劃、任務(wù)和一年中可能產(chǎn)生的會(huì)議文件情況，參照往年的案卷類目，按照立卷要求擬制出的案卷分類名冊(cè)。這是一種比較詳細(xì)具體的立卷規(guī)劃。編制案卷類目可以由會(huì)議秘書(shū)部門的有關(guān)工作人員提出方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可。

　?、陟`活運(yùn)用文件的特征立卷。每一份會(huì)議文件都有其一定的特征。一般來(lái)說(shuō)，一份文件主要由作者、名稱、內(nèi)容、收文機(jī)關(guān)和形成文件的時(shí)間等幾個(gè)基本部分組成，可以概括為6個(gè)特征：部門特征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、地區(qū)特征、通訊者特征。會(huì)議立卷就是按會(huì)議文件資料的共同特征或以一個(gè)特征為主結(jié)合其他特征組成案卷。通常來(lái)說(shuō)，一卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個(gè)以上特征立卷，是比較科學(xué)的方法。

　　(4)會(huì)議文件立卷工作程序。本部分主要針對(duì)的是會(huì)議文件立卷工作，對(duì)于信息的立卷歸檔可參考文檔管理部分。

　　1)大中型會(huì)議文件立卷

　?、偈占Y料。這是立卷工作的第一步，要按會(huì)議文件立卷范圍將會(huì)議中形成的所有文件、資料及時(shí)完整地收集起來(lái)。

　　◆分發(fā)會(huì)議文件時(shí)須留出必要的份數(shù)。一般印發(fā)的以保存兩份為宜(不包括原稿)。重要會(huì)議文件的初稿、歷次修正稿也應(yīng)保存，如有復(fù)印稿，亦應(yīng)保存一份。

　　◆注意收集領(lǐng)導(dǎo)閱辦完的會(huì)議文件資料。

　　◆注意收集會(huì)議的非正式文件，如來(lái)往電報(bào)、電話記錄、證件等。

　　②甄別整理

　　◆檢查收集的文件資料是否齊全完整，如有未收集的應(yīng)盡快收集起來(lái)。

　　◆剔出不需立卷歸檔的會(huì)議文件資料。

　　③分類歸卷。即對(duì)會(huì)議所有文件、資料進(jìn)行大體分類，區(qū)分為主要文件資料、一般文件資料、參考文件資料、大會(huì)發(fā)言、書(shū)面發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議快報(bào)、有關(guān)文書(shū)資料等，然后按問(wèn)題和時(shí)間特征立卷。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議主要文件資料(報(bào)告、決議、結(jié)論及主要負(fù)責(zé)人的重要的講話等)單獨(dú)立卷;一般文件資料及參考文件資料，分別按問(wèn)題特征立卷;大會(huì)發(fā)言按發(fā)言日期立卷;書(shū)面發(fā)言按地區(qū)或單位立卷;通知、來(lái)往文書(shū)均按時(shí)間立卷。

　?、芙M卷。組卷時(shí)最好將永久、長(zhǎng)期、短期3個(gè)保管期限的文件分別組卷。同一類問(wèn)題的文件、資料集中組卷，按照文件張數(shù)多少，多的可分幾個(gè)屬類匯成若干卷，少的可將若干屬類匯成一卷。卷內(nèi)文件資料按重要程度和時(shí)間進(jìn)行排列，同一文件資料的不同修改稿按時(shí)間先后順序排列，定稿放在前面。同時(shí)為使案卷不受污損，要拆除文件、資料上的金屬釘和障礙物，注意文件資料頁(yè)碼順序的排列。

　?、菥韮?nèi)文件編目。定卷以后在會(huì)議文件資料上加蓋編目章(包括卷號(hào)、順序號(hào))，以卷為單位編排標(biāo)注頁(yè)號(hào)，第一頁(yè)在右上角，第二頁(yè)在左上角，把每份文件在卷內(nèi)的位置固定下來(lái)。然后按順序填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，沒(méi)有標(biāo)題的文件要代擬標(biāo)題。

　　⑥填寫(xiě)卷內(nèi)文件資料備考表。即對(duì)每次會(huì)議卷內(nèi)文件資料情況作必要的說(shuō)明，說(shuō)清楚文件資料來(lái)龍去脈、形成過(guò)程、文件資料重要程度和卷內(nèi)文件變動(dòng)情況等，字跡要清楚，卷面要整潔，立卷者、檢查者還要簽注姓名和立卷時(shí)間。

　?、邤M定案卷標(biāo)題。每個(gè)案卷要擬定標(biāo)題，一般應(yīng)反映出會(huì)議名稱、作者和主要內(nèi)容。它是查找利用文件的基本線索，因此所擬標(biāo)題要確切，語(yǔ)言要通順精練，概括性強(qiáng)。標(biāo)題通常由作者、問(wèn)題、名稱3部分組成。

　?、嗵畎妇矸饷妗０妇矸饷嬉妹P或鋼筆正楷書(shū)寫(xiě)，字跡要清楚、整潔，卷皮所列項(xiàng)目應(yīng)填寫(xiě)齊全，卷皮起止日期均以卷內(nèi)文件資料的最早和最晚日期為準(zhǔn)。

　?、岚妇砼帕小４笾行蜁?huì)議文件資料的分卷，也按保管期限、重要程度和時(shí)間排列。

　?、饩帉?xiě)案卷目錄。案卷目錄是登記案卷和提供利用檔案的基本工具，是立卷部門向檔案部門移交案卷的手續(xù)和憑證，也是檔案部門檢查、統(tǒng)計(jì)案卷的依據(jù)。要按案卷排列順序逐卷逐項(xiàng)填寫(xiě)案卷目錄，打印一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存?zhèn)洳椤?/P>

　　上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門。在正常情況下，應(yīng)在第二年上半年將上一年的案卷向檔案部門移交歸檔。歸檔時(shí)交接雙方應(yīng)按照案卷目錄清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，履行簽字手續(xù)。

　　2)日常工作會(huì)議文件資料立卷。日常工作會(huì)議文件資料立卷，也要從收集資料做起，搞好甄別整理。然后是組卷、擬定案卷標(biāo)題。其他如卷內(nèi)文件資料編目、備考表的填寫(xiě)、卷皮的填寫(xiě)、編寫(xiě)案卷目錄等，與大中型會(huì)議基本相同。上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門歸檔。

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