2013年秘書資格考試四級復(fù)習(xí)之會議紀(jì)要

    會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求：會議結(jié)束后，要運用會議紀(jì)要的形式，將會議的情況及議定事項記載下來，并要傳達(dá)給與會單位的有關(guān)人員，使他們對某個會議有共同的認(rèn)識與行動方向，以利于貫徹執(zhí)行，這就需要編發(fā)會議紀(jì)要。

　　(一)相關(guān)知識

　　1.整理.編寫會議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時打印成文會議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會議情況及其議定事項的書面材料，是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。會議紀(jì)要的作用是對上可以匯報工作，對下可以指導(dǎo)工作，對平級可以互通信息。有些會議紀(jì)要需要經(jīng)會議討論通過并簽署，如協(xié)調(diào)性會議紀(jì)要，但大部分會議紀(jì)要是在會議結(jié)束后為了傳達(dá)會議精神而擬寫。會議紀(jì)要不同于會議記錄，記錄是如實記載;紀(jì)要則是根據(jù)會議的宗旨，用準(zhǔn)確而精煉的語言綜合記敘議事要點和決定事項，它是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析、綜合、提煉而成的文件。(格式見文書擬寫與處理)

　　(1)會議紀(jì)要的種類

　　1)辦公會議紀(jì)要。記載和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的辦公會議決定和決議事項。如其中涉及有關(guān)部門的工作，可將會議紀(jì)要發(fā)給他們，并要求其執(zhí)行。

　　2)工作會議紀(jì)要。用以傳達(dá)重要的工作會議的主要精神和議定事項，有較強的政策性和指示性。

　　3)協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。即用于記載協(xié)調(diào)性會議所取得的共識以 及議定事項，對與會各方有一定的約束力。

　　4)研討會議紀(jì)要。即記載研究討論性或總結(jié)交流性會議的情況。這類會議紀(jì)要的寫作要求全面客觀，除反映主流意見外，如有不同意見，也應(yīng)整理進(jìn)去。

　　(2)會議紀(jì)要的內(nèi)容

　　1)會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、與會人員、會議討論的問題以及會議的成果。

　　2)對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀(jì)要的主體部分。

　　(3)會議紀(jì)要的擬寫要求

　　經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會議紀(jì)要是會議的正式文件。這種文件應(yīng)當(dāng)簡短扼要、觀點鮮明、確切說明事項，不必發(fā)表議論和交代情況。具體有以下3點：

　　1)實事求是，忠于會議實際。

　　2)內(nèi)容要集中概括，去蕪取菁，提煉歸納。

　　3)要有條理，眉目清楚，使人一目了然。

　　2.印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

　　需要上報或下發(fā)的會議決議等，要抓緊印制并分發(fā)傳遞。會議紀(jì)要寫好核定后，就要發(fā)給有關(guān)方面執(zhí)行。如果會議決定的事項涉及到有關(guān)部門，可以將會議紀(jì)要發(fā)給他們，也可以由秘書部門從會議紀(jì)要上摘錄出有關(guān)內(nèi)容后通知他們。

　　印發(fā)會議紀(jì)要只限于日常工作會議，對于大型的會議和專業(yè)會議，因為都有正式文件和決議，一般不再印發(fā)會議紀(jì)要和決辦事項通知之類的文件。

　　3.會議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)

　　會議紀(jì)要未發(fā)出之前，會議還不能算結(jié)束。所以，秘書在擬定會議紀(jì)要后，應(yīng)及時做好會議紀(jì)要的印發(fā)工作。

　　1)確定印發(fā)范圍。秘書應(yīng)該根據(jù)會議的性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容來確定會議紀(jì)要的印發(fā)范圍。

　　2)確認(rèn)接收者。秘書應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的印發(fā)范圍，發(fā)送到相應(yīng)接收者手中，并落實接收者簽字確認(rèn)。

　　3)簽發(fā)會議執(zhí)行。秘書在確認(rèn)接收者后，將接收者簽字確認(rèn)的會議紀(jì)要加以校對，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)簽字后統(tǒng)一印刷，蓋章后發(fā)給會議決策執(zhí)行人。如果會上取得一致的決策沒有進(jìn)一步的實施，印發(fā)會議紀(jì)要就顯得毫無意義。

　　(二)示例分析

　　印發(fā)會議紀(jì)要

　　為期兩周的職工代表大會結(jié)束后，秘書鐘苗馬上著手進(jìn)行會議紀(jì)要的撰寫工作。第二天即下發(fā)到公司各部門，并要求各部門將會議精神傳達(dá)到每一位員工。沒幾天，公司上下議論紛紛，對其中涉及自身利益的條文感到非常不滿意。意見很快反映到領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)把鐘苗叫去問情況，鐘秘書一臉無辜。

　　點評：為完整、準(zhǔn)確傳達(dá)貫徹會議精神，使會議決定的事項得到認(rèn)真落實，日常工作會議后，一般都應(yīng)印發(fā)會議紀(jì)要和會議決定辦理事項通知。會議紀(jì)要印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容確定。撰寫會議紀(jì)要的人必須熟悉整個會議情況，客觀如實地反映會議的精神。會議紀(jì)要的初稿寫出來后，最好征求一下與會人員的意見，以便加以補充和修改，使之更加完善，然后印發(fā)給有關(guān)單位貫徹執(zhí)行。會議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)。

　　(三)工作程序

　　會議紀(jì)要工作程序：完善會議記錄一起草、編寫會議紀(jì)要一確定印發(fā)范圍一接收者確認(rèn)一領(lǐng)導(dǎo)簽字一打印成文一印制、分發(fā)或歸檔保存。

　　秘書要完善會議記錄，對于不清楚、不明白、空缺的內(nèi)容，要在會后立即請教發(fā)言人進(jìn)行完善。為完整、準(zhǔn)確地傳達(dá)、執(zhí)行會議決定，使會議決定的事項得以具體落實，需要在會議記錄的基礎(chǔ)上加工整理成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的印發(fā)范圍是根據(jù)會議的性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容來確定的。秘書需要將接收者簽字確認(rèn)的會議記錄加以校對，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)簽字后印刷，蓋章后發(fā)給會議決策執(zhí)行人，使得會議決策得以實施。

　　(四)注意事項

　　會議紀(jì)要印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容確定。

　　(1)絕密級會議紀(jì)要只印發(fā)與會領(lǐng)導(dǎo)。

　　(2)一般級會議紀(jì)要可印發(fā)與會人員，并視情況加發(fā)會議內(nèi)容、決定涉及的部門。

　　(3)有些保密性強，不需部門知道紀(jì)要全部內(nèi)容，只需他們知道有關(guān)會議決定事項的，印發(fā)會議決定事項通知，即決辦通知。會議紀(jì)要、決辦通知都要標(biāo)明密級，進(jìn)行編號。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　決辦通知

　　決辦通知是指會議決定辦理事項的通知，它的作用是貫徹會議精神，使會議的決定事項能夠得到及時執(zhí)行。決辦通知有的寫明會議決定辦理的全部事項，印發(fā)各單位后，由各單位根據(jù)通知精神與本單位的責(zé)任，辦理應(yīng)該由本單位辦理的事項;有的則具體指明各單位應(yīng)辦理的事項和各自所負(fù)的責(zé)任。