2013年秘書資格考試四級復(fù)習(xí)之會議經(jīng)費結(jié)算

　　三、會議經(jīng)費結(jié)算的方法

　　(一)相關(guān)知識

　　會議經(jīng)費的結(jié)算是辦會者在會議結(jié)束后對整個經(jīng)費使用情況即會議開支費用的結(jié)算。會議經(jīng)費的結(jié)算依據(jù)是會前經(jīng)費預(yù)算(見會前籌備)。會議召開之前應(yīng)擬定會議開支預(yù)算(見會前籌備)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。準(zhǔn)備專門賬冊，對會議的各項開支進(jìn)行詳細(xì)記錄。會議結(jié)束后，會議財務(wù)工作人員、秘書應(yīng)按照經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的預(yù)算進(jìn)行決算。一切會議都宜遵循勤儉節(jié)約的原則，精打細(xì)算，盡量減少不必要的開支，又要保證會議的質(zhì)量和檔次。超過預(yù)算指標(biāo)，又無正當(dāng)理由的不予報銷。要做好會議經(jīng)費的結(jié)算工作，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并向財務(wù)部門報銷。

　　1.會議的收費與付費方法

　　(1)收款的方法與時機(jī)。有些會議是要由與會人員向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)，所以應(yīng)注意如下事項：

　　1)應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中，詳細(xì)注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

　　2)應(yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

　　3)如用信用卡收費，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。

　　4)開具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。另外，如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

　　(2)付款的方法和時間表。

　　2.會議付費的要求

　　(1)會議經(jīng)費的名稱要規(guī)范。

　　(2)遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務(wù)制度和規(guī)定。

　　(二)示例分析

　　開具發(fā)票時有出入怎么辦

　　公司員工小張去某城市參加全國電子產(chǎn)品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了l 600、元的會務(wù)費，組織方開具了發(fā)票。小張回來報銷時，財務(wù)處說發(fā)票無效不予報銷，原因是發(fā)票上缺少財務(wù)章。小張馬上與會務(wù)組織方聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔(dān)責(zé)任。

　　點評：發(fā)票是報銷的憑證。發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的時限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋單位財務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。任何單位和個人不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票;沒有經(jīng)過稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得拆本使用發(fā)票;不得自行擴(kuò)大專業(yè)發(fā)票使用范圍。禁止倒買倒賣發(fā)票、發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票防偽專用品。

　　(三)工作程序

　　結(jié)算會議開支費用的程序如下：通知與會人員結(jié)算時間地點一清點費用支出發(fā)票一核實發(fā)票一填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面一請領(lǐng)導(dǎo)簽字一到財務(wù)部門報銷一與相關(guān)部門及人員結(jié)清費用。

　　秘書要提醒與會人員結(jié)清食宿、會務(wù)等相關(guān)費用。會議一結(jié)束，應(yīng)及時清點整個會議費用的實際支出，對照會前經(jīng)費預(yù)算，逐筆賬目進(jìn)行核點。填寫報銷單，按報銷要求將發(fā)票用膠水粘貼在報銷單背面。請主管領(lǐng)導(dǎo)簽字即可去財務(wù)處報銷。一定要結(jié)清所有人的費用。將經(jīng)費使肘隋況向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　(四)注意事項

　　(1)開具會議住宿費發(fā)票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會務(wù)費相等。發(fā)票的服務(wù)項目一欄如何填寫需要詢問賓館酒店，以利于賓館酒店的賬目管理。

　　(2)住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。會議主辦方如果所收取的會務(wù)費不包括這些額外的開支，又不希望這些開銷帶來不必要的麻煩，可以事先要求賓館酒店撤掉這些服務(wù)項目或與與會人員說清楚。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　1.會議成本

　　廣義上講，會議成本包括時間成本、金錢成本和機(jī)會成本。

　　狹義上講，會議成本主要指直接經(jīng)費支出。直接會議費用=會場租用及布置費+會議設(shè)備租用費+會議郵電通訊費+會議培訓(xùn)費+會議交通參觀費+會議食宿費+會議資料費+會議宣傳交際費+紀(jì)念品購置費+水電費+其他符合規(guī)定的雜支費等。

　　2.會議財務(wù)管理應(yīng)遵循的原則

　　(1)遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。這是會議財務(wù)管理最基本的原則。會議經(jīng)費要按照國家有關(guān)規(guī)定，收取會議費的數(shù)額要經(jīng)過研究以及有關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，收費要開具正式發(fā)票，支出要有正式收據(jù)，發(fā)放補(bǔ)貼、支取現(xiàn)金要填寫現(xiàn)金領(lǐng)取單。此外對購買物品的數(shù)量、金額要認(rèn)真審核，避免款物不符。

　　(2)量人為出，收支平衡。會議經(jīng)費的收入來源通常有上級撥款、本部門專項經(jīng)費、企事業(yè)單位贊助，以及收取會議費等。要根據(jù)收入與各項活動支出做好預(yù)算，并嚴(yán)格按預(yù)算支出費用，做到收支平衡，避免入不敷出，或當(dāng)用不用，結(jié)余太多。

　　為保證經(jīng)費支出條理清楚，可建一臨時性賬目，待會議結(jié)束、結(jié)算清楚后，按有關(guān)財務(wù)管理的規(guī)定報賬。

　　(3)精打細(xì)算，厲行節(jié)約。會議申報經(jīng)費時，要根據(jù)會議的內(nèi)容、規(guī)格、會期、范圍等，對所有收入與支出逐項精心核算。