2013年三級(jí)秘書資格實(shí)務(wù)重點(diǎn)知識(shí)（9）

　　信息利用的要求

　　1信息利用要給組織帶來效益

　　2信息利用要對(duì)社會(huì)環(huán)境和公眾負(fù)責(zé)。不能損害社會(huì)環(huán)境和公眾利益

　　3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)

　　登記

　　(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

　　(2)登記分為兩種類型;

　?、倏偫ǖ怯洠瑢?duì)存儲(chǔ)信息按批分類登記;

　?、趥€(gè)別登記，按信息存儲(chǔ)順序逐件登記。

　　(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊(cè)式登記。

　　編碼：

　　(1)編碼要求;編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

　　(2)編碼步驟;分析所有預(yù)編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數(shù)碼的位數(shù)

　　(3)編碼的兩種方法：

　?、夙樞蚓幋a法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼;

　　②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

　　提供檔案利用的要求及方式

　　1要求：依法開展利用工具 主動(dòng)及時(shí)開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點(diǎn)、重大活動(dòng)據(jù)此開展檔案利用工作

　　2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

　　編寫大事記的工作步驟和注意事項(xiàng)

　　1. 接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事， 接下來了解編寫大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

　　2.大事記主要由大事記記述和時(shí)間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。

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