2013年秘書資格四級(jí)復(fù)習(xí)重點(diǎn)知識(shí)：發(fā)布會(huì)議信息（1）

　　發(fā)布會(huì)議信息

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.會(huì)議信息的內(nèi)容

　　會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法;會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程;與會(huì)者的信息;會(huì)議報(bào)送的交流信息;會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容;會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容;會(huì)議的決議內(nèi)容。

　　2.會(huì)議信息的類型

　　會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。(具體分類后面再詳細(xì)介紹)

　　(二)示例分析

　　名山公司要召開2005年度總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。年度大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來(lái)各方面工作的進(jìn)展情況。例如，有哪些成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)，出現(xiàn)了哪些問(wèn)題，哪些問(wèn)題有相當(dāng)?shù)钠毡樾?，哪些?wèn)題亟需研究解決等。通過(guò)廣泛、深入、細(xì)致的了解，獲得了大量可靠的信息，并從中選擇出有價(jià)值的信息為報(bào)告的準(zhǔn)備提供參考。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，確保與會(huì)者掌握會(huì)議情況和主要信息，使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)。她還搜集齊全會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴在大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的規(guī)模大小不一，內(nèi)容也相差甚遠(yuǎn)，但是任何性質(zhì)或內(nèi)容的會(huì)議，實(shí)際上都是通過(guò)信息溝通和交流，解決問(wèn)題，達(dá)成共識(shí)，得出結(jié)論。因此，會(huì)議的信息工作至關(guān)重要。王琴在會(huì)議活動(dòng)中積極主動(dòng)地做好會(huì)前信息的搜集、會(huì)中信息的綜合處理以及會(huì)后信息的整理利用工作，體現(xiàn)了良好的信息意識(shí)和信息工作能力。

　　會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作。因此可見，辦理一切會(huì)議事務(wù)，必須以全面、準(zhǔn)確、有效的信息為依據(jù)。提供會(huì)務(wù)服務(wù)，就是要為會(huì)議交流處理信息提供服務(wù)，為會(huì)議開發(fā)和利用信息服務(wù)。必須把會(huì)議信息工作作為貫穿于會(huì)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的主體性工作，認(rèn)真做好會(huì)議信息的搜集、加工、傳遞、利用，在交流會(huì)議信息、實(shí)現(xiàn)信息共享中發(fā)揮重要作用。

　　(三)工作程序

　　1.傳遞會(huì)議通知信息

　　會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。傳遞會(huì)議通知是會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。

　　在作出了召開會(huì)議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會(huì)議通知信息傳遞給與會(huì)者。通知的傳遞可以通過(guò)當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、書面形式或電子郵件的形式進(jìn)行。可以根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、參加的范圍、時(shí)間的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞?，必要時(shí)可以同時(shí)使用兩種以上的方法，以確保通知信息的有效性。

　　會(huì)議通知內(nèi)容的傳遞要盡可能詳盡、明確。書面通知的內(nèi)容一般應(yīng)包括：會(huì)議名稱、主辦者、會(huì)議內(nèi)容、參加對(duì)象、會(huì)議的時(shí)間與地點(diǎn)、其他事項(xiàng)、聯(lián)絡(luò)信息。

　　會(huì)議通知樣本要作為檔案收存。

　　2.分發(fā)傳遞會(huì)議文件

　　有些會(huì)議文件要在會(huì)議召開之前發(fā)給與會(huì)者，有些則在會(huì)議召開時(shí)分發(fā)。但無(wú)論何時(shí)分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準(zhǔn)備工作，落實(shí)各項(xiàng)分發(fā)工作。

　　(1)準(zhǔn)備。分發(fā)文件前可以按照與會(huì)人員名單，給每人準(zhǔn)備一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)者的姓名，并注明“會(huì)議文件”字樣。

　　(2)登記。分發(fā)重要文件一般要登記編號(hào)。文件編號(hào)通常印在文件首頁(yè)的左上角處。字體字號(hào)應(yīng)有別于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件應(yīng)注明密級(jí)。

　　(3)附清退目錄。一些征求意見稿或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，分發(fā)時(shí)應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說(shuō)明。

　　(4)裝封。對(duì)于需要提前發(fā)出的文件，首先，要認(rèn)真檢查核對(duì)，明確文件的發(fā)送對(duì)象，確保發(fā)送的文件準(zhǔn)確無(wú)誤。查文件份數(shù)，查有無(wú)附件，查有無(wú)多發(fā)、重發(fā)、漏發(fā)的單位或個(gè)人。

　　其次，將文件裝入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文件信息在傳遞過(guò)程中滑出。然后，在封皮上仔細(xì)填寫好收件人的姓名、地址與郵政編碼。

　　(5)發(fā)出。發(fā)出會(huì)議文件時(shí)，要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模以及會(huì)議文件的性質(zhì)，采用合適的傳遞方法，及時(shí)將文件分發(fā)給與會(huì)者，避免漏發(fā)。重要文件及保密文件分發(fā)時(shí)要履行簽收手續(xù)，會(huì)議召開后臨時(shí)分發(fā)的文件，秘書要做好記錄。會(huì)議文件的分出方法有：

　　1)提前發(fā)出。對(duì)需提前發(fā)出的文件，應(yīng)按照會(huì)議的時(shí)限要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式及時(shí)發(fā)出。內(nèi)容重要又須事先送達(dá)與會(huì)者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。

　　2)簽到時(shí)發(fā)出。較大規(guī)模的會(huì)議可在與會(huì)人員簽到時(shí)由工作人員分發(fā)給與會(huì)人員;中小型規(guī)模的會(huì)議的主要文件及會(huì)務(wù)管理文件，如工作報(bào)告、議程、日程安排、作息時(shí)間表、會(huì)議須知等盡可能在與會(huì)者報(bào)到時(shí)分發(fā)。

　　3)會(huì)中發(fā)出。領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議快報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)及其他會(huì)議資料，需要在會(huì)中分發(fā)。所發(fā)文件或資料，如屬要收退的，應(yīng)在文件的右上角寫上收文人姓名，收文時(shí)要登記，為清退工作創(chuàng)造便利條件。

　　4)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出。會(huì)議期間使用的文件大多數(shù)可以在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出。特別是人數(shù)較少的小型會(huì)議，會(huì)議的信息資料可以放置在會(huì)議室的桌面上，由與會(huì)人員直接拿取。

　　3.溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

　　在會(huì)議組織與活動(dòng)中有許多事項(xiàng)需要溝通與聯(lián)系，必須做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外、與會(huì)者之間、會(huì)議活動(dòng)上下之間的溝通。

　　(1)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的溝通與聯(lián)系。會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)內(nèi)外隨時(shí)要進(jìn)行文件的傳遞或事項(xiàng)的溝通，如有關(guān)部門轉(zhuǎn)送給領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，有關(guān)重要的緊急情況，有關(guān)重要的電話、電報(bào)、信件等，應(yīng)及時(shí)傳送給領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員。

　　(2)辦好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)傳遞信息。會(huì)議期間要認(rèn)真做好會(huì)議記錄工作、情況匯總工作，編寫和印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)，作為會(huì)場(chǎng)信息溝通的工具和分組討論各組間信息溝通的重要渠道，及時(shí)向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者提供會(huì)議期間的動(dòng)態(tài)信息。也可以此作為形成會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議文件的信息依據(jù)。

　　(3)向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息。利用會(huì)間休息時(shí)間，廣泛征求與會(huì)者的意見、建議和要求，并將搜集的有關(guān)情況及時(shí)進(jìn)行綜合處理，分類向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便將具體問(wèn)題及時(shí)予以解決。

　　(4)發(fā)布會(huì)議新聞。重要的會(huì)議需要發(fā)布新聞報(bào)道，要做好新聞發(fā)布工作，加快會(huì)議精神傳播的速度和擴(kuò)大傳播的范圍，

　　擴(kuò)大會(huì)議的影響，提高會(huì)議的透明度，利于會(huì)議精神的貫徹落實(shí)。

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