四級(jí)秘書職業(yè)資格考試講義總結(jié)：辦公室事務(wù)與管理（4）

　　11.辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄

　　(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目;單位;庫存參考號(hào);日期;最大庫存量;再定貨量;最小庫存量;接收(進(jìn)貨卡);發(fā)放(出貨卡);余額(庫存卡)。

　　(2)庫存記錄的目的

　　1)資金不被不必要的庫存占用。

　　2)空間不被用來儲(chǔ)存不必要的貨物。

　　3)監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用。

　　4)保持充足的庫存。

　　5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。

　　6)可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價(jià)

　　12.編制時(shí)間表的方法

　　(1)時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡單方法。

　　(2)編制時(shí)間表的方法

　　1)根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期。

　　2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

　　3)繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目，用簡明的文字將信息填人表格。

　　13.管理工作日志

　　(1)工作日志的使用方法

　　1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上填出，同時(shí)在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。

　　2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時(shí)做好善后工作。

　　(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容

　　1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況、接待的來訪者;上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況;上司的個(gè)人安排;上司的私人信息。

　　2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜;上司交辦的工作;自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。

　　(3)秘書在管理工作日志時(shí)應(yīng)注意的問題

　　1)安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔。

　　2)進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。

　　3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。

　　4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。

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