四級秘書職業(yè)資格考試講義總結：辦公室事務與管理（3）

　　8.文書立卷、歸檔及銷毀

　　(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。

　　(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。

　　(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

　　(4)公文銷毀

　　1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。

　　2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定;確認應銷毀的文件后，逐件核定造冊;將銷毀文件目錄送主管領導人審查簽批;在有關人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。

　　3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

　　9.印章及介紹信的管理

　　(1)印章的管理

　　1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領導人“公用”的私章、秘書部門的公章。

　　2)印章的作用：標志作用、權威作用、法律作用、憑證作用。

　　(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

　　10.辦公設備和辦公用品的進貨與保管

　　(1)辦公設備和辦公用品的接收程序

　　1)核對貨物，如數(shù)量不對應立即通知采購部門。

　　2)接收情況應輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。

　　3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

　　(2)庫存保管的措施

　　1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

　　2)各類物品要貼上標簽，標明類別和存放地。

　　3)新物品置于舊物品的下面或后面;體積大、分量重的放置在最下面;體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

　　4)儲藏間要有良好的通風和照明。

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