四級秘書職業(yè)資格考試講義總結(jié)：會議籌備

　　四級秘書筆記講義：會議籌備

　　會議日程以天為單，是會議各項活動和與會者安排時間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計劃，是會議所要討論解決問題的大致安排

　　會議議程制定(1)列出參與者，明確目標 (2)安排議程時間，考慮會議長短和敏感話題(3)確定議程，決定討論形式和決策方式

　　日程編制：(1)注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定(2)明確各項安排，用表格形式列出(3)宣讀議程 (4)將同性質(zhì)問題集中排列(5)保密性強的議題放置后面

　　在編制議程時，按輕重緩急的原則處理并詳細表示出所需時間

　　會議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式

　　議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。

　　會議地點選擇要求：(1)交通便利 (2)大小與規(guī)模相符(3)有良好配置(4)場地不受外界干擾 (5)考慮有無停車場所 (6)成本必須合理

　　考慮因素：(1)會議目的形態(tài) (2)實質(zhì)上需求 (3)與會者的期望

　　清單內(nèi)容包括：(1)所在地區(qū)情況(2)會場環(huán)境 (3)會議地點設(shè)施

　　對會議地點的檢查有：(1)檢查考慮中的會議場地 (2)抽查一個單人間 雙人間和套房 (3)檢查會議登記 管理服務(wù)和后勤部門(4)檢查餐廳一般伙食(5)檢查電梯服務(wù) (6)檢查服務(wù)項目 營業(yè)時間 了解交通停車設(shè)施

　　中大型會場多采用大小方形，突出主持人 注意進退場的方便

　　座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來安排

　　會議主席位置應(yīng)該置于遠離入口處，正對門的位置

　　常見排法有：橫排法 豎排法 左右排列法

　　傳遞方式：當面告知 電話傳真 書面形式 電子郵件

　　分發(fā)過程：準備 登記 附清退目錄 裝封 發(fā)出

　　方法：提前發(fā)出 簽到時發(fā)出 會中發(fā)出 現(xiàn)場發(fā)出

　　發(fā)布程序：收集 篩選 加工 審核 發(fā)布

　　餐飲標準根據(jù)會議經(jīng)費和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多為自助餐制

　　嘉賓類型：上級領(lǐng)導(dǎo) 政府官員 重要客戶 社會名流 潛在貢獻人

　　邀請時注意人數(shù)不宜過多，考慮代表性和經(jīng)濟時效，采用寧可邀請，也不排斥的原則

　　接站人員應(yīng)在20分鐘抵達接站地點

　　會議資料包括來賓資料，會務(wù)資料 溝通資料 用品分為必備和特殊設(shè)備

　　空調(diào)應(yīng)在兩小時前開機預(yù)熱

　　會議通用禮儀：文書 參會 服務(wù) 迎送禮儀

　　大部分試聽設(shè)備操作溫度在0-40度

　　剔除的方法：(1)看來源(2)看標題(3)看正文(4)決定取舍

　　標題一般反映信息內(nèi)容與價值

　　信息分類要求：(1)科學(xué)性(2)系統(tǒng)性(3)邏輯性(4)實用性

　　分類方法：(1)字母分類法(2)地區(qū)分類法(3)主題分類法(4)數(shù)字分類法(5)時間分類法

　　分類的依據(jù)是信息的特征

　　歸類原則是依信息的不同來源 內(nèi)容 時間 性質(zhì) 作用進行組織

　　信息校核原則依信息進一步校核，分析可靠性 準確性 認定真實性

　　校核要求：(1)溯源法(2)比較法(3)核對法(4)邏輯法(5)調(diào)查法(6)數(shù)理統(tǒng)計法

　　核對法依據(jù)最權(quán)威資料進行對照分析

　　邏輯法對信息中表達事實和敘述方法進行分析

　　數(shù)理統(tǒng)計法對信息中的數(shù)據(jù)定性分析

　　判斷方法：(1)核對(2)計算(3)定性定量(4)邏輯推理

　　信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞 外向傳遞

　　內(nèi)向傳遞形式：(1)信件(2)備忘錄(3)通知通示(4)傳閱單(5)內(nèi)部刊物

　　外向傳遞形式：(1)信件(2)新聞稿(3)發(fā)布會(4)聲明

　　信息傳遞要素：(1)信源(2)信道(3)信宿

　　信源分原生源和再生源，信宿即信息終點 信息的接受者

　　信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費時 不便交換看法

　　備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少 溝通慢 不便于交換看法

　　報告針對特定利用者

　　通知是使用最廣泛，頻率最高 具有很強的時間性

　　內(nèi)部刊物介紹公司動態(tài)，業(yè)務(wù)進展 溝通上下 聯(lián)系員工橋梁

　　信息傳遞方法：(1)語言傳遞(2)文字傳遞(3)電訊傳遞(4)可視化輔助物傳遞

　　文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對特定標準信息進行展示。

　　語言傳遞簡潔 直接 快速 及時 受 場地限制小 但獲取信息零亂 較難存儲

　　圖表分柱狀圖 用于統(tǒng)計數(shù)字比較 餅狀圖多用于展示信息 折線圖用于比較性及趨勢信息

　　信息存儲載體：紙質(zhì)載體 磁性載體

　　紙質(zhì)載體使用最多 方便閱讀記載 標準化

　　磁性載體： (1)軟盤 (2)硬盤 最為常用 (3)磁帶 (4)磁盤 (5)縮微品

　　存儲系統(tǒng)：(1)集中管理系統(tǒng)(2)分散管理系統(tǒng)(3)計算機輔助管理系統(tǒng)

　　集中管理系統(tǒng)具有便于實現(xiàn)科學(xué)化 現(xiàn)代化具有整體性的特點

　　存儲程序：(1)登記(2)編碼(3)排列(4)保存(5)保管

　　信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼

　　編碼分為：(1)順序編碼法(2)分組編碼法 采用十進位阿拉伯數(shù)字

　　排列方法：(1)時間排列(2)來源排列(3)內(nèi)容排列(4)字順排列

　　保存方法：(1)手工(2)計算機(3)電子化(4)縮微品

　　檔案分類是按來源 時間 內(nèi)容 形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構(gòu)成有機體系的工作

　　分類方法：(1)年度分類法(2)組織機構(gòu)分類法(3)問題分類法

　　分類要求：正確判定所屬年度和所屬機構(gòu)

　　文件未注明日期，判定文件的準確時間和接近時間

　　分析文檔形成單位的情況：(1)單位大小(2)穩(wěn)定狀況(3)界限清晰程度

　　年度分類法使用最廣

　　問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位

　　檔案檢索工作對信息進行加工存儲，對信息進行查檢存儲，是開放檔案信息資源的必要條件

　　類型：(1)歸檔文件目錄(2)分類目錄(3)主題目錄(4)人名索引(5)全宗指南

　　檔案保管期限：(1)長期 16-50年 (2)短期 15年以下 (3)永久

　　保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起

　　分析檔案價值：(1)分析來源(2)分析內(nèi)容(3)形式特征(4)技術(shù)因素(5)功能因素

　　分析檔案的重要性 獨特性 時效性 價值由內(nèi)容體現(xiàn)出來

　　紙質(zhì)檔案溫度14度-20度 相對濕度50%――65% 變化在正負2度 濕度正負5度

　　檔案日常管理：(1)建立制度(2)調(diào)節(jié)溫度(3)流動保護 (4)安全檢查(5)庫房衛(wèi)生

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