2016年秘書資格二級檔案分類方法比較復習

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　　字母法和數(shù)字法的比較(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案分類方法知識)

　　1、 字母順序排列法的優(yōu)點

　　1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

　　1.材料費用較低。

　　2、字母順序排列法的缺點

　　1.查找常用名字時可能會遇到困難。

　　2.當需要查找某一專題案卷時案卷位置難以確定。

　　3.需要擴充時不容易估算所需要的空間。

　　3、數(shù)字排列法的優(yōu)點

　　1. 標有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當文件用畢歸檔時，放錯位置的可能性較小。

　　2.標上數(shù)碼的文件方便查詢。

　　2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴充;建立起的相應(yīng)索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

　　4、數(shù)字排列法的缺點

　　1.必須建立相應(yīng)的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一部分時間。

　　2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費錢、費時。

　　3.如果數(shù)碼標錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴重后果。

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