2015年秘書資格四級(jí)重點(diǎn)復(fù)習(xí):會(huì)議值班

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　　(一)會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

　　1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

　　(1)值班電話記錄。

　　(2)值班接待記錄。

　　(3)值班日記。

　　(4)做好信息傳遞。

　　2、會(huì)議值班的意義

　　會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

　　(二)安排會(huì)議值班的工作程序

　　1、制定值班工作制度

　　(1)信息處理制度。

　　(2)崗位責(zé)任制度。

　　(3)交接班制度。

　　2、明確值班工作任務(wù)

　　(1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

　　(3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

　　(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。

　　(6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

　　(7)做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　(8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

　　3、編制會(huì)議值班表

　　會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　(1) 會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

　　(2) 會(huì)議值班人員姓名。

　　(3) 會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

　　(4) 會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

　　(5) 用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

　　(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

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