2014年三級秘書資格考試辦公設(shè)備使用復(fù)習(xí)：傳真機(jī)

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　　傳真機(jī)

　　傳真機(jī)，作為一種新型的通信終端設(shè)備，它是通過公用電話交換網(wǎng)(Public Switched Telephone Network，PSTN)或數(shù)據(jù)網(wǎng)(DN)來傳輸靜止文稿的，并在接收方獲得與發(fā)送方原件相同的副本。它不僅傳送文稿的內(nèi)容，也傳送文稿的形式，即傳遞的是信息的真跡。它具有電報、電話等設(shè)備不可比擬的特點。

　　傳真機(jī)的種類很多。按其通信時所占電話線路數(shù)可分為單路傳真機(jī)、多路傳真機(jī)，按其色調(diào)可分為黑白傳真機(jī)和彩色傳真機(jī)，按用途可分為文件傳真機(jī)、相片傳真機(jī)、氣象傳真機(jī)和報紙傳真機(jī)等。

　　現(xiàn)在新型的傳真機(jī)大多是將傳真功能、多功能電話系統(tǒng)、錄音系統(tǒng)以及復(fù)印系統(tǒng)結(jié)

　　合為一體的設(shè)備。

　　傳真機(jī)的主要部件包括以下幾個部分：

　　?文件進(jìn)紙槽和導(dǎo)紙器。用來檢測文稿的尺寸，并將文稿順利地送入傳真機(jī)。

　　?操作面板。主要包括所有的按鍵，各種指示燈及液晶屏等，幫助用戶使用傳真

　　機(jī)，了解傳真機(jī)的工作過程。

　　?微型錄音機(jī)部分。

　　?記錄紙出口。用來輸出復(fù)印件或收到的傳真件。

　　?輔助設(shè)備。比如電源開關(guān)、音量控制、振鈴音量調(diào)節(jié)、撥號選擇等。

　　一、傳真機(jī)的基本工作過程

　　1.傳真機(jī)發(fā)送文稿的通信過程 6大步驟

　　(1)掃描原稿圖像。在發(fā)送端將待發(fā)送的原稿(包括文件、報表、圖片等)放在原稿臺上，啟動自動進(jìn)稿機(jī)構(gòu)，經(jīng)過光學(xué)系統(tǒng)(包括光源、透鏡和反射鏡等)從左到右、從上到下的逐行掃描，把圖形分解成很多微小的像素，并按照掃描的順序把這些二維的平面圖形信息轉(zhuǎn)變成一維的隨時間變化的光信號。傳真機(jī)的發(fā)送掃描采用機(jī)械掃描和電子掃描相結(jié)合的方法。例如，行掃描采用電子掃描，幀掃描采用轉(zhuǎn)動滾筒的方法。

　　(2)光電轉(zhuǎn)換。作用是把圖像掃描分解所得的帶有圖像信息的光信號，按照其灰度轉(zhuǎn)換成不同強(qiáng)度的電信號。具體方法是：將光照射到發(fā)送的圖形上，根據(jù)各像素反射光的強(qiáng)度轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的電信號(電信號的強(qiáng)弱與像素的亮度成正比)。傳真機(jī)中常用CCD或MOS作為光電轉(zhuǎn)換器件。

　　(3)信號處理。光電轉(zhuǎn)換出來的電信號是模擬信號，為了進(jìn)行后續(xù)的數(shù)據(jù)壓縮編碼和傳輸，必須對模擬圖像信號進(jìn)行數(shù)字化處理，即模擬/數(shù)字(A/D)轉(zhuǎn)換。

　　(4)數(shù)據(jù)壓縮編碼。

　　(5)信號調(diào)制。

　　(6)傳輸。傳真信號的傳輸由電信網(wǎng)完成，它不包含在傳真機(jī)中。三類傳真機(jī)的信號由模擬信道傳輸，四類傳真機(jī)的信號由數(shù)字信道傳輸。

　　2.傳真機(jī)接收文稿的通信過程

　　傳真機(jī)接收文稿的通信過程和對信號的處理大致與發(fā)送通信過程相反。

　　傳真機(jī)的使用方法

　　辦公設(shè)備的使用

　　1.發(fā)送原稿的準(zhǔn)備

　　注意以下幾點：

　　(1)裝入記錄紙。

　　(2)記錄紙的幅寬必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊。

　　(3)記錄紙卷要卷緊后再安放到傳真機(jī)內(nèi)，運輸前要將紙卷取出。

　　2.對原稿的要求

　　3.放置文件

　　(1)一次放置的文件頁數(shù)不能超過規(guī)定頁數(shù)。

　　. (2)將待發(fā)送的文稿按傳真機(jī)所示方向，放入傳真機(jī)的進(jìn)紙槽，并按尺寸調(diào)整導(dǎo)紙器，使之緊挨文件邊緣。

　　(3)文件頂端要推進(jìn)到能夠啟動自動輸紙機(jī)構(gòu)的地方。

　　(4)發(fā)送多頁文件時，兩側(cè)要排列整齊，靠近導(dǎo)紙器，前端要摞成楔形。

　　4.呼叫對方

　　5.發(fā)送

　　操作步驟如下：

　　(1)檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”( READY)狀態(tài)。

　　(2)放置好發(fā)送原稿。

　　(3)摘取話機(jī)手柄，撥通對方電話號碼，并等待對方回答。

　　(4)雙方進(jìn)行通話。

　　(5)通話結(jié)束后，由接收方先按啟動鍵。

　　(6)當(dāng)聽到接收方的應(yīng)答信號時，發(fā)送方按啟動鍵，文稿自動進(jìn)入傳真機(jī)，開始發(fā)送。

　　(7)掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯，則會有出錯信息顯示，應(yīng)重發(fā);若傳輸成功，此時將會顯示“成功發(fā)送”信息。

　　6.接收

　　傳真機(jī)的接收功能有兩種方式：一種是自動，另一種是手動。

　　(1)自動接收。過程如下：

　　1)電話振鈴若干聲后，機(jī)器自動啟動轉(zhuǎn)入自動接收狀態(tài)，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開始。

　　2)接收結(jié)束時，機(jī)器自動輸出傳真副本，液晶屏上“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅。

　　3)機(jī)器自動回到“準(zhǔn)備好”(READY)狀態(tài)。

　　(2)手動接收。操作步驟如下：

　　1)使機(jī)器處于“準(zhǔn)備好”(READY)狀態(tài)。

　　2)當(dāng)電話振鈴后，拿起話機(jī)手柄回答呼叫。

　　3)按發(fā)送方要求，按“啟動”鍵(START)，開始接收。

　　4)掛上話機(jī)。

　　5)接收完畢，若發(fā)送成功，則會有發(fā)送成功的信息顯示;若發(fā)送不成功，則會有出錯信息顯示或警告，可與發(fā)方聯(lián)絡(luò)，要求重發(fā)，直至得到滿意的傳真副本。

　　7.復(fù)印

　　復(fù)印操作是傳真機(jī)最簡單的操作之一，有的傳真機(jī)還設(shè)有專門的拷貝鍵。將文稿放在進(jìn)稿器上，按下拷貝鍵，就可完成復(fù)印動作。

　　三、傳真機(jī)的維護(hù)常識

　　1.傳真機(jī)的日常維護(hù)

　　傳真機(jī)屬于高精密的電子設(shè)備。必要的日常維護(hù)是提高傳真機(jī)通信質(zhì)量的重要保證。對延長機(jī)器的壽命也大有好處。

　　(1)安裝場所的選擇。選擇傳真機(jī)的安裝場所應(yīng)注意以下問題：

　　1)用匹配的、標(biāo)準(zhǔn)化的交流電源插頭和插座

　　2)避免陽光直射和灰塵的侵害，遠(yuǎn)離火爐等熱源。

　　3)放置于水平平穩(wěn)的工作臺上，避免傾斜而影響機(jī)器正常工作。

　　(2)傳真機(jī)的使用注意事項

　　1)除待傳送的文稿之外，不要在傳真機(jī)上放置任何其他東西。

　　2)傳真機(jī)在發(fā)送、接收或復(fù)印時，絕不可打開傳真機(jī)的機(jī)蓋。

　　3)在打開機(jī)蓋取出機(jī)內(nèi)任何東西之前，一定要拔掉交流電源的插頭。

　　(3)操作和清潔。對于傳真機(jī)的操作與清潔，要注意以下幾點：

　　1)清潔傳真機(jī)的外表面只能使用干布或個性清潔劑。在清潔透鏡時最好使用專門的鏡頭紙(可用照相機(jī)用鏡頭紙)擦拭。

　　2)掃描的視窗玻璃由于連續(xù)不斷的使用可能會造成灰塵的積聚，因此要經(jīng)常清潔掃描的視窗玻璃。

　　3)透鏡與CCD的相對位置保持固定，維護(hù)人員千萬不要擅自移動。

　　4)使用CCD作為圖像傳感器的傳真機(jī)，具有復(fù)雜的光路系統(tǒng)。無論工作環(huán)境如何完善，長期使用后，在光路系統(tǒng)的透鏡上總會堆積許多灰塵，其后果是使傳真的圖像不清晰。這時，就需請專門的技術(shù)人員，將傳真機(jī)拆開對系統(tǒng)加以清潔。

　　2.傳真機(jī)故障的判斷方法和處理原則

　　為了保證傳真設(shè)備的正常運行，操作使用人要經(jīng)常注意觀察與檢查機(jī)器出現(xiàn)的一些小毛病，并給予及時維護(hù)。當(dāng)傳真機(jī)出現(xiàn)故障時，可遵循下述原則和方法處理：

　　(1)掌握故障現(xiàn)象。機(jī)內(nèi)是否有煙、有味或有火花等。可以進(jìn)行動態(tài)與靜態(tài)測試，或進(jìn)行收、發(fā)通信測試檢查。

　　(2)分析故障來源。判斷故障是在發(fā)送部分、接收部分還是在外線。

　　(3)查找故障原因。區(qū)分出是機(jī)械方面的原因，還是電氣方面的原因。

　　(4)進(jìn)行故障排除。

　　(5)排除故障后要測試。

　　(6)記錄檢修過程。

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