2014年三級秘書資格會前籌備復習：檢查會議籌備情況

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　　檢查會議籌備情況

　　會前檢查是會前各項準備工作的落腳點，是保證會議能否順利召開的必不可少的環(huán)節(jié)。

　　1.會議籌備情況檢查的作用：

　　(1)發(fā)現問題，及時糾正。

　　(2)調整計劃，改進提高。會議籌備方案是會前的計劃，在會議籌備工作的具體實施中可能會因為各種情況的變化而產生新的問題。通過會前檢查可以及時調整原有的會議籌備方案，使會議的各項準備工作做得更加完善。

　　2.會議籌備情況檢查的主要內容

　　會議籌備情況檢查的內容包括會議籌備方案中所涉及的全部項目。

　　(1)會議的準備工作是否充分。

　　(2)文件材料的準備。會議文件的準備大致有兩種情況，一種是由秘書部門直接撰寫，另一種是由相關主管部門、業(yè)務部門撰寫。檢查要特別注意第二種。對文件的核對、印制、分裝等各個環(huán)節(jié)也要進行嚴格的檢查，謹防差錯。

　　(3)會場布置情況。會場的整體布置是否與會議的主題相適應。包括會標、徽銘、席位牌、燈光設備、其他設備等。

　　會標和標語：會標或標語是否端正適中、醒目、大方;字體是否端正、大小適中，有無錯別字、漏字和不規(guī)范字等。

　　徽銘和旗幟：會議場地是否按規(guī)定和要求懸掛徽記

　　席次和席位牌：會場所用的人員姓名、單位名稱等，

　　燈光音響：會議場地的燈光、音響、錄像等設備要提前調試，特別是對一些不熟悉的設備，應試用并掌握正確的使用方法。

　　其他設備：會議場地的供水、供電、供氣和空調設備是否能按要求正常運轉。

　　指示性標志：涉及會議場地區(qū)域的文字指示牌、方向和方位標志等是否醒目，使與會者看得清楚和明白。

　　(4)環(huán)境條件與用品的準備。

　　(5)禮儀接待人員的準備。禮儀接待人員應了解會議的主題，明確自己的職責，提前到達服務崗位，在接待中，禮儀規(guī)范、熱情周到。

　　(6)保衛(wèi)工作的檢查。

　　(7)檢查的其他內容。

　　3.會議籌備情況的檢查形式

　　(1)會議領導聽取會務籌備機構的匯報，然后作出指示，由會議籌備機構負責整改。匯報材料要側重講困難和問題以及籌備過程中的薄弱環(huán)節(jié)。

　　(2)會場實地檢查，即會議領導親自到會場和駐地進行檢查，工作人員應陪同領導檢查，發(fā)現問題，能當場解決的最好當場解決。

　　4.會議籌備情況的檢查程序

　　(1)會議籌備機構自查。首先是會議籌備機構進行自我檢查匯總問題后，召集各小組成員進行分析，并在會上及時解決溝通。難以解決的問題請領導人作出指示。

　　(2)現場檢查。首先制定出檢查的行動路線和檢查的重點，并通過有關部門或人員做好準備，必要時事先制定一份現場檢查項目的目錄，逐一進行檢查登記，對未達到要求的項目提出整改、修訂意見，。

　　5.向領導匯報會議籌備情況

　　(1)匯報的必要性

　　1)有利于領導掌握會議情況，作出正確決策。領導只有掌握了會議的有關情況，才能及時調整和完善會議的各項決策，保證會議目標的實現。

　　2)有利于解決會議過程中出現的問題和矛盾，保證會議各項工作的順利進行。

　　(2)匯報的時機。

　　1)會議籌備階段。會議籌備階段的工作最為復雜煩瑣，涉及方方面面，盡管制定了詳細的籌備方案，在實施中仍不免出現這樣或那樣的問題和矛盾，會議籌備人員或秘書經協調無法解決時，要及時向領導匯報。

　　2)會議進行階段。會議進行中要隨時向領導匯報會議的進展情況，會議的議程是否得以執(zhí)行;會議的主題是否得以體現;特別是出現偏離會議目標的問題時，要及時聽取領導的指示。

　　3)會后階段。會議結束后，將會議總結、經費使用情況、會后落實情況及時匯報給領導。

　　(3)匯報的形式

　　1)定期書面匯報。會期較長的會議，會議籌備人員或秘書可以定期將會議情況寫成書面報告向領導匯報。這種形式匯報的情況比較全面，條理性較強。但缺少與領導的雙向溝通。

　　2)定期口頭匯報。會議籌備人員或秘書事先擬好匯報提綱，口頭向領導匯報會議情況。這種形式比較直接，便于領導隨時指示，有些具體事宜可以當場決定，方便又靈活。

　　3)會議形式。由會議籌備人員或秘書召集有關人員會議，對會議情況進行講評，包括已完成工作的質量、存在的問題等，請領導來參加會議，這種形式使領導能夠親自獲得會議情況的第一手資料，可以面對面地和大家一起討論有關問題，共同分析，指出解決問題的方案。

　　(4)匯報的方法

　　1)明確會議目標。

　　2)收集會議有關情況。

　　3)選擇向領導匯報的方式

　　4)實事求是地向領導匯報會議籌備及進展。

　　5)認真聽取領導指示。

　　(6)會后落實。

　　6.會議協調

　　會議協調是指會議組織者受上級領導的委托，通過各種方式、手段妥善地協調處理各種關系、各種矛盾和糾紛，其目的是保證會議按時召開、順利進行和圓滿結束。

　　(1)會務工作的總體協調。會務工作的總體協調往往頭緒很多，必要時可將任務的分工情況列表，人手一份，以備檢查和落實，及時協調解決問題。

　　1)內部協調。

　　準備工作的協調。對會議的議題、時間、地點、會期、日程、與會人員、設備、場地等進行細致的協調工作，保證會議的順利進行。(內容的)

　　組織工作協調。對會議組織的各個分工部門、會議籌備的各項服務及后勤工作要考慮周全，將每項工作落實到人。(過程的)

　　2)外部協調。在會議召開前，會務部門應與社會各有關方面做好協調工作，如供水、供電、交通、安全、新聞等部門，及時取得配合與支持。

　　(2)會務協調的內容

　　1)協調會議召開的時間、地點、出席人員、列席人員。

　　2)協調會議的相關事項。會議的相關事項包括領導機構、工作人員、經費、后勤、保衛(wèi)等事項。

　　3)協調會議議題。議題的協調是會議協調的重點。

　　4)協調會議紀要。有些會議需要形成會議紀要。

　　5)協調會議決定事項的落實。

　　7.會議文件審核

　　會議文件，也稱做會議文書，是圍繞會議活動產生和在會議活動中使用的書面文字材料的總稱。會議文件的審核是確保文件質量和合法化的重要一環(huán)。

　　(1)會議文件的類型

　　1)會議指導性文件。如有關法律、法規(guī)、政策等文件。

　　2)會議立項性文件。如關于召開會議的請示、批復。

　　3)會議籌備性文件。如籌備方案、策劃方案、會議通知等。

　　4)會議中心文件。如開幕詞、閉幕詞、領導講話稿、大會發(fā)言材料、總結報告等。

　　5)審議表決性文件。如工作規(guī)劃、預算決算、決議議案等。

　　6)會議參考性文件。如調查報告、統(tǒng)計報表、技術資料等。

　　7)會議管理性文件。如會議須知、日程安排、票證、議事規(guī)則、保密制度等。

　　8)會議宣傳性文件。如宣傳提綱、新聞發(fā)布會的介紹材料、會議簡報等。

　　(2)會議文件審核的內容。

　　會議的主旨文件由領導審核;其他會議文件由秘書部門負責人審核;有些涉及職能部門業(yè)務內容的，則由有關部門負責人審核。具體審核的內容是：

　　1)文件內容是否符合黨和國家的有關政策、法規(guī)。

　　2)文件內容是否與會議主題相關，有無偏離會議主題的內容。

　　3)全局性和重要文件是否廣泛征求意見，是否與實際相符。

　　4)涉及不同地區(qū)、部門的文件，事前是否進行了會商，并取得了一致意見。

　　5)所用材料、數據是否真實、準確。

　　6)文件格式是否統(tǒng)一規(guī)范。

　　(3)會議文件審核的方法。會議文件審核采用自審、初審、會審、終審的方法。

　　1)自審。由起草會議文件的部門或人員就文件的內容、格式進行的自行審核，發(fā)現問題自己加以改正。

　　2)初審。由主管秘書對會議文件進行初步的審核，特別是文件涉及的有關方針、政策和法律、法規(guī)的內容及數據等做重點審核。

　　3)會審。對文件內容涉及較多的部門，特別是有關的業(yè)務、技術問題邀請相關的單位或部門對文件進行會審。會審的重點是文件的內容，特別是業(yè)務知識、數據等。

　　4)終審。經過自審、初審、會審之后，對不規(guī)范、不完善的會議文件責成有關部門、人員進行修改。修改后由主要領導或主管領導進行終審。

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