2014年三級秘書資格會前籌備復習：擬訂會議的應急方案

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　　擬訂會議的應急方案

　　緊急情況或意外事件：是指不可預見的或緊急發(fā)生的，并帶來一定危害的，必須采取應對措施，予以解決。

　　會議的緊急情況或意外事件是在會議期間突然發(fā)生的、影響會議進程的事情或事件。因此，應在會議開始前制定出應急方案，做到防患于未然，以便意外出現時能夠有條不紊地解決問題。

　　1.會議應急預案的作用

　　(1)對會議可能出現的意外早做準備，未雨綢繆。

　　(2)有效地緩解危機，控制事態(tài)發(fā)展，提高會議的管理效率。

　　(3)使會議組織者在會議出現意外時能夠妥善應對，統(tǒng)一步調。

　　2.會議應急預案的特點

　　(1)有的放矢。要盡量設想出更多的在會議中可能出現的意外情況，制定出應對方法。

　　(2)預防為主。應急預案不僅是制定出對意外事件出現的應對方法，預防意外事件發(fā)生的措施，強調防患于未然。

　　(3)留有余地。應對意外事件的方案要多套并行，在人、財、物各方面作出詳盡的安排。

　　3.制訂會議應急方案的原則

　　(1)思想重視。會議組織者不要把制定應急方案看做是可有可無的事情，要克服麻痹思想和僥幸心理，把預防措施落到實處。

　　(2)明確責任。在會議應急方案中要明確一旦發(fā)生意外事件由哪一個部門或小組或具體人員負責。

　　(3)物質保障。會議意外事件的預防和應對要有物質方面做保障，要明確保障措施，確保措施到位。

　　4.會議應急方案的內容

　　(1)會議中可能出現的意外事件。緊急的和意外的事件歸納起來大致有以下幾類：

　　1)人員問題。會議的發(fā)言人、演講人、主要領導、重要嘉賓不能到會;預先登記

　　的與會者不能按時到會。

　　2)場地問題。原租用的會議室或會場與實際與會人員不相匹配，會議室或會場過大或過小;如果是住會的會議，原預訂的房間與實際與會人員不相匹配，預訂房間過量或不足。

　　3)設備問題。會場或會議室的需用設備不足或出現故障，在會議組織過程中辦公設備不足等。

　　4)資料問題。準備的宣傳資料不足或短缺，會議文件材料數量不足或短缺等。

　　5)健康與安全問題。會議中出現意外事故，如火災、食物中毒、交通事故、傳染

　　疾病等。

　　6)與會者情緒問題。與會者對會議安排不滿意，對程序設置不滿意，對演講人、發(fā)言人的演講或發(fā)言不滿意，對會議的議程或日程的安排不滿意等。

　　7)與會者返程問題。為與會者預訂返程車票(機票)時，車票(機票)的時間或車次(航班)同與會者的要求不符。

　　8)行為問題。發(fā)言人在發(fā)言過程中的語言、行為不當，與會者的語言行為不當。

　　(2)明確意外事件出現時工作人員的責任。在會議應急預案中，對各種意外事件出現時工作人員的責任做明確的分工，具體落實到人。

　　(3)處理會議中意外事件的方法。根據所預測的可能出現的意外事件，準備應對的備選方案，包括采取哪些措施、用什么辦法緩解問題和解決問題。

　　1)處理人員問題。根據會議的內容和類型事先準備好備用的發(fā)言人選。如發(fā)言人因車(飛機)遲到，可調整發(fā)言人的發(fā)言次序。

　　實際到會的與會者少于原報名的與會者時，可臨時調整會場、食宿等各種活動的安排，盡量不要打亂原定的會議議程。

　　2)處理場地問題。

　　3)處理設備問題。

　　4)處理資料問題。要將所有的會議文件或資料的原件或移動存儲器隨身攜帶。

　　5)處理健康與安全問題。要加強會前安全檢查，必要時可進行如火災等突發(fā)事件的演習，如果發(fā)生突發(fā)事件，工作人員要按照分工各負其責。大中型會議可安排有關醫(yī)護人員值班，或掌握一些附近醫(yī)療機構的情況，以便應急。

　　6)處理與會者情緒問題。廣泛征求與會者的意見，對合理的要求和建議應給予采納。同時，在不影響會議整個過程的情況下對議程、日程可做適當的調整。要注意做好與會者的思想工作和解釋工作。

　　7)處理與會者返程問題。一定要提前預訂與會者的返程車票(機票)，對時間、車次(航班)的變化要及時同與會者協(xié)商，對因交通問題暫時不能離會的人員要安排好食宿，確定準確的返程時間。

　　8)處理行為問題。會前對發(fā)言人的發(fā)言稿做好審核工作，了解發(fā)言人的思想動態(tài)，做好發(fā)言前的溝通。

　　5.會議應急預案的擬寫

　　會議應急預案同會議籌備方案一樣，其結構由標題和正文組成。

　　(1)標題。由會議名稱加上“應急預案”組成。

　　(2)正文。會議應急預案一般應包括預測的意外情況，預防的措施，處理的方法， 責任部門或責任人等。

　　會議應急預案是管理會議、預防和處理突發(fā)事件所使用的一種文書，由會議的組織者掌握，可不發(fā)給與會者。

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