2013年秘書三級資格考試實務(wù)題案例分析-10

　　背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

　　便條

　　鐘苗：

　　為規(guī)范公司對于文件的收集和整理的行為，公司擬召開一次座談會。請你將會議文件收集的要求和內(nèi)容、會議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。

　　謝謝。

　　行政經(jīng)理 蘇明

　　2007年3月15日

　　參考答案：

　　備忘錄

　　發(fā)自：秘書鐘苗

　　發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明

　　日期：2007年3月15日

　　主題：會議文件收集整理的要求和內(nèi)容，會議文件立卷歸檔的意義

　　內(nèi)容：

　　1、收集會議文件資料的要求

　　(1)確定會議文件資料的收集范圍

　　(2)收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。

　　(3)選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

　　(4)與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù);及時采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。

　　(5)收集整理過程中要注意保密。

　　2、需收集的文件資料

　　(1)會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。

　　(2)會議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報等。

　　(3)會后產(chǎn)生的文件。包括會議紀(jì)要、傳達(dá)提綱、會議新聞報導(dǎo)等。

　　3、會議文件的立卷歸檔

　　會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點(diǎn)：

　　第一，保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

　　第二，保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。

　　第三，保護(hù)會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

　　第四，保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。