2013年秘書三級資格考試實務題案例分析-7

　　人物：秘書初萌(女)、銷售部張偉、公關部李力、天地公司職員(聲音)

　　物品：電腦、熱感傳真機、一份白紙打印的文件(兩頁，上有回形針)，一份深色紙打印的文件(兩頁，有回形針)、一卷未拆封的傳真紙、傳真紙卷軸、一份物品領用申請表、兩本復印紙、筆、“庫存記錄”本

　　場景：秘書辦公室，要求有桌椅、電腦、傳真機、沙發(fā)、儲藏柜、電話等。

　　情景一

　　初萌身著職業(yè)裝，坐在電腦前打文件。桌面零亂，傳真機上壓著一大摞文件。(鏡頭掃過周圍環(huán)境，能夠看出電腦屏幕沒有對著門口，坐在沙發(fā)上亦無法看到屏幕)。

　　銷售部的張偉走進來，手里拿著一個文件夾。他從中拿出兩份文件。

　　張偉：“初萌，幫忙給天地公司發(fā)一份報價單。我們打了兩份，你看哪份發(fā)過去效果會更好些?”初萌：“我看看?！背趺冉舆^原稿，將深色的文件還給張偉，揚著手中的文件說：“就發(fā)這份吧!你在沙發(fā)上等會兒?！睆垈ピ谏嘲l(fā)上坐下。

　　初萌將傳真機上的文件放到桌子上。然后插上傳真機的電源，傳來報警聲，紅色報警燈閃爍，初萌看了一眼液晶顯屏，自語道：“可能沒紙了。”

　　初萌打開傳真機，從中取出紙卷軸。轉身從儲藏柜中拿出一卷新的傳真紙，拆開包裝，順便用手指甲在紙的一面劃了一下，出現(xiàn)黑色的劃痕(特寫)。初萌將傳真紙裝好，蓋上面板。

　　初萌取下原稿上的回形針，磕齊后正面朝下放入傳真機中，然后拿起話筒，撥號碼。初萌：“你好!我是宏遠公司的初萌，要給你們經(jīng)理發(fā)一份傳真，請給我一個信號?！?畫外音)“好的。”聽筒中傳來信號音。初萌按下“開始”按鈕，然后放下聽筒，傳真機開始發(fā)送傳真(特寫)。

　　傳真發(fā)送完畢，初萌再次撥通對方電話：“你好!我是宏遠公司的初萌。請問傳真收到了嗎?字跡清楚嗎?”對方：“收到了，很清楚，謝謝!”初萌：“不客氣。再見!”對方：“再見!”(畫面淡出)

　　情景二

　　公關部的李力拿著一份“物品領用申請表”走進辦公室，“初萌，領點兒復印紙。”初萌接過申請表將其放在桌子上。(特寫：領用人、主管都未簽名，日期也未填寫)

　　物品領用申請表

　　申請部門：公關部

　　初萌轉身去儲藏柜中拿出兩本復印紙遞給李力。李力說：“再給我們點兒筆吧，辦公室總找不到筆用?！薄皼]問題!”初萌說著又拿出幾支筆遞給李力?！爸x謝啊!”李力接過物品轉身走了。

　　初萌坐回辦公桌前，從文件夾中找出“庫存記錄”，打開，進行登記。(畫面淡出)

　　1、秘書著裝正確，符合職業(yè)標準。對

　　2、辦公桌比較零亂，不整齊。錯

　　3、電腦放置位置符合要求(屏幕背對門口，背對沙發(fā))。對

　　4、不應在傳真機上放置任何其他東西。錯

　　5、選擇原稿正確，白色或淺色的紙發(fā)送效果好。對

　　6、應提前接通電源，做好工作準備。錯

　　7、能夠正確處理傳真機報警故障。對

　　8、能夠區(qū)分傳真紙的正反面。對

　　9、能夠正確安裝記錄紙。對

　　10、能夠檢查原稿，取下回形針。對

　　11、能夠正確放置發(fā)送原稿。對

　　12、電話用語正確。對

　　13、發(fā)送傳真過程正確。對

　　14、能夠對傳真進行確認。對

　　15、領用物品需要填寫申請表。錯

　　16、物品領用申請表中主管、領用人等未簽字。錯

　　17、物品領用申請表中未填寫日期。錯

　　18、發(fā)放物品的名稱與數(shù)量必須與申請表中一致，不得任意增加。錯

　　19、能夠及時更新庫存記錄。對