2013年秘書資格考試三級(jí)章節(jié)重點(diǎn)詳解:工作計(jì)劃

　　四、制定工作計(jì)劃

　　(一)基礎(chǔ)知識(shí)

　　1.辦公室工作計(jì)劃的種類

　　(1) 按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計(jì)劃、目標(biāo)型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型計(jì)劃五種類型。

　　2.制定工作計(jì)劃的方法:

　　(1) 根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)?？梢允褂脤ｉT制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫下。

　　(2) 區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則(參見四級(jí)秘書)，先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

　　(3) 按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記 出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序，對(duì)需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量。

　　(4)列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財(cái)力等。

　　(5)明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求。

　　(6)指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

　　(7)從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完成，確定后，逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中。

　　(8)明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰(shuí)報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，確保計(jì)劃的順利實(shí)施。

　　(9)明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

　　3.計(jì)劃的內(nèi)容與要求:行動(dòng)計(jì)劃或計(jì)劃表必須指明所管理的項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)工作的其他一些重要方面，具體包括：(1)每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。(4)每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計(jì)劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。

　　(二)制定工作計(jì)劃的工作順序

　　1.制定工作計(jì)劃的程序

　　估量機(jī)會(huì)→確定目標(biāo)→確定計(jì)劃工作的前提條件→擬定可行方案→評(píng)價(jià)備選方案→選擇方案→擬定分計(jì)劃→編制預(yù)算。

　　2.編制常見的工作計(jì)劃:常的工作計(jì)劃中都要指明一段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時(shí)做，由誰(shuí)做等具體問題，它是在為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)實(shí)狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。

　　五、確定承辦期限

　　(一)基礎(chǔ)知識(shí)

　　1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復(fù)時(shí)間規(guī)定，許多企業(yè)都對(duì)行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費(fèi)的時(shí)間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

　　2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對(duì)時(shí)效性制定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽(yù)和效率。

　　(二)制定承辦期限對(duì)頂?shù)墓ぷ鞒绦?/P>

　　(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定。(2)時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。(3)確定同一任務(wù)的不同承辦周期。(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。

　　六、對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估

　　(一)基礎(chǔ)知識(shí)

　　1.辦公室工作評(píng)估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機(jī)構(gòu)的建制.(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

　　2.工作質(zhì)量評(píng)估的要求:(1)目標(biāo)不宜過多。(2)目標(biāo)之間要相互協(xié)調(diào)。

　　(二)評(píng)估工作程序

　　1.對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:(1)建立一套完整的目標(biāo)體系;(2)確定目標(biāo)(3)組織實(shí)施(4)檢查評(píng)估

　　2.對(duì)辦公室工作進(jìn)行量化管理：辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運(yùn)用科學(xué)方法(如預(yù)測(cè)、概率估算、實(shí)測(cè)、預(yù)定動(dòng)作世間法等)對(duì)各個(gè)工作項(xiàng)目做出工作定額來(lái)實(shí)行定量考核的管理方法。

　　3.對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估:目標(biāo)必須是明確并可以考核的。包括：(1)數(shù)量目標(biāo)評(píng)估;(2)質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估。

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