2013年秘書資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之辦公事務(wù)(五)

　　12.編制時(shí)間表的方法

　　(1)時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。

　　(2)編制時(shí)間表的方法 1)根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期。 2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。 3)繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目，用簡(jiǎn)明的文字將信息填人表格。

　　13.管理工作日志

　　(1)工作日志的使用方法 1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上填出，同時(shí)在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。 2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時(shí)做好善后工作。

　　(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容 1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況、接待的來訪者;上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況;上司的個(gè)人安排;上司的私人信息。 2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜;上司交辦的工作;自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。

　　(3)秘書在管理工作日志時(shí)應(yīng)注意的問題 1)安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔。 2)進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。 3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。 4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。

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