2013年秘書資格考試四級復習之辦公事務(四)

　　9.印章及介紹信的管理

　　(1)印章的管理 1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領導人“公用”的私章、秘書部門的公章。 2)印章的作用：標志作用、權威作用、法律作用、憑證作用。

　　(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

　　10.辦公設備和辦公用品的進貨與保管

　　(1)辦公設備和辦公用品的接收程序 1)核對貨物，如數(shù)量不對應立即通知采購部門。 2)接收情況應輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。 3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

　　(2)庫存保管的措施 1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。 2)各類物品要貼上標簽，標明類別和存放地。 3)新物品置于舊物品的下面或后面;體積大、分量重的放置在最下面;體積小和常用的物品放在較大物品的前面。 4)儲藏間要有良好的通風和照明。

　　11.辦公設備和辦公用品的庫存記錄

　　(1)庫存控制卡的內容：項目;單位;庫存參考號;日期;最大庫存量;再定貨量;最小庫存量;接收(進貨卡);發(fā)放(出貨卡);余額(庫存卡)。

　　(2)庫存記錄的目的 1)資金不被不必要的庫存占用。 2)空間不被用來儲存不必要的貨物。 3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。 4)保持充足的庫存。 5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。 6)可利用準確的庫存進行估價。

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