公路監(jiān)理工程師：談企業(yè)合同的審核和管理

第二部分 合同的審核和管理

　　由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系，涉及了大量的法律專業(yè)問題。所以，企業(yè)應(yīng)專門成立法律顧問部門，來統(tǒng)一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。那么，作為一個企業(yè)的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據(jù)自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經(jīng)驗(yàn)，對合同的審核和管理主要應(yīng)從以下幾個方面著手：

　　第一，企業(yè)應(yīng)成立一個合同管理部門，統(tǒng)一歸口審核和管理各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對合同實(shí)行分級、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門（主要有供銷、基建、技改等）和所屬各單位（主要有各個分公司、駐外機(jī)構(gòu)）作為合同二級管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況。要使該統(tǒng)一合同管理模式有效運(yùn)行，則必須要建立健全的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個統(tǒng)一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

　　其一，對企業(yè)公章或合同章的保管。根據(jù)我國當(dāng)前對企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒有企業(yè)法定代表人或者授權(quán)人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認(rèn)為，該企業(yè)已經(jīng)認(rèn)可了該合同的有關(guān)條款，該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當(dāng)然，如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無須承擔(dān)責(zé)任?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規(guī)定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對此負(fù)有舉證的義務(wù)，這點(diǎn)在實(shí)際上是有相當(dāng)?shù)睦щy的。

　　其二，對企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會存在這個問題，由于市場經(jīng)濟(jì)的各類信息變幻莫測，許多機(jī)會瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會產(chǎn)生權(quán)力授予與權(quán)力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業(yè)管理機(jī)制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權(quán)力，以避免表見代理的產(chǎn)生，避免對企業(yè)帶來被動的局面。在實(shí)際操作過程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預(yù)先給于相當(dāng)數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當(dāng)?shù)臅r候簽訂合同。這其實(shí)就是企業(yè)的一種授權(quán)行為，但是很不完善的。因?yàn)椋髽I(yè)在授權(quán)的同時，對其的權(quán)力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產(chǎn)生狹義無權(quán)代理或表見代理行為。因此，筆者建議，企業(yè)應(yīng)在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權(quán)獨(dú)立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權(quán)代理或表見代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預(yù)先給他的空白介紹信、授權(quán)委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時上繳，同時務(wù)必以最快的速度通知和他有業(yè)務(wù)往來的關(guān)系客戶。

　　其三，對企業(yè)的被解聘主要負(fù)責(zé)人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負(fù)責(zé)人比如說總經(jīng)理，則應(yīng)在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應(yīng)及時明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系的客戶，以防止表見處分的發(fā)生。

　　第二，把合同分類，對重要的合同要做重點(diǎn)審核和管理一般地說，企業(yè)的重大合同主要有：合作發(fā)展合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同、金額巨大的購銷合同等。由于這些合同涉及到企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)利益，對企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，因此，在簽訂合同過程中，一定要把這些合同挑出來，做為合同的重點(diǎn)審核和管理對象，從合同的項(xiàng)目論證、對方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都應(yīng)有法律顧問部門的主要人員的參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

　　第三，合同審核的主要內(nèi)容合同內(nèi)容豐富多樣，合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此，對任何一個合同的審核，都應(yīng)做到有的放矢，對主要的內(nèi)容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內(nèi)容，根據(jù)合同法的規(guī)定，主要包括：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所； 合同要履行的標(biāo)的物；標(biāo)的物數(shù)量；標(biāo)的物質(zhì)量；標(biāo)的物價款或者需要支付的報(bào)酬；履行期限，履行的地點(diǎn)和履行的方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。

　　以為，重要的審核內(nèi)容主要包括以下幾方面：

　　一、對合同當(dāng)事人身份和資格的審查。 這是合同審核中首先要確認(rèn)的問題，也是防止合同詐騙的最有力的防范措施。因?yàn)楹贤?dāng)事人的身份和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效是否能真正履行的先決條件。
　　首先，應(yīng)要求對方出示企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，本人的授權(quán)委托書及本人的身份證。還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進(jìn)行審查。比如說，房地產(chǎn)項(xiàng)目的，則一方必須要有房地產(chǎn)資格；特種機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)的，則需要特種機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)許可證；如果是藥品的，則需要相應(yīng)的國家藥品生產(chǎn)的許可證，否則，就算合同簽訂了也常常會無效。
　　其次，如果是重大的合同，那么，企業(yè)在簽訂合同之前，應(yīng)派遣相關(guān)人員去對方所在地進(jìn)行審查，考察團(tuán)的人員應(yīng)是企業(yè)高級管理人員+主管負(fù)責(zé)人+專業(yè)技術(shù)人員+法律人士+財(cái)務(wù)人員等的綜合組成。這種審查并不僅僅是對對方企業(yè)表面化的考察，而是應(yīng)對對方提供的各類執(zhí)照、證件、資格證、許可證、財(cái)務(wù)報(bào)表等進(jìn)行仔細(xì)的審查。
　　在對企業(yè)本身審查的同時，還應(yīng)去法院調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在訴訟案件，去工商行政管理局調(diào)查核實(shí)該企業(yè)的年檢注冊和歷年的獎罰情況，去土地管理部門和房屋管理部門調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在不動產(chǎn)的抵押擔(dān)保，去稅務(wù)局調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費(fèi)或者是否還有稅費(fèi)沒有及時上繳情況，去環(huán)保局調(diào)查核實(shí)是否存在嚴(yán)重污染環(huán)境的行為等。以上幾個方面的實(shí)地調(diào)查核實(shí)的信息，都是公開化，因此，企業(yè)只要稍微認(rèn)真，就不難對此進(jìn)行實(shí)地審查，但對企業(yè)銀行帳號的查詢則是不容易的。

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當(dāng)然，以上幾個方面的調(diào)查核實(shí)，因合同的內(nèi)容側(cè)重也就不同。比如說，如果是合作發(fā)展項(xiàng)目，那么對繳納稅費(fèi)的情況調(diào)查是必要的；如果是引進(jìn)生產(chǎn)線，那么對該生產(chǎn)線的環(huán)保限制調(diào)查必須要詳細(xì)化。如果是房地產(chǎn)項(xiàng)目合作開發(fā)，那么對該房地產(chǎn)項(xiàng)目的土地審批的相關(guān)手續(xù)是否齊全和是否設(shè)立過抵押擔(dān)保的調(diào)查則要盡可能詳細(xì)。
　　二、對合同標(biāo)的物符合國家各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等）的審查。 這種審查主要是幫助企業(yè)對對方產(chǎn)品質(zhì)量的一種表面化理解。企業(yè)不應(yīng)該只相信對方提供的各類許可證和證件，而應(yīng)根據(jù)對方提供的相關(guān)證件，通過電話咨詢、委托異地審查或者實(shí)地考察等方式予以實(shí)際審核。

　　三、價款的支付審查對價款的如何有效的約定，會直接影響到對方履行合同的心態(tài)，直接關(guān)系到合同是否會順利履行。產(chǎn)品銷售方，則應(yīng)審查對方是否有按時支付合同款的能力，應(yīng)避免出現(xiàn)先供應(yīng)產(chǎn)品后收款的情況，尤其應(yīng)注意避免出現(xiàn)“貨到后付款”之類的低級錯誤。產(chǎn)品買受方，則應(yīng)要求價款的支付應(yīng)與產(chǎn)品的供應(yīng)量和供應(yīng)時間相配應(yīng)，應(yīng)盡可能避免出現(xiàn)價款先支付后提供產(chǎn)品的條款。

　　四、違約責(zé)任的約定我們可以說，違約條款的如何約定，直接反映出該合同的質(zhì)量如何，也直接反映了該合同可以順利履行的可能性。根據(jù)筆者多年的法律服務(wù)實(shí)踐，合同對違約條款的約定越簡單，就越容易出現(xiàn)法律糾紛。我們經(jīng)常會看見合同中關(guān)于違約責(zé)任的這么約定：雙方應(yīng)嚴(yán)格履行本合同，如一方有違約，則另一方根據(jù)法律規(guī)定追究其違約責(zé)任。稍微懂法律知識的人，都知道，這樣的約定，對于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。合同法早就有規(guī)定，合同違約，違約方當(dāng)然必須要承擔(dān)違約責(zé)任，賠償對方的經(jīng)濟(jì)損失。這是法定義務(wù)，無須要當(dāng)事人在合同中約定。但如果賠償、如何計(jì)算經(jīng)濟(jì)損失等這些最重要的問題都沒有涉及，則會對守約方追究違約方的違約責(zé)任造成很大的障礙，而這也是違約責(zé)任的審核的核心所在。
　　在前面合同的概念中，我們就講到過，如果當(dāng)事人沒有在合同約定明確的違約金或著違約金的計(jì)算方法，那么，一旦違約，守約方就無法直接向?qū)Ψ剿髻r。守約方如要想對違約方索賠，那么，他首先要證明自己確實(shí)受到了經(jīng)濟(jì)損失，其次他還應(yīng)證明自己的經(jīng)濟(jì)損失是因?yàn)閷Ψ降倪`約而導(dǎo)致的，再次他還應(yīng)計(jì)算出自己受到經(jīng)濟(jì)損害的具體數(shù)額，該數(shù)額必須用貨幣價值來反映。滿足以上三個方面，他才可以向法院主張違約方的承擔(dān)違約責(zé)任。而在法庭上，他還要面對違約方的質(zhì)證和抗辯，這些都無疑大大增加了他索賠的難度。
　　這里舉個例子：如某甲公司因乙公司延期交付某設(shè)備而導(dǎo)致其錯過了一次絕好的市場機(jī)會。于是，甲公司向乙公司索賠他的經(jīng)濟(jì)損失（包括可得利益），他提供的索賠理由如下：（1）如果乙公司按期交付該設(shè)備的話，那么根據(jù)該設(shè)備的日生產(chǎn)量，每日可以生產(chǎn)1000個產(chǎn)品；（2）該產(chǎn)品在8月、9月、10月這三個月中，市場處于供不應(yīng)求，每個可以銷售的利潤為100元。（3）根據(jù)以上數(shù)量乘加得到200萬的利潤。 如果甲公司要讓法院支持他的索賠理由，那么他至少還應(yīng)提供以下證據(jù)：（1）該設(shè)備自交付起至正常開工調(diào)試日期需要多長時間；（2）該設(shè)備每日生產(chǎn)1000個產(chǎn)品是正常狀態(tài)、滿負(fù)荷、超負(fù)荷下生產(chǎn)：（3）該設(shè)備每日生產(chǎn)1000個產(chǎn)品的參照值依據(jù)；（4）該產(chǎn)品三個月的市場供不應(yīng)求的依據(jù)；（5）甲公司的市場營銷售能力、市場占有率、市場影響力、企業(yè)的知名度等，即證明生產(chǎn)出來的產(chǎn)品可以銷售出去多少的依據(jù)。因?yàn)?，如果消費(fèi)者不知道你或者不熟悉，那么，即使再暢銷的產(chǎn)品，你生產(chǎn)的的產(chǎn)品再好，也會存在無法銷售或者銷售障礙情況。（6）每個產(chǎn)品銷售利潤的依據(jù)，是甲公司的生產(chǎn)利潤還是社會平均利潤率。等等。 以上6個方面的取證，甲公司自己說了不算數(shù)，還必須獲得社會相關(guān)權(quán)威部門的認(rèn)可。這樣，對甲公司來說簡直是比登天還難。當(dāng)然，法院在審判時通常會利用自由裁決權(quán)，很少會如此精確審判。但假如你的證據(jù)無法做到真實(shí)無誤，讓對方難以反駁，那么，你在法庭上，就很難面對對方的質(zhì)證，這顯然會使自己處于不利之地。
　　要解決該問題，最簡潔最有效的辦法就是雙方在合同中約定違約金或者違約金的計(jì)算方法。比如，在以上案例中，甲公司可以在簽訂合同時，根據(jù)該設(shè)備交付后每日生產(chǎn)的數(shù)量，結(jié)合銷售市場，大致估算下每日可以獲得的毛利潤，然后約定：如乙方逾期交付，則每日應(yīng)向甲方支付多少元的違約金。這樣，只要對方一旦違約，甲方就可以直接向?qū)Ψ剿髻r該違約金。只要該違約金的約定不是過高，法院是很難不支持的。而且就算是違約金過高實(shí)際利潤，那也是要對方來舉證。法院在調(diào)整違約金過高或過低時是很謹(jǐn)慎的，但不會判定說，因違約金過高或過低而該條款無效。這就是為什么合同的違約條款的約定的越具體越詳細(xì)，越可以保證合同的順利履行的關(guān)鍵所在。

　　五、合同爭議解決方式的審核一旦發(fā)生違約情形，采用何種方式來解決爭議糾紛就顯得非常重要。根據(jù)前面講到的，當(dāng)前解決合同爭議糾紛，主要是仲裁或訴訟。由于我國當(dāng)前的地方保護(hù)主義的存在，因此，仲裁或訴訟的地點(diǎn)尤其顯得重要。筆者建議在合同中，應(yīng)盡可能選擇在企業(yè)本地訴訟或者仲裁，寧愿在其它方面作出些讓步。如果合同中沒有約定或者約定不明確的，根據(jù)法律規(guī)定，當(dāng)事人可以選擇訴訟地的，那么，一旦雙方爭議無法協(xié)商一致，企業(yè)就應(yīng)盡快先向有利自己的法院提起訴訟，以求得有利于自己的法院管轄權(quán)。

　　第四、合同簽訂后監(jiān)督和管理1、應(yīng)充分注意合同的法定期限和約定的期限。 主要是指企業(yè)因超過法定規(guī)定的期限而喪失合同法規(guī)定的一些法定權(quán)利的行使權(quán)。合同法中有許多法定權(quán)的行使都有明確的期限的，超過該期限，行使權(quán)也就喪失了。而實(shí)際上，所有這些期限的規(guī)定，對企業(yè)履行合同都是有相當(dāng)大的影響的。因此，企業(yè)應(yīng)定期經(jīng)翻閱和審核合同備案件，一旦發(fā)現(xiàn)問題就及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
　　比如合同法第54條規(guī)定：“當(dāng)事人一方因重大誤解訂立的或在訂立合同時顯失公平的，有權(quán)請求人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)變更或者撤銷；一方以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對方在違背真實(shí)意思的情況下訂立的合同，受損害方有權(quán)請求人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)變更或者撤銷?！?在54條中又規(guī)定：具有撤銷權(quán)的當(dāng)事人自知道或者應(yīng)當(dāng)知道撤銷事由之日起一年內(nèi)沒有行使撤銷權(quán)，則該撤銷權(quán)消滅。
　　比如合同法第158條關(guān)于對產(chǎn)品數(shù)量和質(zhì)量檢驗(yàn)的規(guī)定：當(dāng)事人沒有約定檢驗(yàn)期間的，買受人應(yīng)當(dāng)在發(fā)現(xiàn)或者應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)標(biāo)的物的數(shù)量或者質(zhì)量不符合約定的合理期間內(nèi)通知出賣人。買受人在合理期間內(nèi)未通知或者自標(biāo)的物收到之日起兩年內(nèi)未通知出賣人的，視為標(biāo)的物的數(shù)量或者質(zhì)量符合約定，但對標(biāo)的物有質(zhì)量保證期的，適用質(zhì)量保證期，不適用該兩年的規(guī)定。
　　再比如合同法第192和第193條對贈與權(quán)的規(guī)定：受贈人有下列情形之一的，贈與人可以撤銷贈與：（一）嚴(yán)重侵害贈與人或者贈與人的近親屬；（二）對贈與人有扶養(yǎng)義務(wù)而不履行；（三）不履行贈與合同約定的義務(wù)。贈與人的撤銷權(quán)，自知道或者應(yīng)當(dāng)知道撤銷原因之日起一年內(nèi)行使。 因受贈人的違法行為致使贈與人死亡或者喪失民事行為能力的，贈與人的繼承人或者法定代理人可以撤銷贈與。贈與人的繼承人或者法定代理人的撤銷權(quán)，自知道或者應(yīng)當(dāng)知道撤銷原因之日起六個月內(nèi)行使。
　　如果企業(yè)在合同簽訂后，就把合同束之高閣，那么，顯然不會注意到以上撤銷權(quán)的時間限制。以上幾個方面的撤銷權(quán)期限，其實(shí)都是國家從法律上對受損方的一種法定的救濟(jì)權(quán)的規(guī)定。由于合同本來就是雙方在自愿互利的基礎(chǔ)上的合意，雙方都有義務(wù)審查對方的身份和資格，都有義務(wù)仔細(xì)審查相關(guān)的條款。因此，這種法定撤銷權(quán)的行使是不可能無時間限制的。
　　還有一種情況是雙方自愿在合同中約定。合同法第93和95條：當(dāng)事人可以約定一方解除合同的條件。解除合同的條件成就時，解除權(quán)人可以解除合同。法律規(guī)定或者當(dāng)事人約定解除權(quán)行使期限，期限屆滿當(dāng)事人不行使的，該權(quán)利消滅。法律沒有規(guī)定或者當(dāng)事人沒有約定解除權(quán)行使期限，經(jīng)對方催告后在合理期限內(nèi)不行使的，該權(quán)利消滅。
　　如何解釋該合理期限，法律并沒有規(guī)定，法院一般是根據(jù)日常履行期限來推算。 比如說：如甲方交付產(chǎn)品逾期3個月，則乙方有權(quán)單方面解除本合同。這是有效的合同條款。也就是說，如果乙方不在合理期限內(nèi)行使解除權(quán)，則該權(quán)利就自動消滅了。
　　 2、要妥善保管好合同的原件，注意保密合同的具體內(nèi)容合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同的履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。如果企業(yè)把合同的原件弄丟，則會多企業(yè)索賠造成非常被動的局面，甚至?xí)?dǎo)致無法進(jìn)行索賠。許多合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的，也有些合同中會涉及到商業(yè)秘密或者技術(shù)秘密。對這些合同的保管，格外顯得重要。筆者建議將這些合同保管員列入企業(yè)商業(yè)技術(shù)人員中加以管理，以防止泄露重要的內(nèi)部信息。至于該將合同原件保管多少期限，筆者以為越長越好，最短不應(yīng)少于2年期限，這2年期限自合同履行完畢之日起計(jì)算。之所以是2年期限，主要是我國的民事糾紛期限也是2年。當(dāng)然，有些合同2年期限顯然過短。尤其是那些重要的設(shè)備、工程安裝、工程施工合同等等，這些合同的保管期限至少應(yīng)等于或大于它的使用年限。比如說房屋，根據(jù)我國規(guī)定，一般的民用高層建筑的安全通用期限為50-100年。如果在使用60年后發(fā)生倒塌，開發(fā)商單位仍然負(fù)有承擔(dān)違約責(zé)任之可能。這時候如果開發(fā)商與相關(guān)單位的勘察設(shè)計(jì)合同、工程施工合同、設(shè)備安裝合同等已經(jīng)毀損了，那么就會陡然增大開發(fā)商向這些相關(guān)單位索賠的難度。