信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師新大綱范文之項(xiàng)目成本管理
【摘要】
2016年 7月,我參加了╳╳市物價(jià)局發(fā)起的“智慧物價(jià)”信息綜合管理平臺系統(tǒng)的建設(shè)工作,擔(dān)任承建方項(xiàng)目經(jīng)理,該信息綜合管理平臺系統(tǒng)的主要功能有括價(jià)格監(jiān)測預(yù)警、價(jià)格應(yīng)急監(jiān)測、價(jià)格監(jiān)督檢查、商品價(jià)格管理、價(jià)格認(rèn)證管理、成本信息管理、價(jià)格信息發(fā)布、價(jià)格行政審批、價(jià)格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報(bào)聯(lián)動、價(jià)格信息互動服務(wù)、收費(fèi)管理、協(xié)同辦公平臺及物價(jià)門戶網(wǎng)站等 14個(gè)業(yè)務(wù)管理模塊,建設(shè)費(fèi)用 780萬元,系統(tǒng)上線之前用單一系統(tǒng)來進(jìn)行信息管理與業(yè)務(wù)處理,信息孤立、統(tǒng)計(jì)繁瑣、周期長,該項(xiàng)目于 2017年 6月通過了業(yè)主方的驗(yàn)收上線運(yùn)行后 ,贏得了用戶的一致好評,使項(xiàng)目獲得了圓滿成功。本文結(jié)合我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn) ,以該項(xiàng)目為例 ,討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的成本管理 ,主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述 :規(guī)劃成本管理、成本估算、制定預(yù)算、控制成本等內(nèi)容,有效提高了成本管理水平,滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。
【正文】
╳╳市“智慧物價(jià)”信息綜合管理平臺系統(tǒng)項(xiàng)目是在政府加強(qiáng)對市場物價(jià)調(diào)控能力的背景下于 2016年 7月由╳╳市物價(jià)局啟動的,我公司中標(biāo)該項(xiàng)目,中標(biāo)金額為 780萬元,其中軟件部分為 360萬元。本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理,負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理。項(xiàng)目歷時(shí)一年于 2017年 6月通過客戶方的驗(yàn)收。
該項(xiàng)目旨在建立一套集物價(jià)信息采集、分析、處理、發(fā)布于一體的系統(tǒng),包括價(jià)格監(jiān)測預(yù)警、價(jià)格應(yīng)急監(jiān)測、價(jià)格監(jiān)督檢查、商品價(jià)格管理、價(jià)格認(rèn)證管理、成本信息管理、價(jià)格信息發(fā)布、價(jià)格行政審批、價(jià)格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報(bào)聯(lián)動、價(jià)格信息互動服務(wù)、收費(fèi)管理、協(xié)同辦公平臺及物價(jià)門戶網(wǎng)站等十四個(gè)子模塊,涵蓋了該單位的主要業(yè)務(wù)工作。系統(tǒng)采用 J2EE體系結(jié)構(gòu),可實(shí)現(xiàn) B/S、手機(jī)客戶端等多客戶端接入,開發(fā)環(huán)境采用 eclipse(Helios Service Release 1),數(shù)據(jù)庫采用 Oracle11g。
由于該系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大(涵蓋物價(jià)部門幾乎所有業(yè)務(wù)),建設(shè)時(shí)間緊(建設(shè)期限為一年),涉及的干系人多(內(nèi)部干系人包括項(xiàng)目組各類成員、公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員,外部干系人不僅包括市局各科室,也包括 12個(gè)區(qū)縣物價(jià)局的相關(guān)人員、運(yùn)營商等),參與的項(xiàng)目成員多(高峰時(shí)達(dá)到 60人,我將小組成員分為硬件集成部署組、數(shù)據(jù)中心組、軟件開發(fā)組、平臺測試組(四個(gè)小組),采購的貨物眾多(網(wǎng)絡(luò)及安全設(shè)備、存儲設(shè)備、服務(wù)器、負(fù)載均衡、統(tǒng)一認(rèn)證、虛擬化平臺、數(shù)據(jù)庫、觸摸屏、信息采集設(shè)備等)等特點(diǎn),為了保證項(xiàng)目圓滿完成,我組建了強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu),通過有效的項(xiàng)目管理,特別是出色的成本管理,帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效,取得了項(xiàng)目的成功。本文將圍繞該項(xiàng)目的成本管理進(jìn)行重點(diǎn)討論。
一、規(guī)劃成本管理我們知道,項(xiàng)目成本管理就是對項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行規(guī)劃、估算、預(yù)算和控制,從而保證項(xiàng)目能在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完成各項(xiàng)工作。因此,為了保證項(xiàng)目能完成預(yù)定的目標(biāo),必須加強(qiáng)對項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生成本的控制,因?yàn)橐坏╉?xiàng)目成本失控,就難以在預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目。而一旦預(yù)算超支,項(xiàng)目利潤就會減少甚至根本沒有利潤。而企業(yè)是以贏利為目的的,如果企業(yè)利潤很薄或沒有利潤,則企業(yè)的生存和發(fā)展無疑就會受到嚴(yán)重威脅。因此,對項(xiàng)目成本的有效管控是攸關(guān)企業(yè)生死的問題,非常重要。
鑒于此認(rèn)識,項(xiàng)目一開始我就高度重視成本管理工作,謀定而動,從制定成本管理計(jì)劃開始,根據(jù)我對成本管理所需要的活動的理解,依據(jù)《項(xiàng)目工作說明書》和項(xiàng)目合同等文件,制定了成本管理計(jì)劃,包括成本管理的基本流程、成本估算的方法、預(yù)算編制的原則、成本控制的方法和流程,以及成本績效報(bào)告的格式和匯報(bào)頻率等。我們制定的成本管理的基本流程是:第一步,項(xiàng)目經(jīng)理組織成本估算。第二步,高層審批估算,確定預(yù)算,項(xiàng)目經(jīng)理按進(jìn)度計(jì)劃分配預(yù)算形成成本基線。第三步,根據(jù)基線對成本進(jìn)行控制。上述成本管理的三個(gè)過程相輔相成,既一環(huán)扣一環(huán),又各有側(cè)重點(diǎn),都很重要,任一過程都不能偏廢,都要做好,整個(gè)成本管理的工作才能做好,下面介紹我的具體做法:
二、成本估算
成本估算是指對完成項(xiàng)目各項(xiàng)活動所必須的各種資源的成本做出近似的估
算。在制定《項(xiàng)目范圍說明書》和《工作分解結(jié)構(gòu)》的基礎(chǔ)上,結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)識別和風(fēng)險(xiǎn)分析的成果,基于《項(xiàng)目活動清單》我們對項(xiàng)目的成本進(jìn)行了估算。對于需要采購的設(shè)備和軟件我們根據(jù)投標(biāo)時(shí)與廠商達(dá)成的采購價(jià)格計(jì)算,相對比較簡單,我們核算出的成本為 120萬元。而對于軟件開發(fā)部分,當(dāng)初投標(biāo)的時(shí)候,由于我公司在物價(jià)行業(yè)沒有做過項(xiàng)目,沒有先前開發(fā)的項(xiàng)目可以直接比較,結(jié)果是拿我公司在其它相近行業(yè)的項(xiàng)目來進(jìn)行類比,估算出一個(gè)大致的開發(fā)成本,現(xiàn)在不能直接照搬,需要重新進(jìn)行有根據(jù)的估算。我們知道,相對準(zhǔn)確的項(xiàng)目成本估算是成本管理的基礎(chǔ),非常重要,這是該項(xiàng)目我們遇到的一個(gè)較大挑戰(zhàn)。針對該項(xiàng)目的實(shí)際情況,我們最后采用了 IFPUG功能點(diǎn)分析法,根據(jù)軟件需求規(guī)格說明書及 IFPUG功能點(diǎn)分析法的操作規(guī)程,估算要開發(fā)系統(tǒng)的功能點(diǎn)數(shù),再從每個(gè)功能點(diǎn)的功能類型和復(fù)雜度兩個(gè)維度,參考業(yè)界單功能點(diǎn)開發(fā)時(shí)長,測算出項(xiàng)目工作量。按照該方法,我們測算的項(xiàng)目軟件開發(fā)工作量為 275人月(該工作量通過了公司軟件開發(fā)工作量評審小組的評審),人員平均工資按照財(cái)務(wù)部提供的數(shù)據(jù)為 8000元/人月,計(jì)算得出的成本為 220萬元。根據(jù)我們的工程經(jīng)驗(yàn),結(jié)合本項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)特征,我們考慮了 10%的應(yīng)急儲備金和 5%的管理儲備金,估算出軟件開發(fā)部分的總預(yù)算為 253萬元。項(xiàng)目的總成本就是軟件開發(fā)和采購部分的費(fèi)用合計(jì),為 373萬元,我們將最終的估算結(jié)果提交給評審小組進(jìn)行評審,上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。由于估算工作做得扎實(shí),最后實(shí)際的成本僅僅超過了 4%。
三、制定預(yù)算
制定成本預(yù)算是將項(xiàng)目的成本估算分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體工作上,以確定項(xiàng)目各項(xiàng)工作和活動的成本定額,制定項(xiàng)目成本控制標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定項(xiàng)目意外成本的劃分與使用規(guī)則的一項(xiàng)項(xiàng)目管理工作。由于成本估算工作做得比較細(xì),評估依據(jù)也比較充分,預(yù)算順利通過了公司項(xiàng)目工作量評審小組的評審和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。之后我們根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、采購計(jì)劃和項(xiàng)目資源日歷,并采用資金限制平衡等工具和技術(shù)對預(yù)算進(jìn)行了分?jǐn)?,逐?xiàng)分?jǐn)偟焦ぷ靼?,并制定了工作包成本控制?biāo)準(zhǔn),在此基礎(chǔ)上再次將預(yù)算分?jǐn)偟矫總€(gè)項(xiàng)目活動中,確定每一項(xiàng)預(yù)算的支出時(shí)間,最終形成項(xiàng)目時(shí)間點(diǎn)對應(yīng)的項(xiàng)目累計(jì)支出,即成本基準(zhǔn),并描繪出了成本基準(zhǔn)的 “S曲線”為日后的成本控制提供依據(jù)。由此可見,我們所進(jìn)行的成本預(yù)算即是對成本估算的細(xì)化,又是為成本控制提供依據(jù)。當(dāng)然,在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中,我們根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況,對成本基準(zhǔn)的“ S曲線”也進(jìn)行過修正。
四、控制成本
控制成本是指項(xiàng)目組織為保證在變化的條件下實(shí)現(xiàn)其預(yù)算成本,按照事先擬定的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn),通過采用各種方法,對項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的各種實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行對比、檢查、監(jiān)督、引導(dǎo)和糾正,盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。前面的計(jì)劃工作做好只是基礎(chǔ),最終要看計(jì)劃的執(zhí)
行情況,這也是最能體現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)歷管理能力的方面,這也是我在該項(xiàng)目中另一個(gè)
重要的挑戰(zhàn)。
在本項(xiàng)目中我們遵循下面的步驟進(jìn)行成本控制工作:第一步,定期評估成本績效。第二步,根據(jù)評估結(jié)果確定成本控制措施。第三步,跟蹤成本控制措施的實(shí)施效果。第四步,調(diào)整和優(yōu)化成本控制措施。上述過程持續(xù)不斷地循環(huán)進(jìn)行。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中,我們一般半月進(jìn)行一次成本績效評估,采用項(xiàng)目績效報(bào)告等形式跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用情況。報(bào)告績效時(shí),我們采用掙值技術(shù),每二周將 PV(計(jì)劃值)、 AC(實(shí)際值)和 EV(掙值)繪制成“ S曲線”,并根據(jù) PV、 AC和 EV及其它相關(guān)信息進(jìn)行項(xiàng)目偏差分析和趨勢分析,根據(jù)偏差情況及時(shí)采取相應(yīng)的成本控制措施,本項(xiàng)目我們采用過的成本控制措施有加班、調(diào)整人力資源、實(shí)施技能培訓(xùn)和選用更高效的技術(shù)等。例如在項(xiàng)目進(jìn)行到中期的時(shí)候,我們進(jìn)行了一次績效測量, PV=200萬元, AC=190萬元, EV=180萬元,計(jì)算得出 SV=EV—PV=180—200=—20元, CV=EV—AC=180—190=—10萬元,由此得出進(jìn)度落后,成本超支。為此我們采取了幾項(xiàng)措施,主要包括:向公司要求增派高效的人手,內(nèi)部進(jìn)行了幾期培訓(xùn),對活動安排進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整,增加活動進(jìn)行的并行度等,取得了明顯的效果,一個(gè)月后,成本和進(jìn)度都達(dá)到了計(jì)劃的要求。
當(dāng)然,如果確屬成本基線制訂不夠合理,我們會通過變更控制流程申請對成本基線的變更,以保證成本基線始終對成本的控制具有指導(dǎo)作用,本項(xiàng)目我們共計(jì)進(jìn)行了二次成本基線的變更。另外,對于一些重要的里程碑或階段,我們都會根據(jù)項(xiàng)目當(dāng)前的績效,對完工估算進(jìn)行預(yù)測,并寫入績效報(bào)告中及時(shí)通知干系人,以利于獲取他們的支持。
╳╳市“智慧物價(jià)”信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目于 2017年 6月 20日全部上線并順利通過了用戶的驗(yàn)收,在合同規(guī)定的日期前 10天左右圓滿完成了各項(xiàng)任務(wù),至今已運(yùn)行 5個(gè)多月的時(shí)間,運(yùn)行狀況良好,得到用戶的一致好評。項(xiàng)目完成后,我們對項(xiàng)目的成本管理進(jìn)行了認(rèn)真回顧,我總結(jié)出信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面:要有一套行之有效的流程來進(jìn)行成本管理;要選用性價(jià)比最高的人力資源,要進(jìn)行人員技能培訓(xùn),實(shí)現(xiàn)了人才和工作的最佳匹配,因?yàn)槿藛T技能提高了,并把合適的人放在合適的崗位,這樣才能提高工作效率,從而降低成本;費(fèi)用估算要科學(xué)和合理,估算依據(jù)要完整和可信,要充分考慮了風(fēng)險(xiǎn);要采用合適的監(jiān)控手段和工具,監(jiān)控要到位,發(fā)現(xiàn)偏差時(shí)要采取合適的措施,要能在盡可能短的時(shí)間內(nèi)解決。
然而,在本項(xiàng)目的成本管理方面,也存在一些不足和教訓(xùn),主要有:成本估算分類科目不夠全面,雖然我們將總成本分成了直接成本和間接成本,有些成本科目特別是間接成本的一些科目之前還是沒有預(yù)計(jì)到,例如公司內(nèi)部分?jǐn)偟囊恍┒惤稹㈩~外福利等費(fèi)用,導(dǎo)致實(shí)際費(fèi)用有所超支;成本預(yù)算過程缺少歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)的參考,隨意性強(qiáng),雖然也應(yīng)用了 Project工具進(jìn)行支持,但主要還是依靠人員過去的經(jīng)驗(yàn),預(yù)算結(jié)果對人員的依賴性很強(qiáng);在成本控制過程中采取的一些糾
偏措施不是很恰當(dāng),比如有時(shí)為了控制某個(gè)時(shí)間點(diǎn)上費(fèi)用不超支而采用趕工,由
于管控不當(dāng)導(dǎo)致了少量返工,浪費(fèi)了原本可以節(jié)省的一些成本。
深刻地記住這些經(jīng)驗(yàn),汲取其中的教訓(xùn),在以后的項(xiàng)目管理實(shí)踐中不斷改進(jìn),相信通過不懈的努力,我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷提高。
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