國家公務(wù)員面試備考:會議組織題詳解
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一、會議組織基本流程
組織會議盡管種類繁多，但是其組織流程大體框架都是基本相通的，主要分為會議準(zhǔn)備、會議實(shí)施和會議結(jié)束三階段。
(一)會議準(zhǔn)備
1.確定會議主題、名稱、時間、地點(diǎn)、會議規(guī)模、議程和會議安排;
2.確定參加會議的范圍或人員(領(lǐng)導(dǎo)、老師、主持人、學(xué)者等代表)，成立工作組(資料組、組織組、宣傳組、后勤組、保衛(wèi)組等)，確定工作人員、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算;
3.安排好場地、住宿、伙食、用品、資料、交通等;
4.做好會場布置，制定好后勤保障方案;
5.發(fā)放會議通知。
(二)會議實(shí)施
1.會議簽到及會議文件資料發(fā)放;
2.按會議議程逐步開始，維持會場秩序，做好會議記錄;
3.安排好會議進(jìn)行中的后勤保障，處理會議過程中的突發(fā)情況等。
(三)會議結(jié)束
1.安排好參會人員離開的交通;
2.清理會場，統(tǒng)計(jì)經(jīng)費(fèi)并報銷;
3.整理會議資料并形成簡報;
4.落實(shí)會議精神，撰寫工作總結(jié)。
二、會議組織注意事項(xiàng)
會議組織工作是會議召開的重要環(huán)節(jié)，會議組織的質(zhì)量很多都體現(xiàn)在會議的組織細(xì)節(jié)上，因此在做會議組織工作時應(yīng)注意的事項(xiàng)有以下幾點(diǎn)：
(一)開會之前要深入考慮召開會議的目的，準(zhǔn)備好會議上報告、提問、調(diào)查或討論的綱目。
(二)要根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數(shù)的多少，應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容、會議預(yù)期效果和場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議，人數(shù)可少些。調(diào)查情況、紀(jì)念及宣傳性的會議，人數(shù)可多些。
(三)為使會議開得有成效，根據(jù)會議內(nèi)容，會前應(yīng)考慮一些人重點(diǎn)發(fā)言，并在發(fā)言上做一些重點(diǎn)分工。
(四)盡可能了解與會人員情況，在會議休會期間，組織一些聯(lián)誼活動，增進(jìn)了解，加深感情。會議結(jié)束后，應(yīng)繼續(xù)與會議人員保一定的聯(lián)系，以備需要時，可以進(jìn)行合作。
(五)根據(jù)會議的安排，確定會議的地址，安排好主會場和分組討論的地點(diǎn)。住宿會議還應(yīng)安排好房間，落實(shí)食宿等各項(xiàng)問題。
(六)根據(jù)會議的時間安排，發(fā)出會議通知，會議通知應(yīng)及早，內(nèi)容要明確、具體，如報到日期、地點(diǎn)、會議期限、日程、會議議題，需帶的票證和物品等。
(七)會議開始后，及時掌握會議的動態(tài)，對會議的進(jìn)展情況進(jìn)行搜集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。
(八)會議結(jié)束之前，聯(lián)系好會議人員返回的車票、機(jī)票，力爭將食宿費(fèi)等盡早結(jié)算清楚。
(九)會議結(jié)束后，要對會議的各類文件材料做好善后工作，需發(fā)簡報或文件的應(yīng)從速擬發(fā)。各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等，應(yīng)立案存檔。
(十)注意合理安排會議日程，適當(dāng)安排一些娛樂體育活動，以減輕與會者疲勞，活躍會議氣氛。
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