2015年秘書資格四級(jí)重點(diǎn)復(fù)習(xí):安排會(huì)議值班

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　　安排會(huì)議值班

　　(一)會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

　　1.會(huì)議值班工作的內(nèi)容

　　會(huì)議值班工作的內(nèi)容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

　　2.會(huì)議值班的意義

　　會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級(jí)重要指示、會(huì)議精神及時(shí)傳達(dá)和會(huì)議發(fā)生的重大緊急事情及時(shí)反映、保證會(huì)議順利進(jìn)行的作用。

　　從一定意義上說，值班工作質(zhì)量也代表了會(huì)議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直接反映和影響會(huì)議主辦方的工作效率。

　　(二)安排會(huì)議值班的工作程序

　　1.制定值班工作制度

　　值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責(zé)任制度;(3)交接班制度。

　　2.明確值班工作任務(wù)

　　會(huì)議值班人員的主要工作任務(wù)如下：

　　(1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強(qiáng)對(duì)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

　　(3)要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

　　(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

　　(6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

　　(7)做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　(8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

　　3.編制會(huì)議值班表

　　會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間;(2)會(huì)議值班人員姓名;(3)會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào);(4)會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名;(5)用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

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