2015物業(yè)管理師管理實(shí)務(wù)考點(diǎn):物業(yè)管理檔案的保存與安全
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物業(yè)管理檔案的保存與安全
(一)檔案保存
1.檔案的保存價(jià)值和保存期限
某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過(guò)程中有一份混凝土試塊檢測(cè)報(bào)告，單個(gè)來(lái)看也許并不顯得有多重要，但從施工過(guò)程中產(chǎn)生的一系列文件來(lái)考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過(guò)程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過(guò)這一組文件獲得該物業(yè)在施工過(guò)程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長(zhǎng)期保存的檔案中。
各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。為便于把握，表12-2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。
2.檔案保存注意事項(xiàng)
某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)
表12-2
|
保存期限 |
時(shí)間 |
劃分標(biāo)準(zhǔn) |
備注 |
|
永久 |
無(wú)限期 |
凡是記載和反映物業(yè)、大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備及物業(yè)管理活動(dòng)的基本歷史情況，對(duì)物業(yè)維護(hù)和使用以及科學(xué)研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)研究參考價(jià)值的文件 |
1．有關(guān)所管物業(yè)及重要的附屬設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)性文件資料，有關(guān)更新改造、大中小修的會(huì)議決議的文件、記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和技術(shù)參數(shù)等文件；
2．有關(guān)物業(yè)管理工作中產(chǎn)生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等；
3．業(yè)主及業(yè)主大會(huì)的基礎(chǔ)資料、會(huì)議決議、決定、請(qǐng)示報(bào)告記錄等文件 |
|
長(zhǎng)期 |
15～60年 |
凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進(jìn)行查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的文件與記錄 |
1．有關(guān)物業(yè)管理工作中的年度季度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；
2．與物業(yè)相關(guān)的附屬設(shè)施設(shè)備(工作壽命在5年以上10年以內(nèi))的基本技術(shù)和商業(yè)資料，維修維護(hù)合同和記錄，大中小修、更新改造記錄和會(huì)議決議等文件；
3．物業(yè)本體及大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備的維護(hù)記錄 |
|
短期 |
15年以內(nèi) |
其他只在較短時(shí)期內(nèi)有查考意義的文件與記錄 |
1．小型設(shè)施設(shè)備的更新、維修記錄；
2．有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)和運(yùn)行記錄的相關(guān)文件和記錄 |
(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時(shí)起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類(lèi)檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。
(3)各類(lèi)小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類(lèi)檔案應(yīng)有一個(gè)銷(xiāo)毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無(wú)謂占用。
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