2015年秘書資格四級重點(diǎn)復(fù)習(xí):安排上司的差旅事務(wù)

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　　安排上司的差旅事務(wù)

　　(一)差旅前的準(zhǔn)備工作

　　1.差旅準(zhǔn)備的要求

　　(1)根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇。

　　(2)準(zhǔn)備訂票時一定要查用最新的時刻表。

　　(3)訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習(xí)慣。

　　(4)平時注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識，以確保工作的順利進(jìn)行。

　　2.制定旅程計(jì)劃表

　　作為秘書，在制定旅行計(jì)劃、編制旅程表時應(yīng)注意以下幾方面：

　　(1)要明確上司旅行的意圖、目的地、旅行時間、到達(dá)目的地后的商務(wù)活動計(jì)劃。

　　(2)了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉本單位對出差的有關(guān)規(guī)定。

　　(3)制定旅程表時，向有關(guān)服務(wù)部門或向旅行目的地享有聲譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取旅行有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)亟煌üぞ叩倪\(yùn)行情況、旅行路線、旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣、外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識;需要中轉(zhuǎn)時，盡量選擇銜接時間在2～4小時之間的班機(jī)，以免浪費(fèi)時間。

　　(4)旅行計(jì)劃要按時間順序編排，做到清楚明了;要考慮上司的身體狀況，時間上留有余地。

　　(二)安排上司差旅事務(wù)的工作程序

　　1.制定商務(wù)旅行計(jì)劃

　　一份商務(wù)旅行計(jì)劃至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　(1)出差的時間、啟程及返回日期，接站安排。

　　(2)出差的路線、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排。

　　(3)會晤計(jì)劃(人員、地點(diǎn)、日期和時間)。

　　(4)交通工具的選擇，飛機(jī)、火車、大巴或轎車。

　　(5)需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。

　　(6)上司或接待人員的特別要求。

　　(7)上司旅行區(qū)域的天氣狀況。

　　(8)行程安排，約會、會議計(jì)劃、會晤人員的名單及背景、會晤主題。

　　(9)差旅費(fèi)用，現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票。

　　(10)上司的住宅電話號碼。

　　2.制作旅程表

　　一份周密的旅程表主要包括6項(xiàng)內(nèi)容：(1)日期;(2)具體時間;(3)地點(diǎn);(4)交通工具;(5)具體事項(xiàng);(6)備注。

　　3.準(zhǔn)備上司在不同場合的發(fā)言提綱

　　4.辦理出國手續(xù)

　　(1)撰寫出國申請

　　應(yīng)包括：1)出國事由;2)出國路線(外國公司所在國名稱);3)出國日程安排，包括出國時問，在國外活動的時間、地點(diǎn)、回國時間等;4)出國組團(tuán)的人數(shù)。

　　(2)辦理護(hù)照

　　1)攜帶有關(guān)證件。

　　2)因公出國人員的護(hù)照應(yīng)到外交部或其授權(quán)的機(jī)關(guān)辦理;因私出國人員的護(hù)照，由公安部授權(quán)的機(jī)關(guān)辦理。

　　3)認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表。

　　4)拿到護(hù)照后，應(yīng)檢查姓名、出生年月、地點(diǎn)是否填寫正確，并在簽字格上簽名。

　　(3)辦理簽證

　　(4)協(xié)助辦理《國際預(yù)防接種證書》(即“黃皮書”)

　　(5)協(xié)助辦理出境登記卡

　　(6)訂購機(jī)票(船票、車票)(7)辦理保險

　　5.秘書在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容

　　秘書在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容包括：

　　(1)審查選定最佳旅程表;

　　(2)了解外匯信息，辦理兌換外幣;

　　(3)準(zhǔn)備隨身用品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等;

　　(4)準(zhǔn)備文件;

　　(5)準(zhǔn)備相關(guān)證件;

　　(6)做好旅行安排;

　　(7)注意時差問題;

　　(8)收集所到國的背景資料。

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