2014年秘書資格五級文檔管理復(fù)習(xí):裝訂檔案

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　　裝訂檔案

　　(一)相關(guān)知識

　　1.檔案裝訂的方法

　　(1)線裝式。常見做法是用縫紉機在文件左上角或左側(cè)軋邊，對于較厚的文件也可采用“三孔一線”的裝訂方式。

　　(2)變形材料。使用變形材料裝訂方法簡單，但對材質(zhì)要求較高。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品;塑料制品必須有足夠強度，以免斷裂。

　　(3)粘接式。一般采用漿糊、膠水粘貼的方法，成本較低。

　　但這種方式可逆性差，‘復(fù)印及掃描時不能拆除。

　　2.檔案裝訂的要求

　　(1)去掉每份文件上原有的訂書釘。

　　(2)檢查是否有漏頁、重頁和倒頁。

　　(3)對殘破的文件進行修補。

　　(4)裝訂不能覆蓋任何文字。

　　(5)裝訂一定要結(jié)實牢固。

　　(二)示例分析

　　2005年年底，天地公司的檔案管理人員為了降低成本，提高效率，在批發(fā)市場買了漿糊和膠水，采用粘接法進行檔案裝訂，很快就把大量檔案裝訂完畢。2004年9月8曰，行政經(jīng)理要查閱2003年形成的辦公室管理規(guī)定。當(dāng)檔案管理人員調(diào)出這份文件時，不禁大吃一驚，漿糊粘接的這份文件，由于漿糊浸到了文字，字跡已經(jīng)模糊不清了。

　　點評：進行檔案裝訂，裝訂方法十分重要，關(guān)系到檔案的保管與利用。秘書必須了解檔案裝訂工作的程序與方法，確保裝訂的檔案不致破損。

　　(三)工作程序

　　1.整理歸檔的文件

　　歸檔文件以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文為一件。

　　2.修整歸檔的文件

　　(I)修裱破損文件。使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行修補或托裱，恢復(fù)文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處被磨損的文件;托裱是在文件的一面或兩面托上一張紙用以加固文件。

　　(2)復(fù)制字跡模糊或易褪色變質(zhì)的紙質(zhì)文件。采用復(fù)印的方式，對字跡模糊或易褪色變質(zhì)的紙質(zhì)文件進行復(fù)制。

　　(3)對超過A4紙張邊緣的文件進行折疊。折疊時，盡量減少折疊次數(shù)，折痕最好位于文件字跡之外。文件頁數(shù)較多時，單張折疊，方便歸檔后的查閱利用。

　　3.選擇裝訂方法

　　針對線裝式、粘接式、變形材料裝訂方法和文件的特點，確定一種裝訂方式。

　　4.裝訂歸檔文件

　　根據(jù)選擇的裝訂方法，把歸檔文件用線繩或漿糊、膠水、變形材料組裝起來。

　　(四)注意事項

　　(1)穿孔式和鉚接式方法對檔案破壞較大，不宜用于歸檔文件的裝訂。

　　(2)任何人都不得隨便拆除裝訂，從中抽取文件。

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