2014年秘書資格五級事務管理復習:正確處理郵件

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　　正確處理郵件

　　(一)相關知識

　　1.傳閱郵件的要求

　　秘書要及時分送需傳閱的郵件，要明確傳閱的范圍，只傳閱給需要閱讀的人看，還要做好登記工作。

　　2.寄發(fā)郵件的要求

　　秘書寄發(fā)郵件前，要仔細檢查寄發(fā)的郵件是否完整，要了解郵政部門的相關規(guī)定，還要確認所發(fā)郵件的準確性。

　　3.企業(yè)保密工作的內容和范圍

　　企業(yè)的保密工作就是要保守企業(yè)的秘密。防止由于失密、泄密和竊密現(xiàn)象的發(fā)生而給企業(yè)帶來損失和消極影響，這是企業(yè)每個員工的義務和責任。凡是丟失涉及保密內容的物品，無論是否找到，均視為失密;凡是把秘密事項透漏給不應知密的人員，稱為泄密;凡是采取非法手段竊取、搜集、刺探、收買、出賣企業(yè)秘密的叫竊密。

　　企業(yè)保密物品的秘密等級，應按照《中華人民共和國保密法》的原則，根據(jù)其一旦泄密將給企業(yè)造成損失的程度自主確定。

　　任何秘密物品的保密都是有期限的。對已經超過保密期限的，要及時進行解密，使其成為公共信息。

　　企業(yè)保密工作的具體內容應包括：

　　(1)上級下發(fā)和本單位形成的具有機密內容的文件、電報、資料、圖紙、圖片、內部刊物、錄音帶、錄像帶等。

　　(2)董事會會議、黨委會議和經理辦公會議記錄，具有機密內容的各種會議文件。

　　(3)組織人事部門對人員的考核材料。

　　(4)專利技術、工藝和配方、技術訣竅、發(fā)明創(chuàng)造和科研成果。

　　(5)機構設立、變更、產權流動、資產重組的相關資料。

　　(6)人事檔案、科技檔案和涉及機密的文書檔案。

　　(7)各種公章、印信、證件等。

　　(8)重要的客戶資料、產品研發(fā)和市場開發(fā)計劃以及重要的財務數(shù)據(jù)等。

　　4.保密工作的制度內容

　　企業(yè)秘密是企業(yè)的生命，直接關系到企業(yè)的經濟效益，關系到企業(yè)的盛衰興亡。隨著市場競爭的不斷加劇，企業(yè)之間的信息戰(zhàn)、情報戰(zhàn)也在不斷升級。有的企業(yè)由于不注意保密工作，被競爭對手挖走關鍵人才和核心機密，而導致在競爭中失利乃至破產。這樣的事例比比皆是。我國的著名傳統(tǒng)產品景泰藍和宣紙的制造工藝被外國人竊走，就給國家?guī)砹司薮蟮慕洕鷵p失。因此，加強保密工作，防止失密、泄密和被竊密事件的發(fā)生，是辦公室和秘書人員的一項時刻不可粗心大意的重要工作。

　　《中華人民共和國保密法》把國家秘密分為絕密、機密、秘密3個等級。

　　“絕密”是最重要的國家機密，一旦泄露出去會使國家安全和利益受到特別嚴重的損害;“機密”是重要的國家機密，一旦泄露出去會使國家安全和利益遭受到嚴重的損害;“秘密”是指一般的國家機密，一旦泄露出去會使國家安全和利益遭受到損害。

　　5.保密工作的方針和原則

　　《中華人民共和國保密法》規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范，突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針?！备鶕?jù)這一指導思想，商務秘書的保密工作要堅持以下原則：

　　(1)積極防范

　　要把保密工作的落腳點放在預防上，全方位、全過程地做好預防工作，做到以防為主，防患于未然。要把保密工作列入員工的培訓計劃之中，加強對全員的保密教育，克服無密可保的麻痹思想，增強保密意識，樹立“保守秘密就是維護企業(yè)的權益”、“保守秘密，人人有責”的思想。建立健全保密工作的規(guī)章制度，落實保密工作責任制和失泄密責任追究制。

　　(2)突出重點

　　要根據(jù)企業(yè)的實際情況，確定保密工作的重點環(huán)節(jié)、重點部位和重點人員，加強經常性的教育和監(jiān)督檢查。一般說來，企業(yè)的秘書人員、技術人員、財務人員和銷售人員都是保密工作的重點。

　　(3)有保有放

　　企業(yè)要正確劃定保密工作的范圍，確定秘密與非密、核心秘密與一般秘密的界限。劃密范圍過大，不利于信息的交流;劃密范圍過小，又容易造成泄密。因此，要做到寬嚴有度，保放結合，該保的秘密一定要保好，不該保密的信息一定要公開。在過去計劃經濟條件下，保密是常例，開放是特例;而在現(xiàn)代市場經濟條件下，開放是常例，而保密是特例。

　　(4)內外有別

　　內外有別是指保密工作應因人而異，做到國內與國外有別，在涉外活動中，友好歸友好，保密歸保密;上級與下級有別，即嚴格按照保密規(guī)定，逐級發(fā)布秘密信息。

　　(二)、示例分析

　　天地公司管文書收發(fā)的初萌，一貫嚴格執(zhí)行交接手續(xù)。一天，經過清點、對號、查看封口，發(fā)現(xiàn)無問題后，她簽收了一批外來公文。但是，在啟封、登記過程中，她發(fā)現(xiàn)有一份屬某某單位的機密文件，混裝在普通文件中。這是她多年工作中遇到的第一次，她不知該如何處理。退回去怕節(jié)外生枝，說自己看了機密文件，惹出麻煩來;不退也不妥。后來她將此事報告了辦公室主任，通過正常方式將文件退給了發(fā)文單位。

　　點評：機密文件不能按普發(fā)文件的發(fā)文渠道發(fā)送，更不能混裝在普通文件中。上述出現(xiàn)的情況，更是不允許的。一些辦文人員，不熟悉文書處理有關規(guī)定，或以為這項工作屬簡單勞動，往往在一些具體環(huán)節(jié)上出差錯，結果釀成事故，甚至產生嚴重后果。如果初萌將機密文件的內容看后透露出去，或將機密文件不歸還，就會釀成更嚴重的后果。秘書人員應按規(guī)定辦事，嚴謹工作，嚴格把關。

　　(三)工作程序

　　秘書每天可能收到一大堆郵件、報紙、雜志、印刷品、包裹等，也可能每天要寄出一大堆信函或包裹。這些事看來容易，但要做得干凈利落，不出差錯，除細心與熟練外，還需掌握一定程序和方法。

　　1.簽收郵件

　　辦公室來信的基本程序是：初步分揀、及時拆封、如實登記、分發(fā)和傳閱、負責復信。

　　(1)初步分揀

　?、侔阉饺豚]件和商業(yè)郵件分開。

　?、诤蟀艳k公室內部和外部郵件分開。

　?、郯延邢蘅紤]的材料放在一起，包括郵局投遞、專人投遞和電子信息。

　?、苋绻闼诘墓具€有其他種類的郵件(如訂單或者收據(jù)等)，你應該使用一些分類工具，如分類架和分類盤等。

　　(2)及時拆封

　　郵件的拆封在許多人看來是非常簡單的事情，可是，如果你在拆封時沒有注意到郵件的安全和沒有注意郵件拆封的權限，可能會引起不必要的麻煩，因此，哪些可以開封，應事先和上司達成協(xié)議。除此之外，以下幾點應注意：

　?、俨荒懿痖_有“親啟”、“保密”等記號魄郵件，除非上司授予你這樣的權力。

　　②如果無意中拆開了不應該拆的郵件，應該立即在郵件上注明“誤拆”字樣，并封好。

　?、廴绻邮盏泥]件是報刊、小冊子等印刷材料，拆封時要注意整潔，把郵件上的所有包裝紙除去，并要把來件理齊攤平。

　?、懿疣]件時，要在郵件底部輕輕敲擊幾下，使郵件內的物件落到下部。

　　⑤要使用開封刀或者用自動拆封機，切勿用手撕，并仔細檢查里面的物件是否全部取出。

　?、捺]件上注明的附件，必須核對清楚。如果缺少附件，你應該在郵件上注明，最好將附件用環(huán)形針或訂書釘固定在郵件上。

　　(3)如實登記

　　最好為郵件建立一個登記簿，建立登記簿進行登記的目的有兩個：收發(fā)郵件有誤的可以作為核對依據(jù);可以作為回復郵件的提示條。

　　(4)分送

　　上司親收件應立即呈送;應歸不同部門辦理的文件、信函要及時送交各相關部門，需由多人閱辦的文件可按常規(guī)程序傳閱或分送復印件;同事的私人信件可放人指定信袋或順便送交;報刊雜志則分別上夾或上架。

　　(5)閱辦

　　秘書閱看文件、信函應仔細、認真。重點部分可用紅筆畫出，以提醒上司注意。如注意參閱某日來信、某某文件等;內容復雜的長信應做摘要，甚至提出擬辦意見置于信前。

　　每份信箋、信封及附件等應平整裝訂在一起，然后分送上司或有關部門處理，以便于辦理完畢后保管備查。

　　2.分發(fā)傳閱郵件

　　(1)郵件的分發(fā)

　　郵件經過分揀后，基本上可以分成兩大類：需要呈交上司的郵件;需要交給他人的郵件。

　　1)把郵件呈送給上司時應注意的事項：

　?、倜貢鴳M量趕在上司進辦公室之前把收到的郵件和電子信件準備好。

　　②如果以前保存在檔案中的郵件與手頭上的郵件有很大關系，要把兩者放在一起。

　?、垡儐柲愕纳纤臼欠褚惆咽盏降挠H筆信打印幾份。

　?、芨鶕?jù)重要程度整理上司的郵件，最重要的放在最上面。

　　由于廣告商也經常使用快速傳遞手段，因此必須把廣告商的這些材料與特別緊急的信件分開。

　　⑤征詢上司的意見是否使用不同顏色的文件夾存放不同種類的郵件。

　?、拚髟兩纤镜囊庖娛欠裥枰銓︵]件進行評述。

　　2)交給他人的郵件。秘書人員應該把辦公室因沒有得到通知或沒有別人幫忙而無法處理的郵件以及應該轉交給其他人的郵件分開放好。你可以用標準型自動粘貼、可移動的提示條寫上你希望某人采取什么樣的行動，如：

　?、贋槟闾峁┬畔?。

　?、谡髑竽愕囊庖?。

　　③請交回。

　　④請存檔。

　?、菀悴扇〈胧?/P>

　?、拚?zhí)嵋庖姟?/P>

　?、哒埬愫臀乙黄饘徍?。

　　檢查你要采取的行動，把提示條貼在收到的郵件上，把郵件交給應該轉交的人。

　　(2)郵件的傳閱

　　如果郵件要給幾個人看，使用標準傳閱順序提示條或者按下表方法設計一個傳閱順序提示條。

　　3.寄發(fā)郵件

　　寄發(fā)郵件的程序：郵件的簽字、查對地址、查對郵件標記、查對附件、郵件的折疊和裝封、匯總郵件、選擇寄發(fā)方式。

　　(1)郵件的簽字

　　請上司在郵件上簽字時應該注意以下幾點：

　?、僭卩]件發(fā)出之前請上司簽字時，要把你或者其他人撰寫的所有郵件和需要上司簽字的郵件區(qū)分開來，以提高工作效率。

　　②送郵件給上司簽字時，要根據(jù)上司的喜好決定是否將郵件和附件一起給他，這樣可省去不必要的麻煩。

　　③在原郵件寫好而沒有修改和簽字之前一般不要復印，這樣就不會在修改原信件的同時還要修改復印件。

　　(2)查對地址

　　收信人姓名、地址必須與郵件所寄的收信人姓名、地址一致，以減少發(fā)生誤差的幾率，加快郵遞過程。

　　(3)查對郵件標記

　　有兩類郵件標記需要打印在郵件上：郵件性質標記，如“私人”或“保密”;郵寄方式標記，如“掛號信”或“特件”。

　　(4)查對附件

　　作為秘書，一定要注意查對郵件后面所注明的全部附件是否齊全，這是非常重要的;可以用醒目的標記標在郵件的附件說明上，提醒閱信者參閱附件;一定要注意把所有的附件和原、件附在一起，因為對收件人來說，沒有收到附件和收到錯誤的附件的信都是無益的。查對附件時應注意以下幾點：

　?、偃绻郊揉]件小得多，可以把它訂在郵件的左上角;如果附件不能訂，則可以用膠帶粘在一張卡片上，或者放在一個有標記的小信封里，然后把卡片或小信封和信訂在一起;如果有兩個以上的附件，則把最小的放在最上面。

　?、谌绻郊揉]件大，比如說小冊子、說明書等其他印刷材料或其他物品，則不能使用一般的商業(yè)信封，而應使用較大的信封。

　　(5)匯總郵件

　　在傳統(tǒng)郵件的郵寄或電子信息發(fā)送前的一道工序是匯總工作，檢查每封信是否備齊以下內容：

　?、偻ㄟ^傳統(tǒng)方式或電傳郵寄的郵件是否已簽字。

　?、谑欠袼懈郊家逊胚M郵局或者經專人投遞的郵件中。

　?、坂]局或專人投遞的郵件中信封上的地址或郵寄標簽是否與收件人的地址一致。

　?、苌纤具M一步修改后是否需要你加進原件或復印件。

　　(6)郵件的折疊和裝封

　　紙箋及附件折疊時應小于信封周邊各lcm左右，不可撐滿，以免對方拆封時損壞。

　　(7)發(fā)送方式的選擇要考慮一些因素

　　如果時間充裕，一般通過所在地的郵政服務機構郵寄;如果時間緊迫，而你所在的公司的內部又有其他的通信方式，你可以根據(jù)需要選擇一種既能滿足時間要求又能節(jié)省開支的發(fā)送方式。

　　4.保密措施

　　秘密的范圍非常的廣泛，包括國家秘密和秘書的職業(yè)秘密兩大組成部分。

　　秘書是在上司身邊工作的職員，是上司最近的人員。與其他人員相比，知密時間早，知密內容多，知密程度深。對于這些早知、多知、深知的秘密，秘書負有義不容辭的保密義務和責任，要牢固樹立起保密意識，做到謹言慎行，守口如瓶。切不可把這些涉密事項作為炫耀自己見多識廣的資本而透漏出去，借以抬高自己的地位。

　　現(xiàn)代科學技術的迅猛發(fā)展和社會公眾民主意識、參與意識的增強，給保密工作帶來了新的課題和嚴峻的挑戰(zhàn)。秘書人員一定要認清新形勢、研究新問題、迎接新挑戰(zhàn)，從小事做起，從細節(jié)人手把好關口，防止失泄密事件的發(fā)生。

　　為此秘書在日常工作與生活中要帶頭做到保密工作的“十不”：

　　(1)不該說的秘密，絕對不說。

　　(2)不該問的秘密，絕對不問。

　　(3)不該看的秘密，絕對不看。

　　(4)不該記錄的秘密，絕對不記。

　　(5)不在非保密本上記錄機密事項。

　　(6)不在私人通信(電子郵件)中涉及機密。

　　(7)不在公共場合和家屬、子女、親友、同事面前談論機密。

　　(8)不在不利于保密的地方存放機密文件和資料。

　　(9)不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。

　　(10)不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

　　秘書經常性的保密工作是文電保密，包括機密文件、資料、圖表等的保密和密碼、密碼電報及傳真件的保密。

　　文件是機密信息的主要載體，存儲著企業(yè)大量的秘密，是秘書保密工作的重點。秘書要認真執(zhí)行保密工作的有關規(guī)定和文書處理的必要程序，既不能縮短工作流程，也不能擴大傳輸范圍。所有秘密文件都應存放在有安全措施的文書室、閱文室或檔案室，絕密文件應有專門的保密柜進行保管，不允許帶出室外。離開辦公室時，不能把機密文件留放在辦公桌上，應鎖到抽屜或柜中，并鎖好門窗。保密工作應貫穿于文件運行的整個環(huán)節(jié)，包括文件草擬和審簽環(huán)節(jié)中的保密，文件印制環(huán)節(jié)中的保密，文件收發(fā)和傳遞環(huán)節(jié)中的保密，文件存儲和保管環(huán)節(jié)中的保密以及文件歸檔和銷毀環(huán)節(jié)中的保密。

　　做好電子信息的保密工作是秘書人員面臨的一個新課題。載有機密信息的計算機上網，可能成為別人“共享”的資源;電腦“黑客”的頻繁入侵，可能使你防不勝防;計算機如果被別人使用，就會無密可保;筆記本電腦一旦丟失，其中存儲的大量機密信息就會泄密。因此，必須一手抓辦公自動化和信息化建設，一手抓信息的安全保障，采取可靠的安全措施，確保電子信息的秘密。具體應做到：

　　(1)秘書的計算機應該獨自使用，打印機密材料時要人不離機，不經本人或上司批準，別人不得使用。

　　(2)凡是涉及機密內容的計算機，一律不得上網。

　　(3)郵箱密碼的設置要絕對保密，最好是設置不易被破譯的“數(shù)字+字母”的密碼。

　　(4)計算機顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器。

　　(5)對輸入計算機內的機密信息采取隱藏措施，不要安裝借來的程序。

　　(6)安裝防病毒反“黑客”的“防火墻”，并使之不斷升級換代。

　　(7)對裝有機密信息磁盤的盒子或箱子采取加鎖等安全措施。

　　(8)攜帶筆記本電腦外出時，務必隨身攜帶，或放置在能夠保障安全的地方。

　　(9)由于傳真機電信號易被電子竊密技術竊取，因此，普通電話阿絡及長途電話線路上，一般不能傳送保密文件。傳輸機密文件，必須安裝保密裝置或使用具有保密信箱功能的傳真機，實行保密發(fā)送和接收。

　　隨著企業(yè)對外開放程度的不斷提高，企業(yè)接待外來參觀考察的人員也不斷增加。合資合作的、學習經驗的、參觀考察的以及供貨商、銷售商等，都要到企業(yè)來進行實地考察。如何接待這些外來客人，哪些資料可以提供，哪些資料不能提供;哪些地方可以讓人看，哪些地方不能讓人看，當秘書的一定要把握好尺度。企業(yè)的專利技術，關鍵工藝、流程、配方等，是企業(yè)的生命，是企業(yè)發(fā)展和制勝的法寶，一定要嚴格保密。要牢固樹立保密意識，寬嚴有度，內外有別，切不可熱情過度，把需要保密的東西公開化。

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