2014年秘書資格五級事務管理復習:保持工作環(huán)境整潔

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　　保持工作環(huán)境整潔

　　保持和創(chuàng)造科學、良好的工作環(huán)境，是秘書人員的職責。一個和諧、美觀、整潔、舒適和安靜的工作場所，必然有助于辦公室日常工作的完成，也有利于秘書人員的健康。

　　(一)相關知識

　　1.辦公環(huán)境的構成要素

　　辦公環(huán)境主要包括硬環(huán)境和軟環(huán)境兩部分。

　　(1)硬環(huán)境

　　硬環(huán)境主要包括辦公室(會客室、接待室)內的空氣、光線、顏色、辦公設備及室內布置等外在的客觀條件。

　　①綠化環(huán)境。

　　②空氣環(huán)境。

　?、酃饩€環(huán)境。

　　④聲音環(huán)境。

　　(2)軟環(huán)境

　　軟環(huán)境主要包括會客室的工作氣氛、接待人員的個人素養(yǎng)等社會環(huán)境。

　　辦公室工作是要由人來做的，工作效果的好壞，人的因素很重要。因此，軟環(huán)境準備要注意以下兩點：

　　①改善工作場所的人際環(huán)境。

　?、谔岣呓哟藛T個人素質。

　　2.上司工作環(huán)境的要求

　　上司工作環(huán)境是指上司的辦公室、辦公間以及上司使用的辦公設備和用品。

　　要保持地面、臺面、電腦、辦公設備、家具等處的清潔、整齊。

　　3.個人工作環(huán)境的要求

　　個人辦公區(qū)是指秘書人員自己的辦公室、辦公間以及直接用于個人辦公的設備和用品。

　　(1)保持臺面、地面、電腦、辦公設備、家具、窗簾以及門窗墻壁等處的清潔。

　　(2)經常保持辦公桌面的清潔、整齊、美觀，不亂放零散物品，不放置個人的生活用品。

　　(3)電話按鍵和聽筒、電腦鍵盤要經常用酒精棉消毒。

　　(4)來訪者用過的茶具應及時清潔干凈，并重新擺好，用過的一次性口杯應及時清理。

　　(5)保持電腦、電話等辦公自動化設備的線路整齊，經常檢查線路是否有破損情況，檢查電源插頭是否有松動等不安全的情況。

　　(6)報紙、雜志、資料、文件等要及時進行清理，擺放到文件柜等固定地點存放。

　　(7)每天下班前，要認真檢查一下電腦、電燈、空調等是否關閉，抽屜、柜門等是否上好鎖。

　　(二)示例分析

　　秘書初萌每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。

　　秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。

　　秘書小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。

　　點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產生一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。

　　(三)工作程序

　　加強對日常環(huán)境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項經常性的工作，也是一份責任和義務。

　　秘書對日常環(huán)境的管理包括3個方面的內容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務活動區(qū)的環(huán)境管理。

　　1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔

　　(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。

　　(2)正確使用并注意維護復印機、傳真機等辦公自動化設備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問題自己動手或及時找人維修。

　　(3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。

　　(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設備、室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關人員進行整改。

　　2.保持你的上司的工作環(huán)境的整潔

　　(1)經常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。

　　(2)每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習慣的溫度和濕度。

　　(3)經上司授權后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。

　　(4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機;對辦公室內的金魚，要及時喂食、清排魚缸內的濁物，保持水質的清潔。

　　(5)上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。

　　(6)經常對安全、衛(wèi)生等狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關人員進行處理，時刻保持良好的狀態(tài)。

　　3.整理個人工作環(huán)境

　　辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關系也有意想不到的益處。

　　(1)辦公桌的必備物品及其整理

　　擺放在辦公桌上的物品都應是經常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。

　?、匐娫?。

　?、陔娔X。

　?、蹍⒖紩?。

　?、芪木哂闷泛?。

　　⑤文件夾。

　?、揶k公桌抽屜。

　　(2)整理辦公桌的技巧

　　要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個步驟：

　?、賹⒉怀Ｓ玫臇|西轉移到其他的地方。

　?、谇謇磉^期的文件。

　?、圩⒁饽愕碾娔X顯示器。

　?、艹浞掷棉k公空問。

　?、萸謇砼f的閱讀材料。

　　(四)相關鏈接

　　老板辦公室的“隱形殺手”最多

　　權威部門研究顯示，現(xiàn)代辦公室里污染嚴重，特別是老板的辦公室?！敖洐z測，平均甲醛超標6.68倍，苯超標2.6倍，甲苯超標2.7倍，二甲苯超標2.3倍，TVOC(有機揮發(fā)物)超標3.4倍。”這是在最近的一次室內環(huán)境檢測中，北京一家研究機構對辦公室的檢測數(shù)據。國家環(huán)境分析測試中心的一位高級工程師說，類似的辦公室在各類寫字樓中還有很多。

　　這位權威人士說，從大樓建筑到室內裝修，再到家具布置、辦公設備布置，甚至包括辦公用品的使用過程，每一個環(huán)節(jié)都有可能帶來污染?！缃ㄖ牧现屑尤氲姆纼鰟B出有毒氣體氨;油漆、膠合板等裝修材料可能含有甲醛、甲苯、乙醇、氯仿等;激光打印機會產生臭氧，噴墨打印機則會帶來可吸入顆粒物;涂改液等也含有對呼吸系統(tǒng)、神經系統(tǒng)有刺激的一氧化碳、二氯甲烷等物質?？梢哉f，辦公室里的隱形殺手比比皆是。

　　讓人不可思議的是，根據國家環(huán)境分析測試中心歷年來的測試，在辦公樓中老板等高級管理人員的辦公室污染最嚴重。

　　權威人士解釋說，超標的污染物主要是TVOC(揮發(fā)性有機物)和甲醛等。這主要由于高級管理人員辦公室里的裝修更為高檔而家具也較多。他介紹說，TVOC主要來自地毯、皮質沙發(fā)等高檔辦公家具，而甲醛則主要來自高標準裝修。他說，根據計算，在同等裝修條件下，高級管理人員的辦公室TVOC指標普遍超出員工辦公環(huán)境的l倍。老板房間污染最嚴重。最好的解決辦法是控制辦公室中辦公設備和家具的密度，同時加強通風。

　　這位權威人士還介紹說，在多年的檢測過程中，檢測人員還發(fā)現(xiàn)，辦公室里的各類污染物還存在累積效應。即使在裝修、布置的過程中使用的每一種材料或設備都符合國家環(huán)保標準，辦公室里總的污染仍有可能超過檢測標準。他說，解決這一問題的最好辦法是控制辦公室中辦公設備和家具的密度，不要讓過多的設備集中在一個較小的區(qū)域。他還建議，在可能的條件下，辦公室環(huán)境需要經常保持通風。由于春季比較干燥，可以利用加濕器使室內保持一定的濕度，起到凈化空氣的作用。

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