2015年三級秘書資格電子檔案復(fù)習(xí)：電子檔案的利用

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　　電子檔案的利用

　　(1)電子檔案提供利用的方式

　　1)電子閱覽室閱覽。電子閱覽室配備專用的計算機(jī)閱覽設(shè)備，為利用者提供良好的閱檔環(huán)境，方便對利用者進(jìn)行指導(dǎo)，利于控制電子檔案的使用情況和保護(hù)電子檔案。不便在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上瀏覽的以及具有機(jī)密性的電子檔案，可以在電子閱覽室提供利用。要建立相關(guān)的閱覽制度，對利用者閱覽、拷貝、摘抄檔案的手續(xù)、權(quán)限等作明確的規(guī)定，保證電子檔案安全。

　　2)復(fù)制。按照有關(guān)規(guī)定，向利用者提供復(fù)印文件以及拷貝在各種載體上的電子檔案復(fù)制件的利用方式。

　　3)出借。在單位內(nèi)部，因工作的特殊需要，會有借出電子檔案磁盤或光盤在工作崗位上利用的方式。電子檔案必須建立嚴(yán)格的審查與借閱制度。借出電子檔案要履行借閱手續(xù)。

　　4)在線利用。在線利用是指在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行電子檔案的利用活動，包括局域網(wǎng)服務(wù) 和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。

　　局域網(wǎng)有特定的服務(wù)范圍，主要用于電子檔案的查詢。尚未開放的檔案信息應(yīng)在局 域網(wǎng)進(jìn)行利用，根據(jù)利用者的利用權(quán)限提供利用。

　　互聯(lián)網(wǎng)用于開放檔案的提供利用，其服務(wù)的具體形式多種多樣，包括提供檔案信息 檢索、提供開放的檔案目錄、公布檔案原件、網(wǎng)上展覽、電子檔案匯編成果展示等?，F(xiàn) 在很多單位可以通過內(nèi)部建立網(wǎng)站來實現(xiàn)文件信息的共享，這對于那些有許多分支機(jī) 構(gòu)、營業(yè)網(wǎng)點比較分散的單位尤其便利。建立網(wǎng)站后，這些散布在不同地點的分支機(jī)構(gòu) 或網(wǎng)點，查閱或檢索信息尤其方便，不需要跑到總部而在本地即可在網(wǎng)上查找到相關(guān)的 信息。通過在線利用實現(xiàn)信息共享的步驟為：一是建立網(wǎng)站，以提供電子文件網(wǎng)絡(luò)檢 索;二是對檔案信息進(jìn)行加工，主要是著錄和標(biāo)引，組織檢索數(shù)據(jù)庫，編制數(shù)字形式的 檢索工具和著錄條目，在對它們之間的聯(lián)系進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計站點體系結(jié)構(gòu)和導(dǎo) 航方案;三是根據(jù)導(dǎo)航方案，設(shè)計數(shù)據(jù)庫;四是通過互聯(lián)網(wǎng)在單位內(nèi)部實現(xiàn)文件信息的 共享(也可根據(jù)需要選擇可對外界開放的檔案信息與社會公眾進(jìn)行共享)。

　　(2)電子檔案利用中應(yīng)當(dāng)注意的問題

　　1)提高電子檔案信息安全意識。由于電子檔案在利用方面具有上述特點，對利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要困難，如果秘書人員缺乏足夠的知識和經(jīng)驗，有時不能及時發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有信息安全意識。目前對提供電子檔案應(yīng)持謹(jǐn)慎態(tài)度，在無確定把握時可限制利用方式(如限檔案室內(nèi)閱覽、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件提供利用等)，以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子文件，上網(wǎng)時要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　2)制定電子檔案的利用制度。除了檔案利用的一般制度外，對于利用電子檔案應(yīng)有專門的制度，包括利用資格審查、利用權(quán)限控制、閱覽操作、復(fù)制等方面的限制。

　　3)加強(qiáng)電子檔案綜合利用技術(shù)的研究和開發(fā)。隨著計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的利用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應(yīng)用都要靠人的設(shè)計和操作，因此，秘書人員應(yīng)努力開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，為利用者提供更多、更方便的服務(wù)。

　　【注意事項】

　　(1)可以采用雙套制歸檔。目前電子文件的法律效力在我國尚未得到完全認(rèn)可，電子檔案的管理體制和管理方法還有諸多缺陷，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用并不十分成熟，電子檔案和紙質(zhì)檔案處于并存、共用的局面。很多單位將電子檔案轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，或代為履行其文件職能(如文件打印蓋章后方有效)，或作為證實電子信息真實性的副本。為了在計算機(jī)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)意外故障時能夠確保電子檔案的完整性和真實性，可以采取“雙套制”歸檔。“雙套制”歸檔指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子檔案，同時制成紙質(zhì)檔案予以歸檔的方式。實行“雙套制”歸檔主要是指具有法律憑證作用的，需要確保其安全、秘密和真實性的電子檔案。

　　(2)電子檔案在歸檔時要進(jìn)行技術(shù)鑒定。鑒定的內(nèi)容包括：檔案的技術(shù)狀況是否完好，支持軟件以及配套的紙質(zhì)文件和登記表是否完整，文件各個要素是否完備，包括可視和不可視部分;文件各要素的手段是否有效，如超級鏈接等。由于電子檔案保管環(huán)境的變換需要進(jìn)行多次，技術(shù)鑒定第一次是在文件歸檔前進(jìn)行，以后每次遷移后一般都需要重新鑒定檔案的技術(shù)狀況。檢驗的結(jié)果應(yīng)填寫《電子檔案接收檢驗登記表》。

　　(3)要維護(hù)電子檔案信息的安全。應(yīng)運用電子信息安全防護(hù)的技術(shù)手段，如信息加密、電子簽名、身份識別、防止計算機(jī)病毒、信息備份、信息遷移等，保護(hù)電子檔案信息的安全。

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