2015年三級(jí)秘書(shū)資格電子檔案復(fù)習(xí)：電子檔案的歸檔

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　　電子檔案的歸檔

　　(1)歸檔方式。電子檔案的歸檔方式有物理歸檔和邏輯歸檔。

　　1)物理歸檔。物理歸檔是將計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子檔案集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式進(jìn)行的歸檔亦稱在線歸檔，以介質(zhì)傳遞方式進(jìn)行的歸檔亦稱離線歸檔。

　　在線歸檔也稱網(wǎng)絡(luò)歸檔，包括兩種情況：一種是指將歸檔的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門(mén)，或加工后傳輸?shù)綑n案部門(mén)規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門(mén)本地載體的過(guò)程;另一種是指邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

　　離線歸檔也稱卸載式歸檔、介質(zhì)(載體)歸檔或脫機(jī)歸檔。需要脫機(jī)保存的電子文件包括：暫存一段時(shí)間后再銷毀的電子文件、涉秘文件，現(xiàn)行作用較小的永久性文件及需要備份的文件等。需要脫機(jī)保存的文件應(yīng)選用優(yōu)良、符合標(biāo)準(zhǔn)的載體?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》推薦采用的載體，其優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)入性光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。軟磁盤(pán)不允許作為長(zhǎng)期保存的脫機(jī)歸檔載體。

　　物理歸檔可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理，保證電子檔案的安全性。物理歸檔并未對(duì)文件生成部門(mén)的使用造成不便，內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的單位，文件生成部門(mén)的工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以很方便地利用歸檔文件信息;內(nèi)部未聯(lián)網(wǎng)的單位，在安全保護(hù)職責(zé)明確的前提下，可允許歸檔文件在生成部門(mén)的計(jì)算機(jī)中保存一段時(shí)間后再刪除。

　　2)邏輯歸檔。邏輯歸檔是指文件形成部門(mén)將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門(mén)，檔案部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接收、控制和管理電子檔案。邏輯歸檔后的檔案信息可以全部在網(wǎng)絡(luò)中顯示和檢索利用，電子文件生成時(shí)在什么位置，歸檔后的物理位置保持不變。

　　采用邏輯歸檔的機(jī)構(gòu)，一方面，檔案部門(mén)能夠掌控歸檔文件，歸檔文件的著錄信息、存儲(chǔ)地址及相關(guān)鏈接會(huì)自動(dòng)保存到檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便其他人員的查詢;另一方面，文件生成部門(mén)仍然可以方便地使用該文件，但其權(quán)限受到很大限制，比如不能修改或刪除等。邏輯歸檔有助于充分利用機(jī)構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，邏輯歸檔對(duì)于機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和電子文件管理系統(tǒng)功能的要求較高，必須保證檔案部門(mén)在不實(shí)際擁有文件數(shù)據(jù)的情況下，能夠?qū)ζ浒踩９芎秃戏ù嫒∵M(jìn)行有效的監(jiān)控。

　　為防止網(wǎng)絡(luò)癱瘓、崩潰時(shí)文件的丟失以及保護(hù)歸檔電子檔案的真實(shí)性和完整性，一般還需要采取以下措施對(duì)邏輯歸檔的電子文件加以控制：

　　第一，采取備份措施。把這些電子文件納入機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)備份方案，永久保存的電子文件應(yīng)有脫機(jī)保存的備份。第二，定期物理歸檔。定期將有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文件從網(wǎng)絡(luò)上下載，進(jìn)行物理歸檔，減少網(wǎng)絡(luò)的荷載，提高網(wǎng)絡(luò)速度。

　　《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還特別強(qiáng)調(diào)，當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子

　　文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。

　　(2)歸檔時(shí)間。電子檔案的歸檔時(shí)間有實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔是在電子檔案形成后即時(shí)歸檔，定期歸檔是按規(guī)定的歸檔周期歸檔。

　　采用邏輯歸檔的單位，應(yīng)盡可能實(shí)時(shí)進(jìn)行，以免發(fā)生失控;采用物理歸檔方式的單位，電子檔案的歸檔時(shí)間可借助紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)驗(yàn)，遵照有關(guān)規(guī)定定期完成;雙套歸檔的電子檔案和紙質(zhì)檔案，歸檔時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一。

　　(3)歸檔要求

　　1)歸檔的電子檔案應(yīng)完整齊全。凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時(shí)歸檔，不得分散保存。

　　2)歸檔的電子檔案應(yīng)真實(shí)有效。文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應(yīng)將最新版本連同更改記錄一并歸檔。各種文件的草稿，根據(jù)需要決定是否歸檔。

　　3)歸檔的電子檔案要經(jīng)過(guò)整理。文件形成部門(mén)應(yīng)對(duì)文件載體進(jìn)行整理，在其包裝盒表面粘貼說(shuō)明性標(biāo)簽，注明編號(hào)、名稱、密級(jí)、軟、硬件環(huán)境等，填寫(xiě)《歸檔電子文件登記表》。

　　(4)電子檔案的整理。電子檔案的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門(mén)別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。電子文件整理包括兩個(gè)層次：一是對(duì)分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號(hào)、分類和隸屬編號(hào)等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來(lái)完成。二是組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　主要工作內(nèi)容：首先是對(duì)電子文件進(jìn)行分類和編號(hào)。一個(gè)單位的電子文件類別是多種多樣的，對(duì)這些電子文件要進(jìn)行分門(mén)別類地管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類。要按門(mén)類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制訂分類編號(hào)方案。分類編號(hào)就是按照分類編號(hào)方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的唯一的號(hào)碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。其次是對(duì)電子文件的登記。電子文件的整理是未來(lái)的電子檔案管理和利用等工作的基礎(chǔ)。

　　與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過(guò)對(duì)電子文件的科學(xué)整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過(guò)檢索，可以提取電子文件并在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示出來(lái)，數(shù)據(jù)庫(kù)是存、取電子文件的“虛擬文件庫(kù)”。特別說(shuō)明的是，無(wú)謝在任何條件環(huán)境下，都要拷貝一套保存，并對(duì)這套軟、硬件環(huán)境做好說(shuō)明。有些必須以紙質(zhì)文件存在時(shí)，可輸出紙質(zhì)文件保存。

　　(5)履行歸檔手續(xù)。電子檔案經(jīng)檢驗(yàn)合格后，形成部門(mén)或檔案部門(mén)要履行歸檔手續(xù)，即形成部門(mén)與檔案部門(mén)均應(yīng)在《歸檔電子文件登記表》和《歸檔電子文件檢驗(yàn)登記表》上簽字或蓋章，這兩張表格均應(yīng)一式兩份，移交雙方各留存一份備查。

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