2015年三級秘書資格電子文件復(fù)習：電子文件的種類

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　　電子文件的種類

　　按不同的標準劃分，電子文件有不同的類型。目前劃分電子文件的方法主要有以下

　　幾種：

　　1.按電子文件的存在形式劃分

　　(1)文本文件(text)。也稱為字處理文件，是指利用文字處理技術(shù)(如WPS和Word等字處理軟件)生成的文字文件、表格文件等。文本文件存儲的內(nèi)容通常由ASCII標準代碼和GB312--1980標準漢字代碼構(gòu)成。使用不同的文字處理軟件編輯的文本文件一般不能直接交換使用，常用的文件格式有WPS和DOC等。純文本文件不包含格式代碼，在使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制，常用的格式有TXT等。

　　(2)數(shù)據(jù)文件(data)。數(shù)據(jù)文件主要包括兩類：一是含有數(shù)據(jù)的電子表格文件，如用Excel軟件制作的用于記錄或計算各種數(shù)據(jù)的表格，格式為XLS。二是數(shù)據(jù)庫電子文件，是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨承擔文件職責，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)對象，也可以說是以數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)形式存在的具有文件屬性的記錄，一個數(shù)據(jù)庫由若干記錄組成，一個記錄由若干字段(數(shù)據(jù)項)組成，根據(jù)機構(gòu)需要建立的數(shù)據(jù)文件可以是數(shù)據(jù)庫中的一個記錄，也可以是若干相關(guān)的記錄。數(shù)據(jù)庫因管理程序不同具有不同的格式，一般來說，不同的數(shù)據(jù)庫之間需要通過轉(zhuǎn)換程序才能進行信息交換。數(shù)據(jù)庫的生成一般有兩種方式，一是人工輸入數(shù)據(jù)，利用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序形成數(shù)據(jù)庫，二是使用條形碼掃描器、A/D變換器等傳感設(shè)備自動采集數(shù)據(jù)。此外，使用已有的數(shù)據(jù)借助某些軟件包亦可自動生成新的數(shù)據(jù)庫。

　　(3)圖形文件(graphic)。指用計算機輔助設(shè)計(CAD)或繪圖等手段生成的靜態(tài)圖形文件。圖形文件由代表繪圖坐標的矢量和一些參數(shù)組成，可以使用特殊的代碼格式存儲，也可以使用純文本文件的代碼存儲，以便在不同的軟件包之間進行信息交換。

　　(4)圖像文件(image)。指借助視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件，如使用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片，用PhotoShop等軟件制作的效果圖等。紙質(zhì)檔案、縮微膠片均可經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件。圖像文件的分辨率與存儲空間成正相關(guān)關(guān)系，不同格式的圖像文件不能任意交換使用，常用的文件格式有JPG，BMP,TIF等。彩色圖像文件的內(nèi)容一般是用表示圖像像素的代碼形式存儲的，能否正確復(fù)現(xiàn)原色彩還與顯示器的性能有關(guān)。

　　(5)聲音文件(audio)。指用音頻設(shè)備(如數(shù)碼錄音機)錄入或用編曲軟件生成的文件。常用的文件格式有WAV，MP3等。用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件，采樣頻率和速率越高，音質(zhì)越好，文件所占存儲空間就越大。用編曲軟件生成的文件一般稱為MIDI文件。還有一些音樂文件是將上述文件壓縮或轉(zhuǎn)換生成的(如MP3等)。聲音文件播放時需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

　　(6)影像文件(video)。指使用視頻捕獲設(shè)備(如數(shù)碼攝像機)錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態(tài)畫面文件，如數(shù)字影視片、動畫片等。視頻捕獲設(shè)備還可將模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。影像文件需要較大存儲空間，其分辨率與存儲空間成正比。影像文件有不同的格式或標準，主要格式有MPEG，AVI等，播放時需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

　　(7)多媒體文件(multimedia)。指借助計算機多媒體技術(shù)制作的由文本、圖像、影像、聲音等若干種文件合成的多種媒介的文件。數(shù)字影視片、PPT文件大多采用了多媒體技術(shù)。多媒體文件綜合運用圖、文、聲、像等多種信息形式記錄事物面貌，可以更加真實、生動地再現(xiàn)當時的情景，已經(jīng)成為政府機關(guān)和企事業(yè)單位重要的記錄形式和文件種類。

　　(8)程序文件(program)。指為處理各種事務(wù)用計算機語言編寫的程序，是一種計算機語言。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機，通過相應(yīng)的編譯程序編譯后執(zhí)行，有些還要經(jīng)過連接程序才能執(zhí)行�！霸闯绦颉笔羌兾谋疚募�，由特定的計算機指令序列構(gòu)成，具有可移植性，一般不受計算機類型的限制，編譯后的軟件在不同類型的計算機上不能兼容�！霸闯绦颉蹦鼙砻靼鏅�(quán)的歸屬，對于計算機軟件的開發(fā)者來說具有重要的保存價值。

　　(9)超文本文件(hypertext)。指包含信息鏈接功能的文件。超文本是一種信息組織方法，具有較為復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)，它對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息以節(jié)點鏈接的形式建立有效關(guān)聯(lián)，確定并顯示各節(jié)點信息之間的相互關(guān)系，主要采用HTML格式。用戶可以通過這種鏈接功能獲取超文本文件節(jié)點網(wǎng)絡(luò)中的任意相關(guān)信息。如很多門戶網(wǎng)站(新浪、搜狐等)網(wǎng)頁(web page)就是使用超文本技術(shù)制作的，一些數(shù)據(jù)庫的檢索導(dǎo)航系統(tǒng)也采用了超文本技術(shù)。

　　2.按電子檔案的功能劃分

　　電子檔案按其功能不同可分為主文件、支持性文件及輔助性、工具性文件。

　　(1)主文件。指表達作者意圖、行使職能的文件。對于紙質(zhì)文件而言，任何一份文件都是主文件，可以獨立地發(fā)揮作用。而電子文件生成、運行、存在于一定的軟、硬件 環(huán)境中，需要以相應(yīng)的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理條件。

　　(2)支持性文件。主要是指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。

　　(3)輔助性、工具性文件。主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件’如計算機程序類文件往往附帶若干輔助設(shè)計文件和圖形文件，數(shù)據(jù)庫往往附帶若干輔助數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的索引文件、備注文件等。

　　主文件與支持性文件及輔助性、工具性文件是相輔相成的。沒有支持性文件及輔助性、工具性文件，主文件無法正常運行和查找，甚至根本不能生成和打開;而沒有主文件，支持性文件及輔助性、工具性文件不能獨立地行使文件的職能，甚至可能失去存在或保存的必要。

　　3.按電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分

　　(CAD子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，一般可分為辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計算機輔助設(shè)計(CAD)和制造中產(chǎn)生的文件。

　　4.按電子檔案的屬性劃分

　　按照電子檔案的屬性劃分，一般可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

　　5.按電子檔案的生成方式劃分

　　電子檔案按其生成方式可分為由計算機系統(tǒng)直接生成的原生電子文件，對傳統(tǒng)文件(如紙質(zhì)文件和膠片等)用掃描儀和相機等輸入設(shè)備處理后生成的數(shù)字化電子文件。

　　隨著我國社會信息化的發(fā)展和推進，在辦公自動化過程中直接形成了越來越多的電子文件。這些文件產(chǎn)生的技術(shù)環(huán)境不盡相同，包括個人計算機、過程控制計算機和各種形式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等;其信息輸入方式也呈現(xiàn)出多樣化和便捷性的特征，包括鍵盤錄入、語音錄入、書寫錄入、音頻或視頻設(shè)備錄入、傳感設(shè)備自動采集等。這些文件的最初形態(tài)是數(shù)字信息，根據(jù)需要，可以用屏幕顯示、播放、打印等各種方式輸出，可稱為原生電子文件。

　　為滿足社會各方面對電子文件的網(wǎng)上共享，檔案信息資源網(wǎng)上共享日益擴大的需求'不少國家的政府機關(guān)和檔案機構(gòu)開始對傳統(tǒng)載體的文件、檔案(主要是紙質(zhì)文件、檔案和縮微膠片)等信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換以實現(xiàn)資源共享。解決這個問題的主要方法是采用掃描設(shè)備將圖像性質(zhì)的原文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像方式，或使用光學字符識別軟件(OCR)識別后形成文本方式。

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