2014年三級秘書資格檔案參考資料復(fù)習(xí)：編寫檔案參考資料的意義

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　　編寫檔案參考資料的意義

　　(1)編寫檔案參考資料是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的一個重要手段。通過編寫檔案參考資料，可以使檔案利用服務(wù)由零散提供檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)提供檔案。

　　(2)編寫檔案參考資料是開發(fā)檔案信息資源、為組織機(jī)構(gòu)提供服務(wù)的更有效的途徑。利用者在利用檔案時，希望能盡快找全有關(guān)方面的檔案，既能夠節(jié)約查找時間，同時又能避免查找的疏漏。

　　(3)編寫檔案參考資料可提高檔案管理水平和秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案的收集、整理、編目等基礎(chǔ)工作是開展編寫參考資料工作的基礎(chǔ)和前提，而檔案參考資料編寫工作的開展，既能檢驗各項基礎(chǔ)工作，又可對它們提出新的要求，推動其不斷發(fā)展。檔案參考資料的編寫工作側(cè)重于對檔案內(nèi)容和利用價值的深入研究，對檔案材料進(jìn)行深加工，將大量分散的材料編寫成具有有機(jī)聯(lián)系的整體，這樣就能不斷促進(jìn)檔案管理水平的提高，秘書人員通過編研工作可促使其鉆研檔案業(yè)務(wù)和有關(guān)知識，了解組織機(jī)構(gòu)工作情況，從而全面提高秘書人員的素質(zhì)。

　　(4)可以有效地保護(hù)檔案原件。系統(tǒng)地提供有查考價值的檔案參考資料，可以減少利用者反復(fù)使用檔案原件的次數(shù)，避免檔案原件遭到損壞和散失，有利于檔案原件保護(hù)，使其長期留存。

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