2014年三級秘書資格辦公事務管理復習：制訂工作計劃

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　　制訂工作計劃

　　計劃定義： 是指預先決定的行動方案，包括制定目標和設計達到目標的手段。

　　計劃的制訂：是指預先決定做什么和怎么做的一種程序，它包括確定任務，達到具體目標所采取的政策、規(guī)劃和程序等。

　　制訂辦公室工作計劃是提高辦公人員工作效率的重要手段。

　　秘書人員在處理領導交辦的工作之前，要對整個工作的執(zhí)行過程制訂一個周密的計劃，熟悉工作的內(nèi)容，這樣有利于工作效率的提高。

　　1.辦公室工作計劃的分類

　　按不同的分類標準，計劃可以有不同的分類：

　　(1)按時間分類，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃和短期計劃三種。

　　1)長期計劃的制訂要與組織整體的發(fā)展戰(zhàn)略目標相適應，一般為3～5年。

　　2)中期計劃的制訂要與組織發(fā)展的階段性目標相適應，一般為1～2年。

　　3)短期計劃的制訂要與組織的具體工作安排相適應，一般為半年或一年，最少也要一個季度。

　　(2)按幅度和范圍分，可分為政策型計劃、目標型計劃、規(guī)劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃。

　　1)政策型計劃。指導組織成員制定決策，確定既定目標，起到增強行動一致性和連貫性的作用。

　　.2)目標型計劃。是對組織中機構(gòu)將要實現(xiàn)的各項目標或結(jié)局的表達。

　　3)規(guī)劃型計劃。是為了對組織成員個體行為實行強制的行為規(guī)范，屬于硬性規(guī)定。

　　4)方法型規(guī)劃。說明為完成某項具體任務而要履行的各種方法和順序。

　　5)程序型計劃。為了減少各部門和單位在工作方法上的混亂和無序化。其中，政策型計劃和方法型計劃，可以看做是位于一個連續(xù)統(tǒng)一體的相對兩端。而程序型計劃規(guī)則是位于其兩端之間。

　　2.制訂計劃的作用

　　(1)指明了辦公室工作所起的作用及所處的地位。

　　(2)指明了組織為實現(xiàn)自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人力、物力、財力部署的基本依據(jù)。

　　(3)指明了組織的活動方針和范圍，保證行動同目標的一致。

　　(4)指明了事務順序的先后安排。

　　(5)是一種重要的控制手段，也是一種數(shù)量化的財政計劃。

　　3.制訂計劃的程序

　　(1)明確工作內(nèi)容。

　　(2)設定工作目標。

　　(3)細分工作。在細分工作的過程中，秘書人員應做好以下幾方面的工作：

　　1)制作一張信息卡，用于記錄工作期間的電話和會談等。

　　2)制定詳細的工作日志。當每天要完成很多的工作時，每項工作最好預留機動空間。

　　(4)擬訂工作計劃。

　　4.工作計劃的主要內(nèi)容

　　工作計劃的主要內(nèi)容可以用六個問句來概括，即為什么做?做什么?誰去做?在么地方做?在什么時間做?怎樣做?5W1H

　　具體內(nèi)容有：

　　(1)每一項任務的起始時間、階段時間和最終期限。

　　(2)每一項任務的數(shù)量和質(zhì)量要求。

　　(3)每一項任務所需的費用和其他資源。

　　(4)每一項任務所承擔的人員和負責人。

　　(5)每一項任務完成情況的檢查與監(jiān)督。

　　5.制訂工作計劃的方法

　　(1)運籌學方法。運籌學方法是秘書人員計劃工作的有效工具，

　　一般包括以下4項：

　　1)建立工作的數(shù)學模型。根據(jù)界定的工作范圍，確定其主要變量和約束條件，然后根據(jù)工作的性質(zhì)確定采用哪一類的運籌學方法。

　　2)秘書人員要規(guī)定規(guī)則作為應對各種可能的行動方案的尺度。

　　3)秘書人員要確定模型中各參量的具體數(shù)值。 。

　　4)習專解模型，找出使目標函數(shù)達到的最大值或最小值的最優(yōu)解。

　　(2)滾動式計劃方法。滾動式計劃方法是一種具有靈活性的、能夠適應環(huán)境變化能長期計劃編制方法。編制這種計劃的方法是在已編制出計劃的基礎上，每經(jīng)過一段固定的時期便根據(jù)變化了的環(huán)境條件和計劃的實際執(zhí)行情況，從確保實現(xiàn)計劃目標計劃進行調(diào)整。

　　(3)計劃一規(guī)劃～預算方法。

　　計劃一規(guī)劃一預算方法是完全從目標出發(fā)編制預算的一種制訂工作計劃的方法。

　　1)計劃開始時'首先由領導提 總目標和戰(zhàn)略，并確定實現(xiàn)目標的項目。

　　2)秘書人員分別按每一個工作項目的實施階段所需的資源數(shù)量進行測算和規(guī)劃，并排出項目的優(yōu)先次序。

　　3)在編制預算時，秘書人員要從目標出發(fā)按優(yōu)先次序和項目的實際需要調(diào)配資源，當資源有限時，應保證排在前面的項目需要。

　　4)秘書人員要根據(jù)各部門在實施項目中的職責和承擔的工作量將預算落實到部門。

　　一般常用的是計劃一規(guī)劃一預算方法，相對于其他兩種方法，計劃一規(guī)劃一預算方法制作簡單，內(nèi)容具體、直觀，可操作性強。

　　【教材案例】

　　某公司定于8月15日在本公司會議室與A公司舉行新產(chǎn)品開發(fā)合作簽字儀式，A公司派員15人，雙方合同文本已確定，需要按要求制作，會場按簽字儀式要求布置。簽字儀式后A公司代表參觀我公司科研樓。行政經(jīng)理要求秘書小王制作一份從×月×日起關于籌備簽字儀式的工作計劃表。

　　6.工作計劃實施應注意的問題

　　(1)實事求是，量力而定。要根據(jù)實際具備的工作能力確定工作目標，不能夸大，不能許諾。

　　(2)善于授權(quán)，分工明確。每項任務要分工到人，實行任務負責制，使各項工作有秩序地進行。

　　(3)及時溝通情況。分工還要協(xié)作，每個責任人不僅要知道自己的工作進度，還要了解整體工作的進度。

　　(4)定期檢查所需要的各種資源，包括經(jīng)費、物品、人員等是否到位，以免影響工作進步。

　　(5)在實施計劃中，注意監(jiān)督，隨時發(fā)現(xiàn)問題，便于及時調(diào)整。

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