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秘書從業(yè)經(jīng)驗:同領導下基層注意事項

更新時間:2014-01-28 18:59:13 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 隨領導下基層調(diào)研是秘書部門的一項經(jīng)常性工作,是秘書為領導活動服務的重要體現(xiàn)。

  隨領導下基層調(diào)研是秘書部門的一項經(jīng)常性工作,是秘書為領導活動服務的重要體現(xiàn)。做好隨從工作,對于促進領導作風的改變,對于各項工作的檢查落實,提高領導工作效率,樹立領導機關的威信,鍛煉和提高秘書人員的素質(zhì),都具有十分重要的意義

  準備階段

  出發(fā)前,秘書應當抓緊時間進行充分的準備工作?!氨R未動,糧草先行?!睖蕚涔ぷ鞯暮脡?,對視察工作的成敗有著十分重要的作用。

  (一)做好思想準備。在下基層調(diào)研前,秘書定要摸清、摸透領導的意圖,明確任務。主要包括:下基層調(diào)研的指導思想和目的;下基層調(diào)研的內(nèi)容和重點;下基層調(diào)研的對象(單位);下基層調(diào)研的大致日程安排;參加下基層調(diào)研的有關人員;要求被下基層調(diào)研的單位做哪些準備工作;下基層調(diào)研前需要召開什么預備會等。思想準備還包括認真學習領會上級的有關指示精神,本級黨委、首長的意圖、決定和工作安排,熟悉、掌握基層特別是下基層調(diào)研對象的有關情況,以便在調(diào)研中當好首長的參謀和助手,做好咨詢服務工作。

  (二)做好組織準備。秘書是隨從工作的組織者,應重點做好五項組織工作:一是根據(jù)首長指示擬制下基層調(diào)研工作方案。如果是調(diào)查研究,要擬制調(diào)查提糾、調(diào)查問卷、調(diào)查表等;二是通知有關部門確定參加下基層調(diào)研的人員名單,并進行編組和分工,指定各組負責人、記錄人;三是通知有關人員參加預備會,聽取首長關于下基層調(diào)研工作的指示,學習有關文件,布置任務;四是印發(fā)下基層調(diào)研方案和下基層調(diào)研日程安排表;五是電話通知被下基層調(diào)研單位,使其自所準備,不搞突然襲擊。

  (三)做好資料準備。一般說來,秘書應該攜帶這樣一些資料:一是被下基層調(diào)研單位的歷史沿革、領導班長、當前工作情況及評價的資料;二是與下基層調(diào)研中心內(nèi)容有關的上級指示;三是與下基層調(diào)研中心內(nèi)容有關的理論材料、經(jīng)驗材料及各種信息資料;四是下基層調(diào)研地區(qū)的有關地理、氣候、交通情況的資料。如果首長要到一個地區(qū)下基層調(diào)研,秘書應準備該地區(qū)的自然環(huán)境、風土人情、歷史、現(xiàn)狀、特產(chǎn)資源方面的情況。一個好的秘書,甚至連某年某月上級對該地區(qū)有過什么指示、批評,該地區(qū)曾發(fā)生過什么重大事件,近年來有什么發(fā)展變化等情況,都應掌握。有的首長愛看書,秘書也應準備所帶圖書。

  (四)做好后勤物資準備。除了準備好領導的辦公用具、生活用具,必備藥物(或帶保健醫(yī)生) 外,還要預支足夠的差旅費。提前訂購車、船票或飛機票。如果首長要用專車或專機,應提前通知有關部門進行認真準備,做到萬無一失。根據(jù)需要還可帶照相機、收錄機及其他文娛用品。

  下基層調(diào)研階段

  下基層調(diào)研階段是深入實際、調(diào)查研究的階段,是秘書人員最繁忙的階段,也是全而發(fā)揮秘書才能的階段。一般說來,應抓好以下幾個主要環(huán)節(jié):

  (一)深入調(diào)查,了解情況。領導同志了解情況的辦法不外三種:①到各個現(xiàn)場“看一看”,叫現(xiàn)場觀察;②召開有關會議(干部匯報會、群眾座談會)“聽一聽”,叫聽取匯報:③分別找不同層次的干部、群眾“談一談”,叫個別談話。這階段秘書的主要職責是做好安排工作和記錄工作。要根據(jù)首長捕指示,安排好觀察、會議、談話的時間、人員、議題,有的要提前通知有關人員;要做好記錄工作,廣泛收集材料,做到“五勤”:一要眼勤,善于觀察,發(fā)現(xiàn)問題;二要嘴勤,虛心向基層的同志請教,不懂就問;三要手勤,隨時記下有價值的東西(包括首長指示和下面的情況和建議);四要腿勤,主動查問情況,不能坐等匯報;五要腦勤;勤于思考,遇到問題多問幾個為什么,善于透過現(xiàn)象看本質(zhì),抓住問題的要害和癥結,向首長提出解決問題的建議?,F(xiàn)場觀察要仔細。在現(xiàn)場觀察時,秘書要眼看心想,靈活敏捷,善于從現(xiàn)象中捕捉具有典型意義的事物,提供給領導者參考。對領導提出的問題,除了及時記錄外,該傳達的應向所在單位及時傳達,所在單位負責同志的解釋說明和要求也應及時轉報給領導。會議記錄要認真。在聽取基層單位領導同志匯報工作時,秘書除了應事先將有關資料送領導熟悉外,還應按照領導意圖事先向有關同志通知會議的議題,讓基層同志做好準備。對領導在會議上的講話、各類人員的匯報、發(fā)言應詳細記錄,如發(fā)現(xiàn)情況有出入和矛盾的地方,要核實清楚。有時在征得領導同意后,秘書也可以單獨召集一些代表性的群眾會議,收集情況。在可能的情況下,應向有關單位索要材料。走訪談話要深入。深人群眾,進行個別走訪談話,往往能了解到匯報會上聽不到的許多真實情況。在個別走訪談話時,秘書和領導有時是分頭進行的。秘書要學會接近群眾,與群眾交朋友,取得群眾的信任,便于深入地了解情況,認真聽取各方面群眾對工作提出的意義,搜集群眾的各種要求和反映,并及時向領導匯報。反映情況要準確。秘書對基層群眾反映的情況,首先要調(diào)查了解清楚,然后報告首長。報告情況一定要實事求是,準確無誤,切忌大概、可能、模棱兩可。要客觀地反映基層單位的實際情況,切忌主觀臆斷,摻雜個人成見。重要的事情要及時報告,當首長有指示時,要及時向有關單位傳達,并將執(zhí)行情況報告首長。

 

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