2014年秘書資格五級(jí)考試"會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)"重點(diǎn)詳解

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　　“會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)”鑒定大致重點(diǎn):掌握發(fā)送會(huì)議通知的方法及注意事項(xiàng)，能夠擬寫帶回執(zhí)的會(huì)議通知;掌握各種會(huì)議證件的制發(fā)和會(huì)議文件資料的發(fā)放;了解與會(huì)人員的接站、報(bào)到、簽到工作的基本內(nèi)容和程序;做好會(huì)議的善后工作，包括安排與會(huì)人員返程、會(huì)議文件資料的清退及會(huì)議室的整理。 掌握會(huì)見與會(huì)談、開放參觀準(zhǔn)備工作的內(nèi)容及活動(dòng)的基本程序;商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。熟悉會(huì)議構(gòu)成的要素;會(huì)議的種類與作用;內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂方法。

　　重點(diǎn)詳解：

　　1、會(huì)議是人類群體有組織的會(huì)晤、議事行為或過程。會(huì)議構(gòu)成要素可分為基本要素(會(huì)議目的、召開時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持者、與會(huì)者、主題、議題、日程)和選擇要素(會(huì)議名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗材料等)

　　2、會(huì)議種類

　　(1)按組織類型可分為內(nèi)部會(huì)議或外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議

　　(2)按時(shí)間方面的規(guī)定性可分為定期和不定期兩類

　　(3)按出席對(duì)象可分為聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)

　　(4)按功能性質(zhì)可分為法定性會(huì)議、決策性會(huì)議、執(zhí)行性會(huì)議、告知性會(huì)議、學(xué)術(shù)性會(huì)議、顯示性會(huì)議

　　(5)按議題性質(zhì)可分為專業(yè)性、專題性、綜合性等

　　(6)按規(guī)?？煞譃樘卮笮?、大型、中型、小型

　　(7)按會(huì)議采用的方式手段可分為常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)等

　　(8)按與會(huì)者的國籍及議題可分為國內(nèi)會(huì)議和國際會(huì)議

　　3、公司常見會(huì)議的各類與作用

　　(1)經(jīng)理例會(huì)

　　(2)部門員工例會(huì)

　　(3)股東會(huì)*(P3)

　　(4)董事會(huì)

　　(5)公司年會(huì)

　　(6)客戶咨詢會(huì)

　　(7)產(chǎn)品展銷定貨會(huì)

　　(8)業(yè)務(wù)洽談會(huì)

　　(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)

　　4、發(fā)送會(huì)議通知

　　(1)發(fā)送方法或形式：口頭通知和書面通知、正式通知和非正式通知。

　　(2)發(fā)送內(nèi)容

　　會(huì)議通知的主要內(nèi)容：被通知部門、人員、職務(wù)、通知事由、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席對(duì)象或范圍、會(huì)議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。

　　1)會(huì)議相關(guān)材料：預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況。

　　2)回復(fù)時(shí)需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知中可加入明信片，上面應(yīng)注明本公司的公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名等。

　　3)會(huì)議中使用的有關(guān)票據(jù)。

　　4)附說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，標(biāo)明交通工具及線路。

　　(3)發(fā)送通知程序(P8)

　　(4)發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng)

　　1)明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象。

　　2)落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。

　　3)對(duì)書面會(huì)議通知的地址、郵編要填寫正確。

　　(5)處理回執(zhí)

　　1)回執(zhí)一定要注明寄回的截止時(shí)間。

　　2要明確會(huì)議組織者所需了解的重要信息。

　　3)回執(zhí)寄回后要認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，及時(shí)確認(rèn)。

　　5、會(huì)議的各種準(zhǔn)備工作

　　(1)制作姓名卡片、會(huì)議證件、會(huì)議指示標(biāo)識(shí)的方法

　　會(huì)議證件的作用：證明身份、保證會(huì)議安全、統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)、維持會(huì)議程序

　　會(huì)議指示標(biāo)識(shí)分為標(biāo)識(shí)牌、區(qū)域圖、名簽與臺(tái)簽

　　1)內(nèi)容設(shè)計(jì)上有會(huì)議名稱、與會(huì)者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

　　2)重要的大型會(huì)議要貼本人照片，并加蓋印章。

　　3)證件的形式應(yīng)反映出會(huì)議的內(nèi)容

　　4)應(yīng)區(qū)分與會(huì)者的身份。會(huì)議證件有類型主要有代表證、列席證、工作證、記者證、來賓證

　　5)應(yīng)在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放姓名卡片，在主席臺(tái)放置臺(tái)簽式姓名卡片

　　6)注意會(huì)議證件中的文化理念

　　(2)會(huì)議文件資料發(fā)放的基本方法

　　1)按照與會(huì)者名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋。

　　2)分發(fā)重要文件要編號(hào)、登記，保密文件要注明密級(jí)。

　　3)征求意見稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。

　　4)適時(shí)適量。

　　5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會(huì)者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。

　　(3)會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備

　　1)準(zhǔn)備會(huì)議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。

　　2)會(huì)議用品和設(shè)備的類型分為必備用品和特殊用品。

　　(4)預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會(huì)期后，應(yīng)盡早預(yù)訂。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落實(shí)。

　　3)會(huì)議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。

　　4)留有足夠的自由使用空間，會(huì)議之間的間隔不宜太緊。

　　5)事先查看會(huì)議議程，了解會(huì)議是否需要音像輔助設(shè)備，并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

　　(6)會(huì)議住宿工作

　　(5)接站報(bào)到工作的主要步驟

　　1)掌握與會(huì)者到達(dá)的時(shí)間和聯(lián)系方式。

　　2)備有足夠的車輛和接待人員。

　　3)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，人車要值班。

　　4)所有車輛和人員要按時(shí)間、路線接送

　　5)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引導(dǎo)牌或標(biāo)識(shí)牌，表明報(bào)到的具體位置。

　　6)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報(bào)到人員。

　　(6)會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作

　　會(huì)議簽到包括迎賓、簽到登記、交費(fèi)、領(lǐng)取會(huì)議資料和各種票證

　　會(huì)議簽到方式：

　　1)小型會(huì)議可由秘書逐一進(jìn)行簽到。

　　2)大型會(huì)議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。

　　3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具，必要時(shí)準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。

　　4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會(huì)者入場(chǎng)。

　　簽到工作程序(P28)

　　引導(dǎo)與會(huì)人員就座的方法(P28)

　　(7)會(huì)議接待的基本程序

　　1)迎接

　　2)會(huì)議簽到和引導(dǎo)

　　3)安排合影

　　4)引領(lǐng)會(huì)議嘉賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或登上主席臺(tái)

　　5)會(huì)議結(jié)束后送別

　　6、會(huì)議的善后工作

　　(1)安排與會(huì)人員返程工作

　　1)征詢與會(huì)人員要求并進(jìn)行登記。

　　2)預(yù)訂車、船、機(jī)票

　　3)分發(fā)返程票

　　4)結(jié)清會(huì)議經(jīng)費(fèi)，開好發(fā)票，提醒歸還物品，避免遺忘物品，準(zhǔn)備資料袋及幫助搬運(yùn)等。

　　5)安排車輛送站，分批送站，調(diào)配車輛

　　6)安排暫留人員。

　　(2)會(huì)議文件資料清退的方法

　　1)小型內(nèi)部會(huì)議可在會(huì)議結(jié)束時(shí)請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會(huì)議室門口收集。

　　2)大中型會(huì)議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會(huì)者個(gè)人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收集目錄，限時(shí)交退。

　　(3)整理會(huì)議室：將會(huì)議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

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