2014年四級秘書輔導《秘書實務》筆記:秘書工作

　　第三節(jié) 秘書工作

　　秘書工作是以輔助領導和上級完善管理為目的，通過“辦文”、“辦會”、“辦事”，實現(xiàn)政務服務和事務服務的。

　　一、秘書工作內容秘書部門的地位和職能決定了秘書工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門人員的點點滴滴。要求秘書工作事無巨細，都能收放自如。

　　㈠辦文1.文字工作：主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領導同志需要的各種材料的準備和起草工作。2. 文書處理和檔案工作：主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作、收發(fā)、運轉、傳遞工作，立卷、歸檔工作。3. 圍繞文書文件要辦理的事務：主要是指因文書文件產生的，而且是秘書部門承辦的事務。

　　㈡辦會1.在程序上，包括會前的籌劃和準備，會中的組織和服務，會后的善后和落實;2. 在內容上，工作會議、會談事務，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關的會見和會議事務或文娛活動事務;3. 在形式上，小型的常規(guī)性工作例會和幾個單位聯(lián)合召開的、會期較長的大型會議會務;既包括準備會議預案、議程、文字材料、促成會議結果、督查落實的工作，也包括準備節(jié)目、聘請主持人、選定獎品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務。

　?、甾k事1. 信息工作：圍繞信息處理展開的工作。2. 技術工作：主要指機要工作、計算機安全工作、現(xiàn)代辦公設備設施的使用維護工作。3. 日常行政事務工作：值班工作、接待工作、印章管理、財務管理、后勤管理、環(huán)境管理、車輛管理以及對外聯(lián)絡等工作。

　　在黨政機關，專門設立信訪辦公室，主要辦理群眾來信和來訪的接待和相關事項的處理工作，同時也負責對報刊上的批評、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設公關部的公司企業(yè)，秘書工作還包括公關事務。

　　現(xiàn)代社會組織中的行政事務工作，不僅有新的內容，還有新的意義。如機關辦公環(huán)境的設計、布置、裝飾與維護，依法落實職工的社會保障和生活福利安排，辦公設備、車輛的統(tǒng)一采購、管理使用與調度，對餐飲公司、保安公司承包事務的管理等。這些行政事務工作，明顯地帶有現(xiàn)代組織管理形式的特色。

　　二、秘書工作的宗旨 秘書工作“三服務”的指導思想1.1985年1月召開的全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會：為中央服務，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務，為人民服務。2.朱傳忠、葉明主編的《秘書理論與實務》：為直接領導服務，為相關的各級領導服務，為人民群眾服務。3.楊劍宇《涉外秘書概論》：為領導工作服務，為同級和上下級機關服務，為人民群眾服務。

　　三、秘書工作的特點1. 機要性 機密性和重要性。2.輔助性⑴所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領導工作展開，領導工作涉及哪里，秘書工作范圍就要擴大或延伸到哪里。⑵現(xiàn)代秘書人員能參加領導班子的各種會議或共同研究問題，甚至有機會提出解決問題的方案，但秘書參加會議的主要責任是辦理會議事務，慎用發(fā)言權，無表決權，更無決定權。⑶現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權范圍自作主張。

　　3. 綜合性首先，秘書工作的內容涉及本組織的全部工作。其次，秘書工作是為領導部門和整個組織服務的，這種服務主要體現(xiàn)在對各種事務性工作的處理上。再次，秘書工作的綜合性表現(xiàn)在條理化、系統(tǒng)化地處理范圍廣、形式多、紛繁復雜的事務性工作。

　　四、秘書工作的作用 在現(xiàn)代社會中，一個較大的社會組織通常由五部分構成：領導中樞、情報信息系統(tǒng)、咨詢參謀系統(tǒng)、執(zhí)行系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)。秘書部門+資料、檔案、情報等部門=情報信息系統(tǒng)秘書部門+各種政策研究、調查預測等部門=咨詢參謀系統(tǒng) 秘書部門是領導中樞與執(zhí)行系統(tǒng)之間溝通的橋梁和紐帶 秘書部門也協(xié)助檢查、督查部門開展工作，同時承擔督辦查辦工作用：1.協(xié)調作用2.信息作用3.形象作用4.參謀助手作用

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