2013年秘書三級資格考試實務題案例分析-5

　　人物：秘書鐘苗、同事周偉、張總(聲音)、李經理(聲音)

　　物品：印章、帶存根的介紹信、用印申請單、電話

　　場景：秘書辦公室

　　情景一

　　秘書鐘苗著職業(yè)裝坐在辦公桌前整理文件。鏡頭掃過辦公室，環(huán)境整潔，但地面有裸露的電源線。門口有滅火器。

　　電話鈴響下，鐘苗及時拿起聽筒：“你好!偉南公司?！甭犕仓袀鱽硗轮軅サ穆曇簦骸扮娒?，我一會兒要去天地公司聯(lián)系業(yè)務，你給我開張介紹信?！薄昂玫??！辩娒绱鸬溃皠e忘了填張用印申請單。”周偉：“好的?！?/P>

　　電話鈴又響了，鐘苗及時拿起聽筒：“你好!偉南公司?！甭犕仓袀鱽韽埧偟穆曇簦骸扮娒?，今天下行我臨時有個會議，原定召開的各部門經理會議挪到明天下午吧，時間地點不變，你安排一下?！辩娒纾骸昂玫摹Ｎ荫R上安排。”

　　放下電話，鐘苗從文件夾中抽出“上司工作日志”，在上面做了修訂;又抽出“個人工作日志”做了修改。

　　鐘苗拿起電話，撥號。鐘苗：“后勤嗎?我是鐘苗，今天下午的會取消了，就不用會議室了。會議改在明天下午舉行，我預訂一下會議室。時間還下午兩點鐘?！?/P>

　　“好的，謝謝啊!”鐘苗放下話筒。

　　“得趕緊通知各位經理?！辩娒缱哉Z道。她繼續(xù)撥電話：“銷售部嗎?請問趙經理在嗎?趙經理，我是鐘苗，今天下午的會議取消了，改在明天下午進行……”

　　(畫面淡出)

　　情景二

　　鐘苗繼續(xù)整理文件。周偉推門進來，把用印申請單遞細鐘苗。

　　周偉：“這是用印申請單。”(特寫)

　　偉南公司用印申請單

　　鐘苗接過來看了看，說：“喲，你們部李經理沒有簽字，我不能給你蓋章。”周偉有些著急，“我已經跟李經理說過了，他同意了?！薄皠e急，我問一下?！辩娒缯f著撥通了李經理的電話。

　　鐘苗：“李經理，周偉去天地公司聯(lián)系業(yè)務需要開介紹信，您沒有在用印申請表上簽字，您看怎么辦?”李經理：“噢，這事我知道。我正在開會，你先給他開介紹信，一會兒我補一下簽字?！辩娒纾骸昂玫??！?/P>

　　鐘苗隨手從桌子上的文件夾中取出介紹信，填好相關內容，然后從抽屜里拿出印章。(特定：章的位置正確，騎年蓋月，但章蓋倒了。)

　　鐘苗將介紹信撕下遞給周偉：“給?！薄爸x謝!”周偉接過來看了看，“鐘苗，能不能給我開幾張空白介紹信，每次都要找經理簽字，太麻煩了!”

　　鐘苗一邊在文件夾中找“用印登記本”，一邊回答：“這恐怕不行，你用的時候再來開就是了。”“那好吧?！敝軅o奈地說，“我走了啊!再見!”鐘苗：“再見。”

　　鐘苗翻開“用印登記本”，根據“用印申請表”在上面進行登記。

　　1、秘書著裝正確。對

　　2、電源線裸露，存在安全隱患。錯

　　3、放置滅火器，有安全意識。對

　　4、接聽電話及時。對

　　5、電話應答語正確。對

　　6、知道用印需要填定申請單。對

　　7、能夠對工作日志及時進行修改。對

　　8、能夠管理上司工作日志。對

　　9、能夠及時預訂會議室。對

　　10、能夠及時將會議變動信息通知相關人員。對

　　11、用印申請表上必須要有負責人簽字。錯

　　12、碰到不明確的情況，能夠主動向上司請示核準。對

　　13、介紹信應放在加鎖的抽屜里，隨用隨開。錯

　　14、印章必須要加鎖保管。錯

　　15、文末落款位置正確，騎年蓋月。對

　　16、文末章蓋倒了。錯

　　17、沒有蓋騎縫章。錯

　　18、不能開空白介紹信。對

　　19、用印后能夠進行用印登記。對

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