2013年秘書資格五級復(fù)習(xí)筆記：會議與商務(wù)活動(下)

　　5.會見與會談的準(zhǔn)備工作

　　(1)收集對方的相關(guān)資料。

　　(2)通知主方參加會見與會談的人員。

　　(3)了解會見與會談的時間和地點(diǎn)。

　　(4)通知對方。

　　(5) 場所的布置及座位安排：會見的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則，座位通常排成扇形或半圓形;會談的座次安排一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)或進(jìn)門后的左側(cè)，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會談的座位可擺成圓形或方形。

　　6.會見與會談的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辭、贈禮、合影。

　　(3)會見或會談。

　　(4)記錄。

　　(5)會見與會談結(jié)束。

　　7.開放參觀活動的內(nèi)容與準(zhǔn)備

　　(1)開放參觀的項(xiàng)目 1)展覽室。 2)生產(chǎn)設(shè)備。 3)廠區(qū)環(huán)境。 4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施。 5)服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

　　(2)開放參觀活動的操作流程 準(zhǔn)備宣傳小冊子一放映視聽材料一觀看模型一引導(dǎo)觀摩實(shí)物一中途休息服務(wù)一贈送紀(jì)念品一征求意見。

　　(3)準(zhǔn)備工作的內(nèi)容 1)寄發(fā)請柬。 2)準(zhǔn)備休息服務(wù)處。 3)準(zhǔn)備介紹材料。 4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品。 5)準(zhǔn)備茶水飲料。 6)準(zhǔn)備禮品和紀(jì)念品。

　　(4)接待工作的內(nèi)容 1)熱情接待、引導(dǎo)。 2)認(rèn)真解說。 3)為來賓做好向?qū)А?4)做好餐飲服務(wù)工作。 5)耐心解答來賓提出的問題。 6)做好歡送工作。

　　8.商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

　　(1)訂車票、機(jī)票：通常采用電話或傳真的方式訂票。

　　(2)預(yù)訂房間。

　　(3)準(zhǔn)備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

　　(4)預(yù)支差旅費(fèi)。

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