2013年秘書資格五級復(fù)習(xí)筆記：辦公室事務(wù)和管理(下)

　　7.辦公用品的發(fā)放程序 (1)指定專人發(fā)放。 (2)按單位的有關(guān)制度和規(guī)定時(shí)間發(fā)放。 (3)緊急物品發(fā)放必須有相應(yīng)的程序處理。 (4)填寫物品申領(lǐng)表，由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。 (5)清點(diǎn)核實(shí)發(fā)放的辦公用品。 (6)提醒領(lǐng)取部門或個(gè)人節(jié)約使用辦公用品。

　　8.節(jié)約使用辦公用品的措施 (1)復(fù)印機(jī)：填寫申請表;發(fā)復(fù)印卡以限制部門使用;彩色復(fù)印要統(tǒng)一管理。 (2)傳真機(jī)：指定專人使用;做好登記并保留發(fā)送記錄。 (3)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)：限制使用，彩色打印要集中管理;嚴(yán)格管理因特網(wǎng)的使用。 (4)電話、移動(dòng)電話：控制打私人電話和國內(nèi)國際長途電話;按規(guī)定使用移動(dòng)電話。

　　9.用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級 A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。 B類：重要而不緊急的，應(yīng)接著處理。C類：緊急而不重要的，有時(shí)間才做。 D類：不重要又不緊急的，可以不做。

　　10.有效利用時(shí)間的方法 (1)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。 (2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。 (3)分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，科學(xué)有序地完成工作任務(wù)。 (4)巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率。 (5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。 (6)安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益。 (7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦周期安排工作。 (8)秘書要記好工作日記并認(rèn)真分析、評估自己利用時(shí)間的有效程度。

　　11.日常辦公事務(wù)的協(xié)調(diào) (1)內(nèi)部會議室的預(yù)訂工作。 (2)用車預(yù)訂工作。 (3)協(xié)助同事印制名片。 (4)協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用水。 (5)協(xié)助組織入口處的出勤登記打卡工作。 (6)按組織要求，保證接待崗位上班時(shí)間都要有人。

　　12.掌握好協(xié)調(diào)工作的基本原則 協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要、緊急、難度大、不方便的工作或事情，通過協(xié)調(diào)力求安排好次要、非緊急、難度小或較方便的工作或事情。