2013年秘書資格考試四級復(fù)習(xí)之辦公事務(wù)(一)

　　辦公室事務(wù)與管理

　　鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

　　一、鑒定要點(diǎn) 掌握對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理;編制時間表的方法;管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。

　　二、重點(diǎn)提示

　　1.對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境

　　(1)安全檢查的方法 1)確定檢查周期。 2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險。 3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決。 4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。

　　(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求 1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。 2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。 3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。 4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。 5)飲用水符合健康安全要求。

　　2.做好信息的保密工作

　　(1)口頭信息的安全保密工作 1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。 2)在沒有確認(rèn)對方身份前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。 3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。 4)按會議要求傳達(dá)會議信息。

　　(2)紙面信息的安全保密工作 1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。 2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。 3)當(dāng)傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。 4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀。

　　(3)電子信息的安全保密工作 1)計算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機(jī)。 2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人;有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。 3)使用密碼保護(hù)計算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。

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