2013年三級秘書資格實務重點知識（6）

　　會議籌備

　　1作用：了解會務工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn)

　　2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

　　3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要

　　4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構(gòu)和完成任務的期限

　　會議應急方案的內(nèi)容

　　1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設備問題 資料問題 健康與安全問題

　　與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責任

　　3.處理會議中意外事件的方法：同上

　　組織電話會議的方法

　　發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

　　組織視頻會議的方法

　　視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設備 設備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

　　遠程會議籌備方案特點

　　(1)遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

　　(2)遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

　　(3)會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。

　　(4)遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

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