2013年秘書資格四級復習重點知識：邀請會議嘉賓（1）

　　邀請會議嘉賓

　　(一)相關知識

　　1.嘉賓邀請的要求

　　(1)要先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認其能否出場。

　　(2)要發(fā)出正式邀請函。溝通方式可以是電話，也可以是正式邀請函。

　　(3)要做到有禮貌。既要盛情邀請，又不能強人所難。

　　(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

　　(5)對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。

　　(6)嘉賓人數不宜過多。邀請嘉賓既要考慮代表性，又要考慮經濟時效，不要一味追求名人效應，給組織帶來不必要的麻煩和費用。

　　2.會議嘉賓的類型

　　(1)組織方的上級領導和政府官員。他們代表著組織方的上級對會議的重視和會議的規(guī)格，以及可能產生的社會性影響。

　　(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關方。他們代表著與企業(yè)生存和發(fā)展密切相關的方方面面，如銷售商、供應商、銀行、政府、媒體等。

　　(3)社會名流和影視明星。他們的到場有助于企業(yè)制造新聞事件，吸引公眾和媒體的關注。

　　(4)對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人。他們對會議目標的有效實現(xiàn)常具有不可替代的作用，如：員工代表、社區(qū)代表、老師、顧問等。

　　(二)示例分析

　　某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那天，來的嘉賓很少。

　　點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。

　　另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。

?2013年下半年秘書資格報名信息匯總

?2013年上半年秘書資格成績查詢匯總

更多信息請訪問：秘書資格頻道    秘書資格論壇