四級秘書職業(yè)資格考試講義總結(jié)：會議與商務活動

　　會議與商務活動

　　鑒定要點與重點提示

　　一、鑒定要點

　　掌握會議議程、日程的擬定方法;正確選擇會址;做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費結(jié)算工作;掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務旅行計劃和旅程表的制定方法。

　　熟悉會議議程與日程的區(qū)別;掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式;學會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務旅行準備工作的主要內(nèi)容。

　　二、重點提示

　　1.會議議程表的設(shè)計方法

　　(1)注意議題所涉及各種事物的習慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

　　(2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。

　　(3)保密性較強的議題一般安排在后面。

　　2.會議日程表的設(shè)計方法

　　(1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。

　　(2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。

　　3.安排會議議程和日程應注意的問題

　　(1)會議議程和會議日程的功能不同。

　　(2)會議議程的編制在前，一旦確定不應再改變。會議日程如遇到一些變化可相應調(diào)整。

　　(3)會議議程與日程必須吻合。

　　(4)會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導審核方可實施。

　　4.選擇會址應考慮的因素

　　(1)交通便利。

　　(2)會場的大小應與會議規(guī)模、主題相符。

　　(3)場地要有良好的設(shè)備配置。

　　(4)應盡量避開鬧市區(qū)，地應不受外界干擾。

　　(5)選擇會議地點應考慮有無停車場。

　　(6)場地租借的成本必須合理。

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