秘書五級考試重點(diǎn)整理：事務(wù)管理（3）

　　8.登記使用會(huì)議室和進(jìn)行用車預(yù)定

　　內(nèi)部會(huì)議室登記的要求：(1)責(zé)任到人，負(fù)責(zé)預(yù)訂的秘書要認(rèn)真核對有關(guān)信息;

　　(2)要提前，在時(shí)間上要留有余地;

　　(3)如使用時(shí)間上出現(xiàn)矛盾要善于協(xié)調(diào)。

　　用車登記的要求：(1)注意時(shí)間上留有余地，確保用車人能及時(shí)用到所需車輛;

　　(2)善于協(xié)調(diào)用車矛盾。

　　9.處理郵件的工作程序：簽收郵件→分發(fā)傳閱郵件→寄發(fā)郵件→處理郵件時(shí)注意保密

　　簽收郵件的基本程序：初步分類→及時(shí)拆封(不該拆的不拆、不錯(cuò)拆、不拆壞、不遺漏，保證文書安全)→如實(shí)

　　登記→分送→閱辦

　　分發(fā)傳閱郵件：(1)分發(fā)的郵件可分為兩類，一類是需要呈交上司的郵件，一類是需要交給他人的郵件。

　　呈交上司的：①要及時(shí);②把相關(guān)郵件放在一起;③詢問是否需把親筆信打印;④根據(jù)輕重緩急程

　　度區(qū)別分開放置;⑤征詢上司意見是否使用需使用不同顏色的專用文件夾;⑥征詢

　　上司意見是否需要對郵件進(jìn)行評述

　　交給他人的郵件：用標(biāo)準(zhǔn)型自動(dòng)粘貼、可移動(dòng)的提示條寫上你希望某人采取什么樣的行動(dòng)。

　　(2)郵件的傳閱：一份郵件要供多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)傳閱時(shí)，秘書要根據(jù)實(shí)際情況在傳送的郵件上附上“郵

　　件傳閱順序單”

　　寄發(fā)郵件程序：郵件的簽字→查對地址、核對郵件標(biāo)記、附件→郵件的折疊和裝封→匯總郵件→寄發(fā)

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