二級秘書復(fù)習(xí)資料：辦公室服務(wù)

　　任何一個(gè)組織，不論其規(guī)模和性質(zhì)如何，其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動卻是一樣的。作為秘書人員，需要了解很多的辦公室服務(wù)，比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財(cái)政活動中形成的文件。由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的，比如：打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著，一個(gè)信息處理中心為所有的部門提供秘書服務(wù);不是由各個(gè)部門保存它自己的文件，而是有一個(gè)中央部門來集中處理所有的文件工作;一個(gè)復(fù)印中心提供所有部門的復(fù)印和打印的需要;所有的郵件由一個(gè)中心郵件處理部門來接收和發(fā)送。

　　任何一個(gè)辦公室提供的服務(wù)類型將在某種程度上由組織的各種情況而定，如它的職能、規(guī)模、所有權(quán)和計(jì)劃等等。但是無論其特征如何，由辦公室提供的服務(wù)的范圍都是相似的。

　　服務(wù)內(nèi)容

　　(1) 接收郵件;

　　(2) 分發(fā)郵件;

　　(3) 發(fā)送郵件;

　　(4) 接待來訪者;

　　(5) 接聽并轉(zhuǎn)接電話;

　　(6) 安排會議;

　　(7) 安排和控制運(yùn)輸;

　　(8) 打字服務(wù);

　　(9) 口授打字;

　　(10)復(fù)制和復(fù)印;

　　(11)文件整理;

　　(12)文件保管;

　　(13)庫存控制;

　　(14)處理各種文件;

　　(15)接收現(xiàn)金;

　　(16)支出現(xiàn)金;

　　(17)各種計(jì)算;

　　(18)各種簿冊的保管和會計(jì)事務(wù);

　　(19)準(zhǔn)備直觀顯示設(shè)備;

　　(20)文件運(yùn)轉(zhuǎn);

　　(21)文字處理;

　　(22)數(shù)據(jù)處理;

　　(23)確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通。

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