二級(jí)秘書復(fù)習(xí)資料：辦公室管理工作程序、控制及簡化

　　1、 辦公室管理工作程序的含義和內(nèi)容

　　所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的完成各項(xiàng)管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計(jì)劃、討論、收集、整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有計(jì)劃的工作處理方法，或者是完成某一項(xiàng)工作的日程計(jì)劃。

　　辦公室管理工作程序設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括：確定事務(wù)處理的數(shù)量，組成程序的步驟順序及性質(zhì)，為設(shè)計(jì)程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段，程序使用的最佳時(shí)間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設(shè)計(jì)統(tǒng)一程序等。

　　2、 辦公室管理工作程序設(shè)計(jì)原則

　　(詳見P81--82)

　　3、 辦公室管理工作控制的含義和內(nèi)容

　　辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領(lǐng)導(dǎo)的指揮，使辦公室工作沿著預(yù)定的目標(biāo)前進(jìn)。

　　辦公室工作控制的內(nèi)容主要有：(1)數(shù)量控制;(2)質(zhì)量控制;(3)時(shí)間控制。

　　(詳見P87--89)

　　4、 辦公室工作簡化的目標(biāo)

　　辦公室工作簡化的總目標(biāo)是提高辦公室工作的效率。其具體目標(biāo)主要有：(1)建立責(zé)任制，實(shí)行權(quán)責(zé)一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費(fèi)用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準(zhǔn)確的時(shí)間將準(zhǔn)確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達(dá)到自身目標(biāo)。

　　5、 辦公室管理工作簡化的意義

　　辦公室管理工作簡化的意義表現(xiàn)在：

　　(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率

　　(2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支

　　(3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測(cè)定分析，為上級(jí)管理者提供咨詢，幫助他們做好管理和決策

　　(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時(shí)刻有效率觀念

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