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2013年三級(jí)秘書考試沖刺:會(huì)議管理之會(huì)前籌備

更新時(shí)間:2013-02-16 18:21:22 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 2013年三級(jí)秘書考試沖刺:會(huì)議管理之會(huì)前籌備

  一、會(huì)議籌備方案的擬定

  1、相關(guān)知識(shí)

  (1)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

  確定會(huì)議的主體與議題;

  確定會(huì)議主題的要素:要有切實(shí)的依據(jù);要結(jié)合本單位的實(shí)際;要有明確的目的。(06年11月)

  確定會(huì)議的名稱。

  確定會(huì)議議程。

  確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。

  確定會(huì)議所需設(shè)備和工具。

  確定會(huì)議文件的范圍。

  確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。

  確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

  確定會(huì)議住宿和餐飲安排。

  確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu),大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

  (2)會(huì)議籌備方案的作用

  確保會(huì)議的周密組織。

  確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。

  確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

  (3)電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí):

  電話會(huì)議:

  電話會(huì)議交流的信息特點(diǎn):

 ?、?方便靈活,準(zhǔn)備時(shí)間短,恢復(fù)迅速,花費(fèi)少。

  ② 缺少身體語言,難以進(jìn)行互動(dòng)交流。

 ?、?為提高效率,可以搭配使用其他通信方式。

  ④ 適用于分公司不遠(yuǎn),規(guī)模不大的企業(yè)。

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  工作程序和要點(diǎn):

  ① 準(zhǔn)備發(fā)出開會(huì)信息。

 ?、?認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料。

  ★ 電話會(huì)議是一種以語言交流為手段的會(huì)議形式,無法實(shí)現(xiàn)文字的同步傳輸,需要做好會(huì)議書面信息的分發(fā)工作。(06年11月)

  ③ 合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。

  ★ 人數(shù)較少或單位個(gè)人參加會(huì)議,可直接使用帶有免提揚(yáng)聲器的電話機(jī)。(06年11月)

 ?、?按時(shí)接通電話。

 ?、?互相通報(bào)出席情況。

  ⑥ 做好會(huì)議記錄。

  視頻會(huì)議:

  特點(diǎn):

  ① 實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳送;

 ?、?打破了空間的限制;

 ?、?節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用;

  ④ 交流效果好。

 ?、?初始準(zhǔn)備時(shí)間長,而且初始投入成本高。

  工作要求:

 ?、?發(fā)出開會(huì)信息;

 ?、?分發(fā)文件信息資料。

 ?、?布置會(huì)場(chǎng)。

 ?、?設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。

 ?、?做好會(huì)議信息準(zhǔn)備。

 ?、?采用先集中后分散的形式。

 ?、?匯總情況信息。

  (4)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn) (06年11月專業(yè)能力卷)

  (5)會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

 ?、?要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍。

 ?、?會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。

 ?、?加強(qiáng)協(xié)調(diào),定期溝通。

  2、工作程序

  (1)組建籌備委員會(huì)。

  (2)劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組,選舉或指派籌備方案編寫負(fù)責(zé)人。

  (3)與領(lǐng)導(dǎo)溝通。

  (4)方案擬定后要交上司審核,再行具體安排與部署。

  3、注意事項(xiàng)

  (1)電話會(huì)議語言使用的注意事項(xiàng):講話內(nèi)容要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn)會(huì)議的主題;盡可能進(jìn)行講話演練并做好時(shí)間估算,保證講話能按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行和結(jié)束;為保證與會(huì)人員能夠清楚、準(zhǔn)確地接受講話人所講述的內(nèi)容,講話內(nèi)容要簡明易懂,盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句,以免與會(huì)人員理解有誤。

  (2)安排座位的注意事項(xiàng)。

  (3)會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求:充分、周密、安全。

  4、相關(guān)鏈接

  (1)會(huì)議籌備方案與會(huì)議籌劃方案的區(qū)別與聯(lián)系;

  (2)會(huì)議座次安排的方法(書上11頁的圖形);

  (3)主席臺(tái)座次安排:

 ?、?依職務(wù):職務(wù)最高者居中, 然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。

  ② 會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座,有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

 ?、?在主席臺(tái)的桌上,于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

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  二、檢查會(huì)務(wù)籌備情況

  1、相關(guān)知識(shí)

  (1)會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容

  會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。

  會(huì)議期間能否排除各種干擾。

  環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。

  文件材料的準(zhǔn)備情況。

  會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查。(06年11月)

  會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查。

  檢查的其他內(nèi)容。

  (2)會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式

  書面形式

  口頭形式

  協(xié)調(diào)會(huì)形式

  (3)會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法:

 ?、?聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)。② 會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查。

  2、工作程序

  (1)開會(huì)檢查的程序。(2)現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序。

  3、注意事項(xiàng)

  (1)要認(rèn)真核實(shí),要根據(jù)會(huì)議籌備方案的預(yù)先設(shè)計(jì)進(jìn)行比較和檢查。

  (2)要有突出問題,提出對(duì)策,注重實(shí)效。

  (3)要有量化檢查的數(shù)據(jù),不能過于籠統(tǒng)。

  (4)對(duì)檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正。

  ① 先要對(duì)問題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析,確定問題對(duì)會(huì)議質(zhì)量的影響程度。

 ?、?找出問題產(chǎn)生的原因,尋找解決問題的方法。

 ?、?在人、財(cái)、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備。(06年11月)

 ?、?責(zé)任到人,抓緊落實(shí),并及時(shí)將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。(06年11月)

  三、審核會(huì)議文件

  1、 相關(guān)知識(shí)

  (1)會(huì)議文件的類型

  (2)會(huì)議文件審核的內(nèi)容:(06年11月)

 ?、?審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系。

 ?、?審核會(huì)議文件是否存在與國家和組織方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容。

 ?、?審核會(huì)議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究,是否與實(shí)際相符。

 ?、?提交會(huì)議討論的文件涉及有關(guān)單位和部門事先是否進(jìn)行了會(huì)商,廣泛征求了意見,并取得了一致的意見。

 ?、?文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明,事實(shí)準(zhǔn)確。

  (3)會(huì)議文件審核的方法:對(duì)校法、折校法、讀校法

  2、工作程序:自審、審核、會(huì)審、終審

  ★ 在會(huì)議文件審核修改之后,要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。(06年11月)

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  四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜

  1、相關(guān)知識(shí)

  (1)相關(guān)知識(shí)

  與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的意義

  與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則:

 ?、?時(shí)間性原則② 及時(shí)性原則③ 全面性原則

  與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法

  ① 定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告。

 ?、?有會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況。

 ?、?領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議。

 ?、?其他途徑

  與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī)

  ① 會(huì)議籌備階段。② 會(huì)中階段。③ 會(huì)后階段。

  2、工作程序:

  (1)明確會(huì)議的目標(biāo)。

  (2)明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑。

  (3)確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員,指定會(huì)議記錄人員。

  (4)檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。

  (5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展,同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。

  (6)聽取領(lǐng)導(dǎo)指示,或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論,并完成會(huì)議記錄。

  (7)將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。

  3、相關(guān)鏈接

  (1)分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素:

  ① 成員工作經(jīng)驗(yàn)的多少。

  ② 承擔(dān)的工作總量。

 ?、?統(tǒng)籌分配任務(wù)。

 ?、?考慮會(huì)議成員的特長愛好,發(fā)揮每個(gè)人的積極性。

 ?、?組織會(huì)議共同討論如分配成員工作,公開化討論時(shí)分配工作更合理、更公平。

 ?、?在實(shí)施執(zhí)行中還要有靈活性,通過監(jiān)督和檢查會(huì)議成員的工作進(jìn)展。

  (2)會(huì)議協(xié)調(diào)

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  五、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案

  1、 相關(guān)知識(shí)

  (1)會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容:

 ?、?會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題:人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全問題、行為問題。

  ② 出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。

  (2)會(huì)議應(yīng)急方案的作用

  (3)處理會(huì)議突發(fā)事件的方法:處理人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全問題、行為問題。

  2、工作程序

  預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況 準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案 討論會(huì)議緊急情況 確定會(huì)議應(yīng)急方案

  3、注意事項(xiàng)

  (1)住宿安排要妥善。

  (2)餐飲服務(wù)要周到。

  (3)醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患。

  (4)交通保障應(yīng)落實(shí)到位。

  (5)會(huì)議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速。

  (6)在娛樂生活上需豐富多彩。

  (7)會(huì)議值班要制度健全,人員要堅(jiān)守崗位。

  4、相關(guān)鏈接

  (1)會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn):

  ① 有的放矢② 預(yù)防為主③ 留有余地

  (2)會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則:

 ?、?思想上要充分重視。② 在人、財(cái)、物方面要措施到位。③ 在實(shí)施過程中要堅(jiān)持定期檢查。

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