2013年三級(jí)秘書考試沖刺:會(huì)議管理之會(huì)前籌備
一、會(huì)議籌備方案的擬定
1、相關(guān)知識(shí)
(1)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容
確定會(huì)議的主體與議題;
確定會(huì)議主題的要素:要有切實(shí)的依據(jù);要結(jié)合本單位的實(shí)際;要有明確的目的。(06年11月)
確定會(huì)議的名稱。
確定會(huì)議議程。
確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。
確定會(huì)議所需設(shè)備和工具。
確定會(huì)議文件的范圍。
確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。
確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
確定會(huì)議住宿和餐飲安排。
確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu),大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。
(2)會(huì)議籌備方案的作用
確保會(huì)議的周密組織。
確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。
確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。
(3)電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí):
電話會(huì)議:
電話會(huì)議交流的信息特點(diǎn):
?、?方便靈活,準(zhǔn)備時(shí)間短,恢復(fù)迅速,花費(fèi)少。
② 缺少身體語言,難以進(jìn)行互動(dòng)交流。
?、?為提高效率,可以搭配使用其他通信方式。
④ 適用于分公司不遠(yuǎn),規(guī)模不大的企業(yè)。
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工作程序和要點(diǎn):
① 準(zhǔn)備發(fā)出開會(huì)信息。
?、?認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料。
★ 電話會(huì)議是一種以語言交流為手段的會(huì)議形式,無法實(shí)現(xiàn)文字的同步傳輸,需要做好會(huì)議書面信息的分發(fā)工作。(06年11月)
③ 合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。
★ 人數(shù)較少或單位個(gè)人參加會(huì)議,可直接使用帶有免提揚(yáng)聲器的電話機(jī)。(06年11月)
?、?按時(shí)接通電話。
?、?互相通報(bào)出席情況。
⑥ 做好會(huì)議記錄。
視頻會(huì)議:
特點(diǎn):
① 實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時(shí)傳送;
?、?打破了空間的限制;
?、?節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用;
④ 交流效果好。
?、?初始準(zhǔn)備時(shí)間長,而且初始投入成本高。
工作要求:
?、?發(fā)出開會(huì)信息;
?、?分發(fā)文件信息資料。
?、?布置會(huì)場(chǎng)。
?、?設(shè)置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備。
?、?做好會(huì)議信息準(zhǔn)備。
?、?采用先集中后分散的形式。
?、?匯總情況信息。
(4)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn) (06年11月專業(yè)能力卷)
(5)會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求
?、?要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍。
?、?會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。
?、?加強(qiáng)協(xié)調(diào),定期溝通。
2、工作程序
(1)組建籌備委員會(huì)。
(2)劃分籌備機(jī)構(gòu)各小組,選舉或指派籌備方案編寫負(fù)責(zé)人。
(3)與領(lǐng)導(dǎo)溝通。
(4)方案擬定后要交上司審核,再行具體安排與部署。
3、注意事項(xiàng)
(1)電話會(huì)議語言使用的注意事項(xiàng):講話內(nèi)容要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn)會(huì)議的主題;盡可能進(jìn)行講話演練并做好時(shí)間估算,保證講話能按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行和結(jié)束;為保證與會(huì)人員能夠清楚、準(zhǔn)確地接受講話人所講述的內(nèi)容,講話內(nèi)容要簡明易懂,盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句,以免與會(huì)人員理解有誤。
(2)安排座位的注意事項(xiàng)。
(3)會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求:充分、周密、安全。
4、相關(guān)鏈接
(1)會(huì)議籌備方案與會(huì)議籌劃方案的區(qū)別與聯(lián)系;
(2)會(huì)議座次安排的方法(書上11頁的圖形);
(3)主席臺(tái)座次安排:
?、?依職務(wù):職務(wù)最高者居中, 然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。
② 會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座,有時(shí)可按職務(wù)順序就座。
?、?在主席臺(tái)的桌上,于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。
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二、檢查會(huì)務(wù)籌備情況
1、相關(guān)知識(shí)
(1)會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容
會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。
會(huì)議期間能否排除各種干擾。
環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。
文件材料的準(zhǔn)備情況。
會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查。(06年11月)
會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查。
檢查的其他內(nèi)容。
(2)會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式
書面形式
口頭形式
協(xié)調(diào)會(huì)形式
(3)會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法:
?、?聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)。② 會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查。
2、工作程序
(1)開會(huì)檢查的程序。(2)現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序。
3、注意事項(xiàng)
(1)要認(rèn)真核實(shí),要根據(jù)會(huì)議籌備方案的預(yù)先設(shè)計(jì)進(jìn)行比較和檢查。
(2)要有突出問題,提出對(duì)策,注重實(shí)效。
(3)要有量化檢查的數(shù)據(jù),不能過于籠統(tǒng)。
(4)對(duì)檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正。
① 先要對(duì)問題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析,確定問題對(duì)會(huì)議質(zhì)量的影響程度。
?、?找出問題產(chǎn)生的原因,尋找解決問題的方法。
?、?在人、財(cái)、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備。(06年11月)
?、?責(zé)任到人,抓緊落實(shí),并及時(shí)將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。(06年11月)
三、審核會(huì)議文件
1、 相關(guān)知識(shí)
(1)會(huì)議文件的類型
(2)會(huì)議文件審核的內(nèi)容:(06年11月)
?、?審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系。
?、?審核會(huì)議文件是否存在與國家和組織方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容。
?、?審核會(huì)議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究,是否與實(shí)際相符。
?、?提交會(huì)議討論的文件涉及有關(guān)單位和部門事先是否進(jìn)行了會(huì)商,廣泛征求了意見,并取得了一致的意見。
?、?文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明,事實(shí)準(zhǔn)確。
(3)會(huì)議文件審核的方法:對(duì)校法、折校法、讀校法
2、工作程序:自審、審核、會(huì)審、終審
★ 在會(huì)議文件審核修改之后,要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。(06年11月)
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四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜
1、相關(guān)知識(shí)
(1)相關(guān)知識(shí)
與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的意義
與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則:
?、?時(shí)間性原則② 及時(shí)性原則③ 全面性原則
與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法
① 定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告。
?、?有會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況。
?、?領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議。
?、?其他途徑
與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī)
① 會(huì)議籌備階段。② 會(huì)中階段。③ 會(huì)后階段。
2、工作程序:
(1)明確會(huì)議的目標(biāo)。
(2)明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑。
(3)確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員,指定會(huì)議記錄人員。
(4)檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。
(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展,同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。
(6)聽取領(lǐng)導(dǎo)指示,或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論,并完成會(huì)議記錄。
(7)將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。
3、相關(guān)鏈接
(1)分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素:
① 成員工作經(jīng)驗(yàn)的多少。
② 承擔(dān)的工作總量。
?、?統(tǒng)籌分配任務(wù)。
?、?考慮會(huì)議成員的特長愛好,發(fā)揮每個(gè)人的積極性。
?、?組織會(huì)議共同討論如分配成員工作,公開化討論時(shí)分配工作更合理、更公平。
?、?在實(shí)施執(zhí)行中還要有靈活性,通過監(jiān)督和檢查會(huì)議成員的工作進(jìn)展。
(2)會(huì)議協(xié)調(diào)
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五、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案
1、 相關(guān)知識(shí)
(1)會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容:
?、?會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題:人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全問題、行為問題。
② 出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。
(2)會(huì)議應(yīng)急方案的作用
(3)處理會(huì)議突發(fā)事件的方法:處理人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全問題、行為問題。
2、工作程序
預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況 準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案 討論會(huì)議緊急情況 確定會(huì)議應(yīng)急方案
3、注意事項(xiàng)
(1)住宿安排要妥善。
(2)餐飲服務(wù)要周到。
(3)醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患。
(4)交通保障應(yīng)落實(shí)到位。
(5)會(huì)議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速。
(6)在娛樂生活上需豐富多彩。
(7)會(huì)議值班要制度健全,人員要堅(jiān)守崗位。
4、相關(guān)鏈接
(1)會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn):
① 有的放矢② 預(yù)防為主③ 留有余地
(2)會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則:
?、?思想上要充分重視。② 在人、財(cái)、物方面要措施到位。③ 在實(shí)施過程中要堅(jiān)持定期檢查。
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