2014年秘書資格五級(jí)常考練習(xí)題整理(18)

　　參考答案：

　　上司不在時(shí)郵件的處理：

　　(1)按收文程序處理所有文件。

　　(2)按上司的吩咐或習(xí)慣將文件用電話、傳真或郵寄通知他。郵寄時(shí)要在郵包上連續(xù)編號(hào)。

　　(3)若上司吩咐不接收文件，可先把需要上司親自處理的文件保存下來，并通知發(fā)件人得到回復(fù)的時(shí)間。

　　由于公司業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，文件收發(fā)工作宜由專人負(fù)責(zé)，請(qǐng)你寫出收發(fā)文件的程序和要求，明天交給我。

　　參考答案：

　　收文工作的程序有：簽收，拆封，登記，分類。

　　(1)簽收：對(duì)件數(shù)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì);檢查文件外包裝是否完好無損，檢查封套上的文字是否都應(yīng)是本部門收的;最后是簽收，并注明日期。

　　(2)拆封：將信套訂在文件后;再次檢查文件內(nèi)容是否本機(jī)關(guān)收。

　　(3)登記：按收文登記簿中所列內(nèi)容逐項(xiàng)登記;在收進(jìn)的文件首頁(yè)貼上“來文處理單”。

　　(4)分類：將信件分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個(gè)規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)。

　　發(fā)文工作的程序有：

　　(1)對(duì)發(fā)件進(jìn)行查對(duì)，不要裝錯(cuò)信封。

　　(2)檢查附件是否齊全。

　　(3)郵件分類。

　　(4)按郵件的類型分別填上密級(jí)、急件、特快等標(biāo)記。

　　(5)簽名。

　　(6)登記。

　　(7)按時(shí)發(fā)送。

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